Time management, de la teoría a la puesta en práctica

Time management es la capacidad de planificar y controlar la forma en que se emplean las horas de que se dispone cada día para llevar a cabo eficazmente las actividades necesarias que permiten alcanzar las metas.

Un time management ineficaz o inadecuado puede estar relacionado con la postergación de tareas, así como con problemas con el autocontrol. Entre las habilidades implicadas en la gestión del tiempo se incluyen la planificación objetiva, el establecimiento de metas, la priorización de tareas y la monitorización del modo en que realmente se invierte el tiempo disponible.

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El significado de time management

El tiempo mismo no puede ser controlado. Es constante y siempre va hacia adelante, nunca hacia atrás. Todo el mundo tiene la misma cantidad de tiempo en un día y, por lo tanto, administrarlo no significa tratar de manipularlo, sino intentar hacer el mejor uso de cada minuto. La diferencia entre unas personas y otras, entre los niveles de productividad alcanzados, tiene que ver con la eficiencia con que consiguen llevar a cabo la gestión del tiempo.

El time management implica:

• Tomar el control consciente sobre la cantidad de tiempo dedicado a actividades específicas.
• Gestionar el tiempo para aumentar la productividad, la eficacia y la eficiencia.
• Poner en práctica habilidades y usar herramientas y técnicas que faciliten el cumplimiento de tareas y proyectos, mejorando la adecuación con las metas fijadas o plazos establecidos.
• Programar el tiempo de forma eficaz.
• Fijarse metas.
• Establecer prioridades.
• Y también significa: elegir qué hacer y qué no hacer, delegar tareas, analizar y revisar el modo en que se trabaja, ordenar el espacio de trabajo, mantener la concentración y la atención en el trabajo y motivarse.

En el polo opuesto al time management se encontrarían todas las actitudes y hábitos que implican una pérdida de tiempo, como:

• Pasar tiempo en actividades que no producen nada de valor.
• Procrastinar.
• No planificar descansos de calidad.
• Actuar por impuso en vez de en base a la lógica.
• No conocer el grado de importancia de las tareas por hacer.

Créditos fotográficos: "Cartoon Businessman With Clock Set" by iosphere

Consejos para un time management eficaz

Peter Drucker, en su libro "El ejecutivo eficaz" resume algunas de las mejores recomendaciones para convertirse en un experto del time management. Entre las que mayores beneficios producen se encuentran:

1. Dedicar tiempo a la planificación y organización: es la mejor inversión en tiempo que se puede hacer y el principal pilar del time management. Para llevar a cabo un buen plan hay que centrarse en las preferencias y responsabilidades, analizando cada tarea por hacer y evaluando su grado de urgencia e importancia. De esta forma se puede tratar de averiguar el valor que su consecución encierra y las consecuencias que sus resultados pueden producir. Para una mayor efectividad, cada persona debe organizar a su manera y no siguiendo un sistema impuesto.

2. Fijar metas: o lo que es lo mismo, fijar objetivos específicos, medibles, realistas y alcanzables. Estas metas dan un sentido, que sirve de orientación y, al mismo tiempo, sirven como factor motivador.

3. Establecer prioridades: en base a la regla del 80 - 20, que establece que el 80 por ciento de la recompensa viene de 20 por ciento del esfuerzo. El truco para dar prioridad es aislar e identificar ese valioso 20 por ciento y, una vez identificados, priorizar el tiempo para concentrar su esfuerzo en esos elementos, ya que son los que aportan mayor valor.

4. Crear listas de tareas pendientes: y combinarla con un calendario o cronograma, para ganar en control.

5. Ser flexible: planificar un porcentaje de tiempo extra que se pueda dedicar a emergencias, interrupciones e incluso distracciones, de esta forma se pueden resolver los asuntos inesperados a su debido momento y sin que afecten a la planificación.

6. Tener en cuenta los biorritmos a la hora de planificar: el time management no se puede generalizar ya que el factor individual y la subjetividad envuelven su esencia. Por esta razón, cada persona, al confeccionar su planning de cada día habrá de distribuir las tareas en función del autoconocimiento que le permita discernir el mejor momento para llevar a cabo tareas que requieran una gran concentración o cuál es la hora que se destinará a actividades más sistemáticas y rutinarias. Conocer cuándo es el mejor momento y planear utilizar esa hora del día para llevar a cabo las tareas prioritarias es gestionar el tiempo de forma eficaz.

7. Aprender a delegar: para optimizar el time management hay que eliminar las tareas triviales o las que no tienen consecuencias relevantes a largo plazo. n margen extra de tiempo que se puede dedicar a las actividades realmente importantes.

8. Evitar el perfeccionismo: en algunas culturas orientales se considera que tan solo los dioses son capaces de producir algo perfecto. En el ámbito laboral no se deben cometer errores a propósito para "no ofender a los dioses tratando de crear algo perfecto" pero sí que es interesante el no prestar tanta atención a los detalles innecesarios, ya que este tipo de actitudes constituyen una forma de dilación.

9. Dividir las tareas: para llevar a cabo esta recomendación del buen time management se puede poner en práctica el método de "queso suizo", descrito por Alan Lakein. Esta forma de abordar las tareas consiste en dividir cada actividad en varias de menor tamaño que ayudan a no procrastinar. Si no es posible dividir la tarea se puede abordar su ejecución en intervalos de tiempo limitados, tras cada uno de los cuales se puede hacer un descanso o llevar a cabo un cambio de actividad.

10. Premiarse: celebrar el logro de las metas, siempre, incluso cuando se trate de pequeños éxitos. De esta forma se consigue mantener el equilibrio necesario y se aumenta la creatividad, multiplicando la eficacia del time management.

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