Registro horario 100% digital

Ofrecer un amplio abanico de soluciones de financiación personalizadas, sencillas, transparentes y en línea, es el objetivo de WiZink, convirtiéndose en líderes de financiación al consumo en la Península Ibérica. Su filosofía de gestión completamente digital es su característica principal.

El reto

Cuando la nueva legislación obligó a las empresas españolas a llevar un registro de horario de la jornada de sus trabajadores, WiZink, el banco digital experto en financiación al consumo en España y Portugal, tuvo muy claro desde el primer momento qué clase de solución necesitaba. Tenía que ser una solución que se adecuara a su cultura flexible. Y, desde luego, no podía ser una solución que le supusiera a sus empleados tareas adicionales a las que ya tenían. Pero, sobre todo, sería una solución totalmente digital. “Somos un banco digital y esto implica que cualquier herramienta que adoptemos tiene que estar muy ligada a las nuevas tecnologías”, explica Carmen Cobo, responsable de Relaciones Laborales de WiZink.

Tras sopesar varias alternativas, la entidad se decantó finalmente por Time@Work, la herramienta de registro horario de Workmeter. “Era la única que nos ofrecía una solución prácticamente 100% automatizada, sin trabajo manual, y ese era un factor determinante para nosotros ya que uno de nuestros principales objetivos era contar con una solución que nos ayudara a cumplir la ley pero que, al mismo tiempo, tuviera una injerencia mínima en el día a día a día de los empleados”, resume Cobo.

La solución

Time@Work ofrecía, entre otras ventajas, experiencia, seguridad, fiabilidad y facilidad de uso. Y proporcionaba también la garantía de trabajar con una herramienta muy testada en el mercado y utilizada por otros grandes clientes. “Al ser la mayoría de puestos de trabajo basados en PC, el producto ofrece un automatismo total con el que WiZink puede tener un registro de la jornada de toda la plantilla sin intervención de RRHH y sin coste de tiempo para propio empleado. Además, se trata de una solución basada en la nube y que, por tanto, no requiere ni inversión en tecnología ni tener que ir guardando los registros durante cuatro años, ya que todo lo hacemos desde Workmeter”, destaca Joan Pons, CEO de Workmeter.

Una de las ventajas que WiZink más aprecia de Time@Work es esa capacidad de automatización. “Los empleados no necesitan meterse en la herramienta; basta con que tengan un PC para que el registro se realice. Y en el caso de que quieran profundizar en la solución y acceder a la herramienta, Time@Work es muy intuitiva y fácil de usar”, comenta Carmen Cobo.

Eso a nivel de usuario. En lo concerniente a diseño interno, la fiabilidad y flexibilidad de la solución son otros de sus puntos a favor. “La herramienta no da prácticamente fallos y, además, nos permite hacer ajustes en función de nuestras necesidades”, subraya esta especialista de Recursos Humanos.

Cobo valora de manera especial la cercanía que en todo momento han sentido por parte de Workmeter. “Han estado permanentemente a nuestra disposición para implementar los cambios que les pedíamos. Tanto si se trataba de modificaciones que requerían desarrollos complejos, como si se trataba de modificaciones más simples como cambiar el mensaje que aparece en el pop up cuando te ausentas más de 15 minutos de tu puesto”. Reuniones de seguimiento, incidencias en el registro, ajustes para colectivos… “Ha habido disponibilidad total por su parte y yo diría que mucho trabajo conjunto. En este proyecto hemos sentido a Workmeter como si fuera parte de nuestro propio equipo, y eso se nota en el resultado”.

Como sucede con todos los cambios significativos en la operativa empresarial, al principio surgieron dudas. “Al no haber tenido una herramienta de registro de jornada antes, los empleados tenían muchas preguntas: cómo acceder a la herramienta, cómo editar actividad …  En realidad, cosas básicas, nada cuya respuesta no estuviera ya a disposición de los usuarios en la guía de uso, el video explicativo o el resto de materiales que subimos a la Intranet”.

Aunque el arranque estaba previsto para marzo de 2020, la llegada de la pandemia retrasó todo el proceso. “Finalmente salimos en junio, con toda la plantilla teletrabajando, con lo que la instalación se realizó en remoto”, recuerda Carmen Cobo. A pesar de esas dificultades, el proceso fue muy rápido. “En unos pocos días teníamos la herramienta instalada en todos los PCs”. Una celeridad en la que, una vez más, el buen entendimiento entre ambas empresas fue clave. “El equipo de Workmeter trabajó mucho con nuestro equipo de tecnología para llegar muy bien preparados a la hora de la instalación, y esto propició que arrancáramos en el tiempo previsto y sin complicaciones.”, destaca la responsable de Relaciones Laborales de WiZink.

Resultado

¿Algún punto de mejora? “En algunos ordenadores, como los Linux, el registro no es automático y hay que hacerlo manualmente. Pero quitando ese aspecto, en cuya solución se está trabajando, la herramienta cumple con nuestras necesidades prácticamente al 100%”, concluye Carmen Cobo.

"Ahora disponemos de un registro horario preciso, que funciona tanto presencial como en teletrabajo, y que no requiere intervenciones ni de RRHH ni de los propios trabajadores. Un sistema en el que los datos están siempre disponibles y con el que se ahorran miles de horas al año de gestión de tiempos”.

“Si la tenemos desde 2020 es porque nos funciona muy bien y porque se puede adecuar a todo tipo de realidad empresarial”, resume esta responsable de la entidad bancaria. Últimamente WiZink ha extendido el uso de la herramienta a las dos empresas que se han incorporado recientemente al grupo: Lendrock y Aplazame, con lo que ya son más de 1.000 los usuarios de Time@Work.

Para Carmen Cobo, el mejor indicador de la eficacia de la herramienta es el hecho de que dos años después de su implantación, prácticamente no hay incidencias ni consultas por parte de los empleados. “Tal vez nos llega una pregunta cada tres meses, y nunca son cuestiones complejas que nos obliguen a ajustar la herramienta. A veces llegamos a olvidarnos de que la solución está ahí, pero está. Y esa convivencia silenciosa es la mejor prueba de que funciona”.