Software de Control Horario

¿Quién tiene que llevar un control horario?

La ley de control horario obliga a todas las empresas a llevar un control horario de sus empleados independientemente de su tamaño o sector de actividad. Por lo tanto se aplica a todos los trabajadores de la organización incluidos los trabajadores móviles, los comerciales, los temporales y los trabajadores a distancia. Quedan excluidos del control horario, los trabajadores autónomos, de cooperativa y la alta dirección. Esta normativa tiene como objetivo acabar con la precariedad laboral, que se ha visto favorecida por la cantidad de horas extras sin registrar de trabajadores con alta carga laboral.

¿Cómo hay que fichar?

A pesar de que la Ley no define específicamente qué herramientas se deben usar para llevar el control horario de los empleados, sí estipula que el sistema debe “proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”. Se recomienda, por lo tanto, implementar sistemas tecnológicos de control de horario y presencia, que permitan el registro diario, de entrada y salida de los trabajadores.

¿Cómo debe ser el informe de registro de jornada?

Debe constar:

• El nombre del trabajador
• La fecha
• La hora de entrada
• La hora de salida
• El tiempo de pausas tanto las pausas recogidas en el convenio (comida) como las pausas no estipuladas (fumar, cafés etc.)
• La duración de la jornada laboral
• Las horas extras, si las hay

Se considerará como tiempo de trabajo efectivo, la diferencia entre las horas transcurridas desde el inicio y el fin de jornada y el tiempo de pausas. El tiempo de pausas deberá ser documentado de forma exhaustiva, de lo contrario, el tiempo de trabajo de trabajo efectivo sería equivalente al tiempo de presencia (inicio – fin de jornada laboral).

El cálculo de las horas extras, tal y como lo estipula el artículo 35 del estatuto de los trabajadores, se basará en aquellas horas de trabajo efectivo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada.

¿Cómo se tiene que llevar el registro horario en entornos de flexibilidad y teletrabajo?

Con la pandemia, hemos observado un auge del teletrabajo y todo apunta hacia su continuidad más allá de una cierta vuelta a la normalidad. El ministerio considera que el obligatorio control horario laboral no constituye un impedimento ni un freno al teletrabajo. Es más en la Ley de trabajo a distancia, se vuelve a resaltar la obligatoriedad de llevar un control horario de los teletrabajadores. Se recomienda llevar a cabo el registro de trabajo efectivo a través de registros telemáticos o similares.

¿Cuánto tiempo se tienen que conservar los datos?

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y esos permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Si la organización tiene varios centros o sedes, los informes de control horario de los empleados deberán estar disponibles en cualquier centro en cualquier momento.

¿Qué puede ocurrir si no llevo el registro de jornada?

Vale la pena resaltar, que la normativa de registro horario, ha modificado el Estatuto de los Trabajadores y la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), e incumplirla puede tener como consecuencia multas de entre 626 a 6.250 euros para las empresas.

¿Cómo te ayuda Time@Work a cumplir con la Ley de control horario?

• Registra al horario de forma automática – Se adapta al teletrabajo – los informes están siempre al día
  Time@Work es un software de control horario de los empleados que recoge datos de forma automática y objetiva. Los datos de registran en tiempo real. Proporciona información fiable e inmodificable. Recoge automáticamente las horas de inicio y de la jornada desde el dispositivo del trabajador por lo que se realiza el registro horario tanto si el empleados está trabajando en la oficina como si está trabajando desde su casa. Ofrece, también, una app de control horario para los empleados móviles. El automatismo garantiza que los informes estén siempre al día y elimina tareas administrativos innecesarias al departamento de Recursos Humanos.

• Mide el tiempo de trabajo efectivo y calcula las horas extras
  Time@work mide la actividad real de los empleados (tiempo de trabajo efectivo) y calcula con precisión el tiempo pausas. Proporciona, al departamento de Recursos Humanos, completos informes del registro de jornada e informes de horas extras por cada trabajador.

• Conservación de los datos
  Es una aplicación completamente SaaS (en la nube), no requiere de costosas inversiones en infraestructuras, instalaciones, ni equipos especiales. Genera informes en formatos Excel, PDF y CSV, ofreciendo garantías de seguridad de los datos y respaldo de la información. Los datos se conservan durante 4 años de forma segura.

• Disponibilidad de los datos
  Los datos se pueden acceder desde cualquier lugar o centro de trabajo en cualquier momento.

• Los empleados pueden acceder a sus datos
  Los empleados podrán acceder a sus datos personales, pueden autoevaluar su propio rendimiento, optimizar la gestión de su tiempo laboral y aumentar su productividad

• Ofrece a los managers información acerca del desempeño de sus equipos
  Los directivos tienen acceso a los datos relacionados con la actividad laboral y horarios de las jornadas de los trabajadores, para controlar y equilibrar las cargas de trabajo, así como evaluar fácilmente el desempeño de sus equipos y entender las dinámicas de trabajo.

Es importante tener en cuenta que una solución de registro horario optima, no solo cubre la necesidad de control laboral y cumplimiento legal, también es una solución efectiva para aumentar la eficiencia y el rendimiento de los empleado.

Soluciones de control horario de empleados, como Time@Work, que no sólo proporcionan completos informes sobre la jornada laboral y las horas de trabajo de cada profesional, sino también ofrecen datos sobre la calidad del trabajo, facilitan la autogestión del tiempo, permiten mejorar la productividad y fomentan la implementación de nuevas formas de trabajo, como puede ser un horario flexible o la modalidad de teletrabajo, brindando transparencia con información totalmente objetividad y precisa.

Una solución que además de cumplir con la ley de control horario, garantiza el derecho de desconexión digital a los trabajadores, ya que cuenta con un sistema de alertas que avisan al empleado cuando ha llegado al final de su jornada, recomendándole desconectar de su dispositivo y de sus responsabilidades laborales. De esta manera, Time@Work promueve la conciliación entre la vida laboral y familiar, generando un adecuado equilibrio.

Los positivos resultados que genera contar con software control horario de empleados a las empresas, elimina los típicos mitos del registro horario, que desvalorizan sus beneficios. Implantar un software que gestione el registro de la jornada laboral, es cada vez más común y obligatorio en las organizaciones que quieren mejorar sus procesos.

Sea cual sea el motivo que tengan las compañías, parece que la creciente necesidad de conocer información sobre el cumplimiento de las horas de trabajo, obliga a las empresas a querer un control horario de sus empleados para conocer su rendimiento y promover su crecimiento. La mejor solución, es aquella que además de cumplir con el control horario también permite a los empleados gestionar y optimizar su propio tiempo de la mejor manera posible.