Mejora en la gestión del tiempo de trabajo
El reto
Tras alcanzar un determinado volumen de actividad, tuvimos la necesidad de medir la productividad de algunos departamentos (especialmente la de los departamentos de logística, comercial y producción) para conocer la actividad que estaban desarrollando y el uso que hacían de sus herramientas, con el objetivo de analizar su rendimiento y extraer conclusiones.
Además, al no tratarse de una recogida automática de datos, la información obtenida no era el fiel reflejo de los esfuerzos y horas dedicadas en los muchos proyectos que gestiona la empresa, causando, graves problemas de planificación y estimaciones erróneas sobre la carga de trabajo de los recursos.
Gestionamos internamente el 100% de nuestros procesos (exceptuando el transporte y el hosting que están externalizados). Debido a las particularidades específicas de nuestro negocio, la gestión supone uno de los mayores retos porque producimos campañas, gestionamos el marketing online, operamos con una herramienta propia de email marketing y disponemos de un centro logístico.
Nuestro objetivo era, por un lado, optimizar la gestión de estos tres departamentos clave para la empresa, ya que debido a su capacidad de generar y gestionar campañas resulta imprescindible medir y analizar su productividad. Y por otro lado necesitábamos transmitir a algunos de nuestros empleados que su rendimiento iba a ser evaluado.
La solución
Si bien, en un principio, implementamos la solución EffiWork sólo para algunos empleados, más tarde se extendió a los departamentos directamente relacionados con operaciones, para acabar finalmente implantándolo al 100% de la organización.
En este proceso entendimos que la cultura de la eficiencia debía extenderse a la empresa en su conjunto.
Al iniciar el proceso los empleados hicieron sus consultas acerca del objetivo de la implantación de este sistema y pudimos resolver sus dudas en un periodo de 2 semanas. Transcurrido este tiempo, EffiWork se entendió como una solución más dentro de las distintas herramientas de gestión de nuestra compañía.
Resultado
Los resultados fueron prácticamente inmediatos.
Para los trabajadores cuyas funciones estaban directamente relacionadas con la gestión de aplicaciones informáticas, su rendimiento mejoró entre un 20 y un 30%.
Este efecto se notó pasadas las 2 primeras semanas de implementación, ya que ellos mismos fueron conscientes de cómo gestionaban su tiempo. La introducción de EffiWork generó un factor de competitividad entre los diferentes departamentos, que propició la organización de reuniones periódicas para llevar a cabo un seguimiento de sus resultados y al contrastar los mismos con las métricas de dedicación de EffiWork, pudieron ver las mejores prácticas por área de trabajo.
La implantación de este sistema generó algunas situaciones interesantes, como la de una de nuestras empleadas que tenía poca comunicación con sus compañeros y que nos transmitió que deseaba más volumen de trabajo ya que con el que tenía le “sobraba tiempo”.
Tras valorar los efectos de aplicar este software al conjunto de empleados de la organización, en los 3 primeros meses desde su puesta en marcha conseguimos un incremento consolidado de productividad del 30 %.
