Mayor concentración = Más horas productivas
Descubre las mejores herramientas para conocer a dónde se está escapando tu tiempo.
¿Alguna vez te has preguntado cuántas veces se rompe tu concentración en tu trabajo? Al fin te has concentrado, estás focalizado completamente en el trabajo que tienes delante y de repente recibes esa llamada innecesaria, una notificación de Whatsapp que no deja de llamar tu atención, una pequeña broma de un compañero de trabajo, un email?A todos nos ha pasado, pero no somos conscientes de cuántas horas productivas nos roban estas pausas e interrupciones innecesarias, no sólo el de la propia interrupción, sino también el que tardamos en volver a centrarnos de nuevo.
WorkMeter ha realizado un estudio sobre más de 3.700 trabajadores y ha observado que cada día estas interrupciones nos hacen perder 1 hora productiva en nuestra jornada laboral. Una hora cada día, todos los días, que obviamente tiene un efecto sobre nuestras horas productivas y nuestro rendimiento.
Tiempo Medio por Actividad (TMA)
Denominamos TMA o Tiempo Medio por Actividad al tiempo que trabajamos en una misma aplicación, es decir, la cantidad de tiempo seguido que somos capaces de estar centrados en una misma aplicación. WorkMeter muestra que de media en España solo somos capaces de centrarnos en una misma aplicación durante un máximo de minuto y medio. Es decir, de media los trabajadores alcanzan un máximo de 81 segundos sin cambiar de aplicación o ser interrumpidos.
Evidentemente, el TMA varía en función de las características de nuestro puesto de trabajo: en el departamento administrativo suele oscilar en 60 segundos, en el informático unos 5 segundos, mientras que en el departamento legal puede llegar a varios minutos.
Pausas e interrupciones
No hay nada que merme más la productividad que las interrupciones y las pausas innecesarias. Cada vez que se produce una interrupción perdemos unos minutos en volver a recuperar la concentración en la tarea que estábamos desarrollando. Es decir, las interrupciones disminuyen nuestra concentración, lo que tiene un efecto directo en nuestra productividad y en las probabilidades de cometer un error (que tendremos que arreglar consumiendo más tiempo a mayores).
Según los datos recogidos por WorkMeter, cada empleado dedica 33.25 minutos a pausas inferiores a 10 minutos cada día. Pero no es tiempo dedicado a una única pausa, si no que realizamos más pausas de poca duración que pausas excesivamente largas. Cuando hacemos una pausa o sufrimos una interrupción, nuestro cerebro necesita tiempo para volver a alcanzar un nivel de concentración óptimo.
Diferentes estudios realizados por expertos avalan la teoría de que el cerebro humano necesita entre 2 y 3 minutos para volver a su estado de concentración inicial antes de producirse la pausa. Por tanto, juntando el tiempo que perdemos en pausas e interrupciones diarias inferiores a 10 minutos más el tiempo que necesitamos para recuperar la concentración tras cada pausa, no sale que al día perdemos 1 hora de nuestra jornada laboral.
Técnicas para aumentar tus horas productivas
Con todo, no estamos diciendo que las pausas sean innecesarias. Todo lo contrario: un estudio realizado por el Laboratorio de Comportamiento Humano del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) muestra que una pausa para un café puede llegar a incrementar la productividad en el trabajo en hasta un 8 por ciento, no sólo por la cafeína del café, si no por la interacción social en un contexto distinto al de la sala de juntas. Pero tenemos que ser conscientes de cómo la mala gestión de nuestro tiempo afecta a nuestras horas productivas.
Para que seas capaz de optimizar la gestión de tu tiempo queremos explicarte una serie de técnicas desarrolladas por expertos en la gestión del tiempo que te pueden ayudar a mantener tu concentración y motivación en alza:
- Get things done. Método explicado por David Allen en un libro bajo el homónimo libro (?Organízate con Eficacia? en español). Allen se centra en el en la creación de listas específicas de tareas (por ejemplo, lista de llamadas telefónicas) para almacenar cada tarea en ?cubos? específicos Gracias a este método podremos liberar nuestra mente, ya que las listas escritas nos facilitan no tener que recordar tanta cantidad de información. Además, destaca su comodidad y su carácter práctico ya que podemos acceder a ellas de forma sencilla para obtener una visión rápida y gráfica de nuestra situación.
- No rompas la cadena. Técnica explicada por Jerry Seinfield que consiste en decidir cuál es el hábito o la tarea que quieras alcanzar a largo plazo. Con la ayuda de un calendario físico y un rotulador, tacha los días en los que hayas trabajado para conseguir tu objetivo. Conforme pasen los días conseguirás una cadena de Xs que no puedes, ni quieres romper
- Horario Ideal Biológico. Sam Carpenter explica este método por el que se puede averiguar cuáles son las horas del día que eres más productivo de forma manual. Necesitas anotar tus niveles de productividad, de enfoque, de motivación para calificar y puntuar cada momento del día. Durante una semana toma nota de todos los resultados y luego extrae conclusiones sobre qué horas y qué días tu productividad, motivación y concentración eran mayores.
Estos métodos son útiles para aumentar tu productividad y ser más consciente de la gestión de tu tiempo, pero son técnicas manuales, supeditadas a nuestra subjetividad y que requieren de un gran esfuerzo por nuestra parte para que sus datos sean correctos. Para conseguir mejores resultados, en la actualidad ya existen herramientas de software automatizadas e independientes con las que realizar una mejor gestión de tu tiempo como es WorkMeter. Esta herramienta de software te permite valorar tus horas productivas de forma más objetiva. El método es muy sencillo, ya que de manera independiente y automatizada mide cuándo eres más productivo en tu trabajo y cómo estás gestionando tu tiempo para que seas capaz de modificar tus hábitos no productivos para mejorar tu eficiencia, alcanzar tus objetivos y reducir el estrés laboral. Si somos capaces de llevar a cabo una mejor gestión del tiempo seremos capaces de mejorar nuestras horas productivas. Para ello tenemos que ser conscientes de a dónde se está yendo nuestro tiempo y cómo veremos en siguientes posts, a veces los resultados son sorprendentes.
El objetivo último es que cada empleado cuente con los datos sobre cómo es su jornada laboral, para que cada uno empiece a ser consciente de cómo trabaja y cómo podría trabajar si ponemos en práctica una serie de medidas. Una vez hemos fomentado esa corresponsabilidad, podremos empezar a hablar de medidas de flexibilidad como los programas de teletrabajo entre otros.
