¿Alguna vez te has parado a pensar cuanto tiempo le dedicas al email en un día normal de trabajo? ¿Crees que todo el tiempo que pasas en él son horas productivas? Lamentamos decirte que estás equivocado.
El email se ha convertido hoy en día en una herramienta indispensable para los trabajos de oficina. De hecho, es una de las soluciones tecnológicas mejor valoradas por los empleados actuales. El problema viene cuándo analizamos cómo la utilizamos a diario y en muchas ocasiones comprobamos que hacemos un uso excesivo del correo, afectando directamente al número de horas productivas que acabamos completando a lo largo del día. Lo comprobamos a continuación.
Seguimos publicando datos sobre el Estudio del Comportamiento Laboral de Empleados Españoles elaborado por WorkMeter y después de haber analizado el tiempo total que pasamos en el puesto trabajo y cuánto dedicamos a actividades productivas y no productivas, veamos la información relativa al correo electrónico. Ya hemos dicho anteriormente que de entre todos los ladrones de tiempo, el correo electrónico es seguramente el que tiene un efecto más pernicioso para nuestra productividad. Veamos cuánto usamos el email realmente durante nuestro tiempo de trabajo productivo.
Según los datos recogidos por WorkMeter, el porcentaje medio del uso del email sobre el tiempo total productivo es del 14%. Si lo comparamos sobre el total del tiempo online obtenemos que dedicamos un 20% de este tiempo al uso del correo electrónico. Es decir, nos pasamos revisando el email casi una quinta parte del tiempo total que estamos trabajando en el ordenador. Esto significa que el número de horas productivas que podríamos estar dedicando a otras tareas o cuestiones más prioritarias para la organización se ve reducido por el sobre uso que hacemos del email.
Índice de concentración del correo electrónico
Por último, veamos información sobre el TMA del email. Te recordamos que el TMA o Tiempo Medio por Actividad era el tiempo total que pasamos trabajando en una misma aplicación o programa informático sin cambiar a otro. O lo que es lo mismo, nos dice lo concentrados y focalizados que somos cuando trabajamos con una herramienta concreta.
Pues bien, según los datos recogidos por WorkMeter, el TMA medio del uso de email es de 67 segundos (1 minuto y 7 segundos). Es decir, que pasamos este tiempo concentrados dentro del correo electrónico sin cambiar de aplicación o sin sufrir ninguna interrupción.
Esto podría indicarnos que consultamos frecuentemente el email sin dedicar apenas tiempo en responder los correos en contra de todas las «Best practices» sobre optimización del uso del correo que recomiendan consultar el email de 1 a 2 veces al día y dedicar tiempo a organizar su bandeja de entrada y a contestar los correos.
Consejos para incrementar las horas productivas incluso con el email incordiando
Antes de mandar un correo deberíamos hacernos las siguientes cuestiones:
- ¿Es realmente necesario enviar un email?
- ¿Puedo resolver el problema con una llamada telefónica o hablarlo en persona?
- Intenta desactivar las notificaciones para nuevos emails
- Ábrelo 3 o 4 veces al día como máximo y nunca lo dejes abierto
- Elimina todo aquel corre ya leído y del que no tengas que hacer nada más
- Mantén tu bandeja de entrada lo más vacía posible
- Trata de no invertir más de 10 minutos en responder un correo
