El teletrabajo es una modalidad que ha ido tomando fuerza desde la emergencia sanitaria a causa del coronavirus. Con el aumento de empresas que adoptan este modelo laboral, se genera la necesidad de regularizar los derechos de los teletrabajadores, por los agentes sociales responsables, con una nueva Ley de Teletrabajo que garantice la correcta ejecución del trabajo a distancia. Para que conozcas mejor tal ley, te explicamos por qué se origina, los detalles que la componen y cómo cumplir con su normativa.
Un recorrido por ley de teletrabajo en España
Durante años en España se ha estado buscando regular el teletrabajo, llamado también; trabajo a domicilio o trabajo a distancia, con el objetivo de respetar los derechos del trabajador tanto como los derechos y responsabilidades de las empresas, generando acuerdos adecuados para un correcto y justo desarrollo laboral.
Fue hasta el 2020 cuando finalmente entró en vigor la Ley de Trabajo a Distancia y en 2021 se ajustó. Esta normativa, se dedica a cubrir todas las necesidades de regulación para esta modalidad de trabajo. Para entender mejor su motivación, hagamos un recorrido por los cambios de esta importante ley, que ha transformado «el modus operandi» del desarrollo laboral, para reconocer su importancia y la necesidad de su regulación.
Inicialmente la ley que regulaba el teletrabajo o trabajo a distancia, comenzó presentándose con un contrato de trabajo a domicilio contemplado en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores (Ley 8/1980 de 10 de marzo de 1980, EDL 1980/3059) y se definía como aquel que se desarrollaba «sin vigilancia del empresario».
Sucesivamente en el 2012, se modificó la ordenación del tradicional trabajo a domicilio, en la normativa interna española de la Ley 3/2012,de 6 de julio, de medidas urgentes para la reforma del mercado laboral, para dar acogida al trabajo a distancia basado en el uso intensivo de las nuevas tecnología, como consecuencia de las ventajas que promovía el teletrabajo como un modelo productivo, favoreciendo la economía y la flexibilidad en la organización de trabajo.
Fue así como el trabajo a distancia se definió en el artículo 13 del texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre como «la prestación de la actividad laboral que se realice de manera preponderante en el domicilio del trabajador o en el lugar libremente elegido por este, de modo alternativo a su desarrollo presencial en el centro de trabajo de la empresa«.
El objetivo de esta regulación, al favorecer la flexibilidad de las empresas en la organización del trabajo, fue incrementar las oportunidades de empleo y optimizar la relación entre tiempo de trabajo y vida personal y familiar. La prestación laboral es de manera preponderante desde el domicilio u otro lugar, pero no de manera exclusiva.
El teletrabajo ya había sido implantado en muchas empresas, pese a carecer de regulación específica y respondía una necesidad de flexibilidad laboral en un entorno cambiante y la necesidad cada vez mayor de conciliar la vida laboral y personal.
El artículo 13 no fue regulación suficiente
El artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores resultó insuficiente de cara a los requerimientos y peculiaridades del teletrabajo, que se fundamentaba no solo de una prestación laboral fuera de la sede física de la empresa, sino también de un uso intensivo de las nuevas tecnologías informáticas y de los canales de comunicación para mantener la conectividad del equipo de profesionales vinculados a la organización, comprometiendo la salud física y mental de los trabajadores.
Es así como en el 2018 se aprueba la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, donde se establecen por primera vez de manera expresa, un conjunto de derechos relacionados con el uso de dispositivos en el ámbito laboral como son, entre otros, el derecho a la intimidad y uso de dispositivos digitales en el ámbito laboral y el derecho a la desconexión digital.
Eventualmente, se generó también la necesidad de conciliación de la vida laboral y familiar para un sano equilibrio y fue así como se reguló en el 2019 concretamente en el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, qué modificó el artículo34.8 del Estatuto de los Trabajadores y estableció un auténtico derecho a la conciliación de la vida laboral y familiar a través del uso de las formas flexibles de trabajo, incluidas la fórmulas de trabajo a distancia.
La «revolución del trabajo a distancia» y la ley de teletrabajo
El «boom del teletrabajo» se dio en España en el 2020 como consecuencia de las medidas adoptadas por las autoridades competentes para proteger a los ciudadanos del contagio del coronavirus, así frenar su expansión. Esta crisis sanitaria abre las puertas al artículo 5 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, que establece el carácter preferente del trabajo a distancia frente a otras medidas en relación con el empleo, debiendo la empresa adoptar las medidas oportunas si ello es técnica y razonablemente posible y si el esfuerzo de adaptación necesario resulta proporcionado, tratándose de una norma excepcional y de vigencia limitada.
Con la normalización y practica masiva del teletrabajo en toda España a causa de la crisis sanitaria, se comienza a despertar la necesidad de un marco legal, de una normativa clara y certera que estableciera garantías ante la distorsión del marco de las relaciones laborales, con efectos de 13 de octubre de 2020, se publica el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia,
En el 2021 se modifica el texto legal, por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, y se introduce una serie de novedades respecto a la norma que ya había en materia de teletrabajo. Se brindan mayor protección a los trabajadores con discapacidad, se busca evitar todo tipo de discriminación, no solo por razón de sexo, sino también de edad, grupo profesional o antigüedad. Así mismo, se tienen en cuenta los riesgos de esta modalidad de trabajo, se hace una mención a las pautas de vigencia de los convenios colectivos y se modifica el artículo 40, sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, contemplando sanciones más duras en el caso de las infracciones laborales, incrementando las cuantías de las mismas en un 20%.
Entendiendo la nueva Ley de Teletrabajo
Ahora que conoces la historia y motivación de la ley de teletrabajo, es importante resaltar y explorar los puntos principales, con el objetivo de entender cada detalle y aclarar todo tipo de dudas.
Igualdad de trato y de oportunidades y no discriminación.
Los profesionales que realizan teletrabajo cuentan con los mismos derechos y obligaciones que los trabajadores que tienen que prestar servicios en modalidad presencial. Asimismo, cuentan con las mismas oportunidades de promoción, derechos sindicales, retribución y horas de trabajo. La remuneración del teletrabajador no podrá ser inferior a la que percibía bajo la modalidad presencial.
Las empresas deberán garantizar los mismos derechos de conciliación, incluidos los permisos de trabajo, las acciones formativas y la participación en actividades corporativas que se reconocen a las personas que trabajan de forma presencial. Ninguno de los trabajadores y teletrabajadores sufrirán perjuicio en sus condiciones laborales.
Así mismo, las empresas están obligadas a evitar cualquier discriminación, directa o indirecta, particularmente por razón de sexo, edad, antigüedad o grupo profesional o discapacidad, de las personas trabajadoras que prestan servicios a distancia, asegurando la igualdad de trato y la prestación de apoyos, y realizando los ajustes razonables que resulten procedentes.
Compensación económica de las horas de trabajo
Para una debida retribución económica la persona trabajadora a distancia deberá registrar su hora de inicio y finalización de jornada, así como los tramos de actividad; el tiempo de activación y desactivación de los equipos o el tiempo dedicado a la preparación y realización de las tareas, esto para garantizar el cumplimiento de su horario y actividad laboral.
Las empresas podrán garantizar este derecho al registro horario a través de softwares especializados que facilitan la información de actividad de los profesionales, incluso de manera automática.
Compensación económica por los gastos del teletrabajo
De acuerdo a la propuesta de la Nueva Ley de Teletrabajo, la empresa estará obligada a compensar los gastos y aportar equipos y herramientas necesarias para el desarrollo de la actividad laboral a distancia. Asimismo, si el teletrabajo exige unos gastos particulares, el trabajador tendrá que ser compensado por estos, dicha compensación deberá estar reflejada en un convenio colectivo o acuerdo entre la empresa y la representación legal de los trabajadores.
Facultades de control empresarial
La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento del desarrollo laboral del profesional, incluida la utilización de medios telemáticos, siempre y cuando se respete la privacidad y dignidad de la persona. Teniendo en cuenta además, las circunstancias personales, como la concurrencia de una discapacidad.
Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva
La empresa deberá realizar una evaluación de riesgos y una adecuada planificación de la actividad preventiva del teletrabajo, teniendo en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo a distancia, poniendo especial atención en los factores psicosociales, ergonómicos, organizativos y de accesibilidad del entorno laboral efectivo. En particular, deberá tenerse en cuenta la distribución de la jornada, los tiempos de disponibilidad y la garantía de los descansos y desconexiones durante la misma.
La evaluación de riesgos únicamente debe alcanzar a la zona habilitada para la prestación de servicios, no extendiéndose al resto de zonas de la vivienda o del lugar elegido para el desarrollo del trabajo a distancia.
Protección de Seguridad Social y Accidentes laborales en el Teletrabajo
Las cotizaciones de Seguridad Social se mantienen bajo las mismas condiciones. Sin embargo, la protección de accidentes durante la jornada laboral deberá ser cubierta por la Mutual que le corresponda. La empresa tendrá que capacitar a sus trabajadores sobre las medidas de seguridad y salud que deberán tener en cuenta durante el teletrabajo.
La normativa incluida en la propuesta de la Nueva Ley de Teletrabajo exige que el trabajo a distancia sea pactado por escrito en el contrato de trabajo de cada profesional.
La ley de teletrabajo y los derechos de los trabajadores a distancia
Así como la ley expone una serie de requisitos y deberes a cumplir por las empresas, también enfatiza en los derechos de los trabajadores a distancia, contemplados como «idóneos, necesarios y proporcionales».
Derecho a la desconexión digital
La transformación tecnológica y digital permite la conexión y comunicación cuando sea y dónde sea, esto debe ser correctamente administrado, por eso la Nueva Ley de Teletrabajo propone una limitación absoluta del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso. El cumplir con este derecho de descanso y desconexión debe estar garantizado por la empresa y pactado con el trabajador. Es debido resaltar que se deberán asegurar mínimo 12 horas de desconexión por parte del trabajador.
Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas
Las personas que trabajan a distancia, tendrán derecho a la dotación y mantenimiento adecuado por parte de la empresa de todos los medios, equipos y herramientas necesarios para el desarrollo de la actividad. En el caso de personas con discapacidad trabajadoras, la empresa asegurará que esos medios, equipos y herramientas, incluidos los digitales, sean universalmente accesibles, para evitar cualquier exclusión por esta causa. Además, se garantizará la atención precisa en el caso de dificultades técnicas, especialmente en el caso de teletrabajo.
Derecho a la intimidad de cada profesional
Si bien el teletrabajo promueve el uso de diferentes herramientas digitales y softwares de productividad que garantizan la comunicación corporativa, el desempeño profesional y una correcta gestión de proyectos, la empresa deberá garantizar el derecho a la intimidad y protección de datos de sus trabajadores, por lo que no podrá instalar aplicaciones en dispositivos personales.
Derecho al horario flexible
La Nueva Ley de Teletrabajo, explica que el profesional que trabaja a distancia puede alterar el horario de prestación de servicios establecido, aunque, como se mencionó anteriormente, se podrá establecer un sistema de registro horario que refleje el tiempo que la persona estuvo en actividad laboral o al contrario; ausente.
Derecho al trabajo a distancia ocasional
Existen casos donde se favorecerá el trabajo a distancia ocasional de los trabajadores. Por un lado, por fuerza mayor familiar, es decir, enfermedad o accidente de familiares de hasta segundo grado, de cónyuge o pareja de hecho en la que sea indispensable la presencia de la persona. Y por otro lado, por fuerza mayor empresarial.
Derecho a la formación
La empresa deberá garantizar a las personas que trabajan a distancia la formación necesaria para el adecuado desarrollo de su actividad laboral, tanto al momento de formalizar el acuerdo de trabajo a distancia, como cuando se produzcan cambios en los medios o tecnologías utilizadas.
«Las empresas deberán adoptar las medidas necesarias para garantizar la participación efectiva en las acciones formativas de las personas que trabajan a distancia, en términos equivalentes a las de las personas que prestan servicios en el centro de trabajo de la empresa, debiendo atender el desarrollo de estas acciones, en lo posible, a las características de su prestación de servicios a distancia.»
Derecho a la promoción profesional
Las personas que trabajan a distancia tendrán derecho, en los mismos términos que las que prestan servicios de forma presencial, a la promoción profesional, debiendo la empresa informar a aquellas, de manera expresa y por escrito, de las posibilidades de ascenso que se produzcan, ya se trate de puestos de desarrollo presencial o a distancia.
Preguntas recurrentes sobre la nueva Ley de Teletrabajo
Si bien hemos explicado el origen, la motivación y los puntos principales de la ley de teletrabajo, vale la pena resolver las dudas recurrentes de los teletrabajadores sobre esta normativa.
¿El teletrabajo es voluntario u obligatorio?
Es completamente voluntario, tanto para el trabajador como para la empresa. El trabajador no puede ser obligado a teletrabajar pero tampoco puede reclamar hacerlo, así que la empresa no está obligada a establecerlo. Su práctica debe formalizarse con un acuerdo empresarial entre las partes. Además, la Nueva Ley explica que los profesionales que trabajen desde casa tienen «los mismos derechos como si estuvieran en el lugar de trabajo presencial y no podrán sufrir ningún perjuicio, incluida la retribución salarial, estabilidad, horarios, promoción o formación profesional».
¿Cómo puede el trabajador solicitar la modalidad de teletrabajo?
El trabajador deberá hacer la solicitud directamente al empresario o al responsable de departamento. La solicitud puede hacerse de forma verbal, pero el acuerdo de teletrabajo es necesario formalizarlo por escrito.
El empresario puede negarse y no aprobar la solicitud de teletrabajo del trabajador, por eso es importante que la solicitud esté bien argumentada y contenga motivos sólidos para dejar claro cómo afecta el desarrollo profesional del trabajador.
La nueva ley de teletrabajo ¿requiere un nuevo contrato laboral?
No se necesita hacer un nuevo contrato, pero si es necesario hacer un acuerdo de teletrabajo con las nuevas condiciones laborales. Los detalles de este documento los mencionaremos más adelante, así como los pasos para cumplir con la normativa.
El acuerdo deberá realizarse por escrito; se podrá incorporar al contrato o realizarse posteriormente. Si se producen cambios en las condiciones laborales, al pasar a esta modalidad, deberán quedar reflejados en el acuerdo, sin embargo los teletrabajadores deben tener los mismos derechos que aquellos que realizan la actividad laboral de forma presencial.
Es importante tener en cuenta que debe existir un acuerdo antes de que el trabajador comience la modalidad de teletrabajo. El no formalizar un acuerdo entre la empresa y el trabajador en base a los términos de la nueva ley de trabajo a distancia, es considerado como una infracción grave con multas de hasta 6.250 euros.
¿Cómo puede el trabajador solicitar la modalidad de teletrabajo?
El trabajador deberá hacer la solicitud directamente al empresario o al responsable de departamento. La solicitud puede hacerse de forma verbal, pero el acuerdo de teletrabajo es necesario formalizarlo por escrito.
El empresario puede negarse y no aprobar la solicitud de teletrabajo del trabajador, por eso es importante que la solicitud esté bien argumentada y contenga motivos sólidos para dejar claro cómo afecta el desarrollo profesional del trabajador.
¿La empresa puede controlar el trabajo de los teletrabajadores?
Sí. Siempre y cuando los medios de control garanticen el derecho a la intimidad y la protección de datos. De acuerdo a la nueva ley de trabajo a distancia, durante el teletrabajo la empresa puede «adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos«. La instalación de cualquier programa deberá hacerse en los dispositivos que la empresa facilita al teletrabajador, en ningún momento podrá exigir su instalación en dispositivos personales.
¿Quién debe pagar los gastos y dotación?
Cómo se ha mencionado previamente en ele apartado de derechos de los teletrabajadores, la empresa deberá sufragar el desarrollo del trabajo a distancia. De acuerdo al artículo 12 de la ley, sobre el derecho al abono y compensación de gastos: «no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral, según se fijen en el inventario del acuerdo escrito» así que deberá hacerse cargo de la dotación y mantenimiento de todos los equipos y las herramientas que necesita el trabajador para teletrabajar. Esto se debe definir en el mencionado acuerdo, firmado por las dos partes.
¿Cómo será la flexibilidad horaria y el control de la jornada laboral?
De acuerdo con la nueva ley, los teletrabajadores podrán «flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso». Sin embargo, el horario del trabajador será acordado por convenio y se deberá pactar cuándo el trabajador tiene que garantizar disponibilidad, respetando las franjas de comida o distancia entre una jornada y la siguiente.
Asimismo, la empresa deberá instalar un sistema de control horario donde realizar el registro de las horas trabajadas durante la jornada laboral, desde su inicio hasta su finalización y tramos de actividad.
¿La nueva ley afecta a todos los trabajadores a distancia?
No. Esta nueva ley de trabajo a distancia afecta solo a los profesionales que, al trabajar para una empresa, ejercen el teletrabajo durante al menos el 30% de su jornada laboral por un período mínimo de tres meses. Se aplica a un trabajador a jornada completa que teletrabaja dos o tres días a la semana.
Los contratos de trabajo para practicantes o convenios de formación y aprendizaje permitirá teletrabajar solo si se garantiza que el 50% del horario laboral del practicante es presencial.
¿Cómo afecta la nueva ley a la empresa que tenía empleados teletrabajando antes de su aprobación?
Si la empresa cuenta con trabajadores con convenio sobre la prestación de servicios a distancia, previamente a la aprobación de la ley, esta comenzará a ser efectiva cuando el convenio pierda su vigencia.
Pero si la empresa no cuenta con el convenio mencionado o tal convenio no tiene una fecha de finalización, las empresas tienen un plazo máximo de un año para adaptarse a la Ley de trabajo a distancia, o de hasta tres años si hay un acuerdo con los trabajadores.
No obstante en temas de pandemia existe una excepción, en la Disposición Transitoria Tercera de la Ley de trabajo a distancia: «Al trabajo a distancia implantado excepcionalmente en aplicación del artículo 5 del Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, o como consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la COVID-19, y mientras estas se mantengan, le seguirá resultando de aplicación la normativa laboral ordinaria».
¿Los trabajadores están cubiertos por la prevención de riesgos laborales trabajando desde casa?
Sí, cómo se ha mencionado previamente, la empresa deberá tener en cuenta todos los riesgos laborales que implica el teletrabajar ?psicosociales, ergonómicos y organizativos». Por esto es importante que la empresa garantice una adecuada distribución de los espacios de descanso durante la jornada. Además deberá tener toda la información sobre los riesgos a los que está expuesto cada teletrabajador para llevar a cabo medidas de protección. Solo con un informe escrito justificado es posible realizar una visita al lugar de trabajo del teletrabajador, si este no lo permite, la actividad preventiva debe realizarse de acuerdo con la información proporcionada por el mismo.
¿Cuáles son las sanciones que existen por incumplir la ley de teletrabajo?
Se realizará una inspección de trabajo a todas las empresas que hayan adoptado esta modalidad de trabajo para comprobar el cumplimiento de la normativa. Los incumplimientos se sancionarían de la siguiente forma:
- Las leves, en su grado mínimo, con multas de 70 a 150 euros; en su grado medio, de 151 a 370 euros; y en su grado máximo, de 371 a 750 euros.
- Las graves con multa, en su grado mínimo, de 751 a 1.500 euros, en su grado medio de 1.501 a 3.750 euros; y en su grado máximo de 3.751 a 7.500 euros.
- Las muy graves con multa, en su grado mínimo, de 7.501 a 30.000 euros; en su grado medio de 30.001 a 120.005 euros; y en su grado máximo de 120.006 euros a 225.018 euros.
Pasos para implementar el teletrabajo de acuerdo a la nueva ley
Ahora que hemos generado claridad sobre la ley que regula el trabajo a distancia, es momento de brindarte las pautas que te permitirán garantizar su cumplimiento en tu empresa. A continuación exponemos una serie de pasos que recomendamos seguir para evitar posibles sanciones.
Establecer un acuerdo de teletrabajo previo entre empresa y trabajador
Es fundamental concretarán las «normas del juego» tanto para el trabajador como para la empresa, así evitar problemas futuros. Como ya se ha mencionado este acuerdo será un anexo al contrato de trabajo actual. El contenido mínimo que deberá incluir el acuerdo según la ley es el siguiente:
- Inventario: Se incluirán todos los equipos y herramientas que la empresa proporciona, incluyendo su vida útil o periodo máximo de renovación.
- Enumeración de los gastos que pudiera tener el trabajador por el hecho de prestar servicios a distancia, así como la forma de compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y el momento para realizar la misma, que se corresponderá, de existir, con la previsión recogida en el convenio o acuerdo colectivo de aplicación.
- Horario de trabajo que va a tener el trabajador y, según el caso, las reglas de disponibilidad. Distribución del horario entre el trabajo que se haga presencialmente y a distancia.
- Ubicación del lugar de teletrabajo habitual y centro de trabajo presencial al que queda adscrito.
- Medios de control empresarial de la actividad, tales como software de teletrabajo, aplicaciones de control horario, sistemas de medición o demás herramientas informáticas necesarias para gestionar la actividad laboral del teletrabajador.
- Procedimientos a seguir en caso de que se produzcan dificultades técnicas que impidan trabajar a distancia.
- Instrucciones en materia de protección de datos para el trabajo a distancia, desarrolladas en participación con los representantes legales de los trabajadores.
- Instrucciones sobre la seguridad de la información, específicamente aplicables en el teletrabajo.
- Duración del acuerdo o plazos de aplicación.
- Distribución del horario entre el trabajo que se haga presencialmente y a distancia.
- Ubicación del lugar de teletrabajo habitual y centro de trabajo presencial al que queda adscrito.
- Duración de plazos de preaviso de reversibilidad de la práctica de teletrabajo.
- Medios de control empresarial de la actividad.
- Procedimientos a seguir en caso de que se produzcan dificultades técnicas que impidan trabajar a distancia.
- Instrucciones en materia de protección de datos para el trabajo a distancia, desarrolladas en participación con los representantes legales de los trabajadores.
- Instrucciones sobre la seguridad de la información, específicamente aplicables en el teletrabajo.
- Duración del acuerdo o plazos de aplicación.
- Condiciones de reversibilidad del teletrabajo o si la empresa decide pactar un periodo de prueba.
Vale la pena resaltar que en la copia del acuerdo de teletrabajo que obtendrá la gestoría legal se deben omitir los datos que comprometen la intimidad personal del trabajador.
El acuerdo de teletrabajo se debe firmar antes de que el trabajador comience a teletrabajar. Además, se tiene que entregar una copia del acuerdo a los representantes de los trabajadores antes de 10 días y la empresa deberá obtener un justificante de entrega del acuerdo a los representantes para finalmente entregar al SEPE una copia del justificante mencionado, junto a una copia del acuerdo de teletrabajo.
La importancia de este acuerdo es fundamental para el cumplimiento de la nueva ley de trabajo a distancia que regula el desarrollo adecuado del teletrabajo y los derechos del trabajador en una empresa. No dejes pasar el tiempo y toma nota de las condiciones, los aspectos y los plazos de tiempo establecidos según la situación de tu empresa.
Definir objetivos claros y cuantificables
Es fundamental contar con objetivos que se puedan medir y observar su evolución para poder valorar la productividad del equipo y de cada teletrabajador.
Proporcionarlas herramientas necesarias
De acuerdo a la ley de trabajo a distancia, la empresa debe facilitar a cada teletrabajador las herramientas de trabajo esenciales; desde ordenadores, móviles, monitores y teclados hasta softwares y aplicaciones a instalar de uso continuo y necesario.
Implementar herramientas de gestión y control del teletrabajo
La ley también indica que es necesario incorporar herramientas que permitan llevar a cabo un seguimiento de las responsabilidades y obligaciones laborales del teletrabajador y de su productividad, siempre y cuando no afecten su derecho a la privacidad e intimidad de información.
Actualmente, existen softwares dedicados a la gestión del teletrabajo que recogiendo la información sobre la actividad y productividad de forma automática, brindan datos objetivos para un seguimiento preciso de la actividad del trabajador. Además, se integran con diferentes sistemas que facilitan el teletrabajo.
Capacitar y brindar la formación necesaria
Los teletrabajadores deben conocer y manipular adecuadamente todas las herramientas a manejar durante el teletrabajo. Es responsabilidad de la empresa capacitar y formar a los profesionales que trabajaran a distancia.
Promover la comunicación durante el teletrabajo
La comunicación entre los teletrabajadores es muy importante para alcanzar los objetivos propuestos. Para ello se deben definir los canales de comunicación, o bien, los software o aplicaciones que se utilizarán. Así como el número de reuniones semanales para un correcto seguimiento de las actividades.
Garantizar los derechos del trabajador a distancia
Si bien la ley promueve la protección de los derechos de los trabajadores, como mencionamos previamente, la empresa deberá garantizarlos durante el desarrollo de la modalidad de teletrabajo:
- Derecho a la desconexión digital: Limitación absoluta del uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso del trabajador.
- Derecho a la intimidad de cada profesional: Todas las herramientas digitales deberán garantizar el derecho a la intimidad y protección de datos de los trabajadores.
- Derecho al horario flexible: El profesional que trabaja a distancia puede alterar el horario de prestación de servicios establecido, pero se debe establecer un sistema de registro horario que refleje el tiempo que la persona estuvo en actividad laboral.
- Derecho al trabajo a distancia ocasional: Existen casos donde se favorecerá el trabajo a distancia ocasional de los trabajadores: Por fuerza mayor familiar o por fuerza mayor empresarial.
- Derecho a la formación: La empresa deberá garantizar a los teletrabajadores la formación necesaria sobre herramientas, equipos y programas útiles y necesarios para el desarrollo laboral a distancia.
Beneficios de implantar el teletrabajo en tu empresa
Dos de los grandes beneficios que brinda el teletrabajo es el ahorro del tiempo y el ahorro del dinero, que deriva en otras importantes ventajas.
Este ahorro se ve reflejado a través de una serie de factores que afectan a muchos profesionales y empresas; su rendimiento y productividad. Los factores de ahorro son:
Desplazamiento
Dependiendo de dónde se encuentra la sede laboral y el medio de transporte que se utiliza, el ahorro es mayor o menor, tanto en tiempo como en dinero.
Alimentación
Ya sea para la empresa que contaba con sedes de restauración dentro de sus instalaciones, como para el trabajador que diariamente compraba su comida en los negocios de alimentos cercanos. Esto representa un ahorro significativo, dependiendo también de la situación personal de cada profesional.
Oficinas e infraestructuras
Los profesionales han dejado de asistir a su sede de trabajo, esto ha generado un gran cambio para trabajadores y directivos en la organización del espacio físico laboral. Por un lado, muchas empresas han suspendido el pago de alquiler o energía y suplementos de las instalaciones de oficina, ahorrando económicamente su inversión. Por otro lado, los profesionales que han comenzado a trabajar desde casa han demostrado un aumento de concentración, rendimiento y productividad laboral, ya que están evitando algunos ladrones de tiempo que se presentan por lo general en la oficina, permitiéndoles ahorrar tiempo de trabajo.
Gastos familiares
El teletrabajo permite cierta flexibilidad en el horario laboral para los profesionales que son padres y madres de familia, brindándoles la posibilidad de recoger a sus hijos sin tener que recurrir a la ayuda de guarderías, comedores o actividades extraescolares. Lo que supone un gran ahorro económico, fomenta la organización e integración familiar, así como facilita la conciliación familiar y laboral.
Formación
Paulatinamente se estaba estableciendo la modalidad online para la formación profesional, en especial sobre la prevención de riesgos laborales, obligatoria por ley. El teletrabajo durante el confinamiento aceleró el proceso de esta modalidad online exponencialmente, permitiendo ahorros en costes estructurales y tiempos de desplazamiento y presencia. El cambio a formación virtual representa un ahorro de hasta el 50% de la inversión de una empresa.
Teletrabajar supone importantes ahorros para la empresa y para cada profesional, incluso en los casos en los que se realiza un convenio colectivo de teletrabajo parcial. Esta modalidad ayuda a que las organizaciones no solo sean más sostenibles, gracias a la transformación digital que se ha potenciado en los últimos tiempos con softwares para el teletrabajo, sino también a incrementar el grado de satisfacción de sus empleados, generando menos estrés, mayor conciliación laboral y altos índices de motivación al reflejar menores gastos asociados a la carencia de calidad de vida.
