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Las pérdidas de eficiencia empresarial cuestan tiempo y dinero, alejan de las metas y perjudican la posición de mercado e imagen de la empresa. Sus causas son variadas y conocerlas es la mejor forma de protegerse frente a ellas y ponerles freno.
Las ineficiencias que toda empresa debe evitar
Cada sector y cada empresa tienen su particular configuración y, sin embargo, existen ciertos puntos donde todos confluyen. Se trata de evitar las peores ineficiencias, aquéllas relativas a:
- Aprovechamiento de recursos: desde materiales y equipos, hasta energía o agua. Este tipo de ineficiencias genera unos costes muy superiores a los que muchas empresas calculan y por eso hay que evitarlos fomentando políticas de sostenibilidad, flexibilidad laboral y un consumo responsable.
- Sistemas y procesos: partiendo de un buen liderazgo hay que poner remedio a la falta de eficiencia en este área. Mejorar la organización, adecuar los recursos a las necesidades y optimizar la distribución de cargas de trabajo son tres modos de atajar el problema.
- Uso del tiempo: las excesivas latencias, los tiempos muertos, interrupciones, retrasos... Sí, el tiempo es un recurso limitado, pero es responsabilidad de cada uno el evitar los malos hábitos, como la procrastinación o la falta de establecimiento de prioridades; y tomar medidas que ayuden a optimizar su aprovechamiento, evitando el coste que los retrasos en la entrega de proyectos o las horas extras generan en la organización.
- Potencial humano: cuando no se conoce cómo se trabaja no se pueden alcanzar cotas máximas de rendimiento y eficiencia empresarial. Tener acceso a datos sobre las horas que se dedican a actividades productivas y no productivas, el porcentaje de la jornada que se ocupa con una determinada aplicación o el tiempo que se emplea en reuniones es el primer paso para marcarse unos objetivos de mejora que pulan la ineficiencia.
Créditos fotográficos: "Businessman Who Lost Money In An Investment" by iaodesign
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Las pistas para detectar la falta de eficiencia empresarial
Todo negocio puede conocer si algo no marcha como debiera, antes de que sean las cifras de ventas quienes lo pongan de manifiesto. Algunas de estas pistas se obtienen de:
- Retroalimentación: la voz de cliente es tan valiosa como la aportación personal de los empleados. Juntos aportan una visión muy completa de la percepción del negocio que se está transmitiendo. La información que aportan con sus comentarios, sugerencias, peticiones o reclamaciones es fundamental para detectar debilidades, el origen de muchas ineficiencias. Para no perderse este valioso feedback es necesario habilitar los canales de comunicación que hagan posible este intercambio de información.
- Objetivos: conocer el negocio, el entorno y el mercado es imprescindible para asegurar la eficiencia empresarial. una forma muy práctica de comenzar una dinámica de mejora continua es estableciendo objetivos. En este proceso se pondrán de manifiesto la visión, misión y valores; las necesidades y carencias; los recursos disponibles, los roles y responsabilidades y las expectativas de cambio.
- Datos: el término eficiencia empresarial no es estático, sino que implica una evolución. hay que adaptarse a la nuevas situaciones, a los nuevos requisitos y seguir siendo eficientes. Los datos son la única forma de cuantificar la realidad, preparándola para su análisis y aportando un conocimiento que fortalece la toma de decisiones y minimiza los errores.
- Revisión y ajuste: una vez alcanzadas las metas de eficiencia empresarial hay que seguir midiendo, consiguiendo datos que permitan descifrar si se avanza por el buen camino o si se está perdiendo alineación.
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