¿Por qué los directivos deben medir el trabajo de las personas?

El 60% de los directivos cree que el modelo con el que se mide la productividad actualmente no es correcto y ni siquiera está bien definido.

Medir permite analizar y realizar análisis es la única forma posible de mejorar. La búsqueda de la mejora continua, que debería ser inherente a los roles directivos, es un proceso que requiere de un punto de partida. Conocerlo es la clave para decidir el siguiente movimiento. En la gestión de personas, medir su trabajo se plantea como el modo idóneo de prevenir el fracaso a la vez que es la manera de aproximar los resultados efectivamente hacia las metas planteadas.

La dificultad de la gestión de personas es uno de los retos de los roles directivos actuales. Para proponer planes de mejora, marcar la diferencia y proponer medidas acertadas es necesario contar con una fotografía realista de la situación de la empresa y su estado presente. Partiendo de una información detallada, objetiva y específica es factible plantear la mejora continua de cada una de las partes o de cada uno de los retos u objetivos que se han de alcanzar. Lograrlos, e incluso superarlos, es cuestión de seguir midiendo. Es el círculo virtuoso de la mejora continua.

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Medir el trabajo y asociarlo a la variable tiempo hace posible:

• Tomar consciencia de uno de los recursos más preciados de que se dispone.
• Centrarse en lo más importante y en lo esencial y aplicarlo a cada tarea, a cada proceso, a cada proyecto.
• Tener la capacidad de hacer un uso más eficiente de los recursos en todo momento y conseguir los objetivos marcados.

Alcanzar metas, resolver cuestiones dentro de plazo, mejorar el ambiente de trabajo, distribuir recursos y tareas de forma equitativa... todo parte de la medición del tiempo y su gestión, pero para ello, managers y directivos necesitan datos: las métricas no pueden faltar.

Roles directivos y la necesidad de medir

Los roles directivos presentan una creciente necesidad de medir, relacionada íntimamente con su desempeño, su comprensión del negocio y sus procesos, y con sus resultados. El ansia de obtener información precisa de conocer datos exactos y de poder, basándose en ellos, realizar análisis en profundidad. No se trata de un capricho sino, cada vez más, de una exigencia que responde a la demanda de los mercados actuales y su dinámica configuración. Cada vez son más quienes apoyan esta teoría y, de hecho, el informe sobre productividad y comportamiento directivo en España, publicado por NFOVA y APD y basado en la opinión de 1.935 directivos de toda la geografía española, refleja que:

• El 60% de los encuestados defiende que el modelo con el que se mide la productividad laboral hoy en día no está bien definido.
• El 42% del total de participantes en este estudio está de acuerdo en que las reglas carecen de claridad.
• Y el 18% asegura que no existen reglas definidas que permitan medir la productividad.

En el mercado existen diferentes herramientas y distintos tipos de software que ayudan a medir el trabajo. Para realizar estas mediciones hay que basarse en el control de los tiempos que se dedican a las distintas tareas, aplicaciones y procesos. De esta forma se obtienen datos que revelan:

• Proporción de tiempo ocupado en actividades productivas para la organización o prioritarias: es el que se ha dedicado realmente a trabajar.
• Nivel de productividad y rendimiento: tanto de cada individuo en particular, como de la organización en general. Una información imprescindible para los roles directivos a la hora de proponer planes de mejora y poder acercar los valores actuales a los deseados.
• Estado de la gestión del tiempo y modos de trabajo: datos, con los que se puede alcanzar a comprender el verdadero nivel de productividad en el trabajo dentro de la empresa.

Y es que medir no lo es todo, hay que medir correctamente y para ello hace falta:

• Saber qué medir.
• Obtener los datos de forma automática y objetiva.
• Contar con un responsable que vele por el cumplimiento de los objetivos propuestos en relación a las distintas variables.

Conocer el número de horas que un empleado permanece en su puesto de trabajo no aporta ningún tipo de información válida hoy día, ese tipo de datos encajan con un estilo de management en decadencia que ha quedado anclado en décadas pasadas. Para conocer el rendimiento de una persona hay que profundizar en el uso que hace de las distintas aplicaciones, el modo en que gestiona su tiempo, las tareas o actividades en que su eficiencia se multiplica y al contrario. Además, sólo midiendo, es posible determinar el éxito o el fracaso de los planes de mejora propuestos y optimizar resultados.

Los directivos de hoy en día tienen también la necesidad de primar las mediciones, que anteponen a sus propias percepciones. Para estar en disposición de tomar las mejores decisiones y marcar un camino de mejora hay que contar con números, KPIs, métricas y aquí la intuición no juega un papel importante. Sólo existen dos formas de mejorar: midiendo o por casualidad? ¿cuál implica menor riesgo?

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