En busca de la mejora continua

Las métricas y definición de objetivos son sólo una manera de hacer posible la mejora continua, pero son la única manera de lograr acercar a una organización hacia la excelencia.

¿Qué es la mejora continua? ¿Puede ser necesaria en este momento? ¿Cómo se implementa? ¿Es necesario un responsable de mejora continua? Son muchas las cuestiones que surgen cuando managers y responsables buscan aumentar la productividad de sus equipos y optimizar resultados en la empresa. Los roles directivos suelen hallarse en continua búsqueda de la mejora: desde la autocrítica, hasta el rendimiento de los empleados. Pero, para mejorar, igual que cuando se trata de enriquecer algún aspecto de la vida, lo primero es averiguar en qué punto se está.

Podría decirse que la mejora continua es siempre posible, pero que en todo caso requiere de:

• Voluntad: para empezar a plantear y aplicar medidas que supongan una mejora continua en las organizaciones.
• Indicadores y datos: los primeros, conocidos también como KPI?s (Indicadores de procesos o desempeño, Key Process Indicator o Key Person Indicator) son los pilares de la gestión por objetivos y los datos que aportan ayudan a conocer las áreas que necesitan mejorar.
• Un responsable: que es síntoma de madurez de compañía y de madurez de gestión ya que, al fin y al cabo, hace falta una persona que se preocupe de que los KPI?s mejoren y esa progresión no se detenga.

Este post trata sobre los roles directivos. Si te interesa este tema, te recomendamos nuestra guía gratuita sobre roles directivos:

Implementar la mejora continua en una organización, independientemente de su sector, actividad o tamaño pasaría, en líneas generales, por:

• Implicar directamente a los responsables de equipo en la definición de las tareas y aplicaciones productivas.
• Liberar a los responsables de IT y Recursos Humanos, evitando la centralización de la gestión, aunque ofreciéndoles la oportunidad de participar de forma activa en algunos de esos programas.
• Llevar a cabo el análisis de datos e indicadores por parte de los responsables de equipo.
• Compartir con los empleados los planes de mejora, definiendo con ellos los objetivos y planteando mejoras progresivas (mejora continua).
• Designar a un responsable de la mejora que actúe de forma transversal. Es básico que exista una figura que se ocupe de que la mejora en todos los KPI's sea una realidad constante.
• Incorporar las métricas de WorkMeter en la toma de decisiones desde los niveles directivos.
• Mejorar la comunicación de los logros, tanto en sentido ascendente, como descendente.
• Plantear directivas corporativas generalistas siempre que puedan ayudar. Por ejemplo: reducción general de las reuniones o del correo electrónico, plan de mejora de la conciliación laboral-familiar, etc.

La mejora continua y los valores deseados

Cuando los roles directivos cuentan con métricas sus decisiones están revestidas de realismo. El interior de la empresa se ve claramente, como si de una fotografía se tratase y, sólo así, es posible definir nuevos objetivos que conformen un perfil óptimo y realista al mismo tiempo, el cual se deberá complementar con un plan de mejora que permita a todas las personas alcanzar los objetivos fijados.

La base del perfil óptimo es la comparación de dos escenarios, uno real, que plasma la actividad diaria en la organización; y otro soñado, que representa las circunstancias ideales y los valores deseados que se aspira alcanzar. La peculiaridad de la perspectiva óptima es que, siempre, los planteamientos deben ser totalmente asumibles.

Partiendo de las métricas se pueden comparar ambas versiones y, al mismo tiempo, confeccionar, ajustar y proponer un plan de mejora que ayude a cada individuo a alcanzar sus metas y las de la organización. Porque, una vez establecido el perfil óptimo, queda en manos de la empresa y los roles directivos el tomar acciones, que pasan por definir planes de mejora que consigan trasladar lentamente los valores reales a los deseados.

El objetivo es implantar un sistema de mejora continua para que los valores reales se acerquen cada vez más a los valores deseados (como puede verse en el descargable sobre ?Doblar la productividad?). Y, para ello, el perfil óptimo compara los datos actuales o reales del empleado con los valores ideales, según las categorías en que se engloben las aplicaciones que éste utiliza para su trabajo.

El camino a seguir se puede resumir en tres sencillos pasos:

• Obtener las métricas, partiendo de los indicadores previamente definidos, y compartirlas.
• Definir el perfil óptimo, de manera conjunta y contando con la participación de personas y equipos.
• Establecer los planes de mejora oportunos en los casos que se considere necesario.

Partiendo de las métricas, los roles directivos pueden comparar ambas versiones, la real y la ideal y, al mismo tiempo, confeccionar, ajustar y proponer un plan de mejora que ayude a cada individuo a alcanzar sus metas y, en último término, las de la organización. Una vez establecido el perfil óptimo, queda en manos de la empresa el tomar acciones que consigan trasladar, de manera progresiva, los valores reales a los deseados.

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