Para cualquier tipo de gestión es muy importante la organización, aún más cuanto se trata de un trabajo a distancia. Si bien el teletrabajo potencia la productividad laboral, el trabajo de los profesionales debe estar guiado y correctamente organizado para llevar al éxito los diferentes proyectos empresariales en los cuales se ha estado trabajando.

Gestión de proyectos a distancia: 5 pasos clave para alcanzar los mejores resultados

Hemos profundizado sobre cómo ser un buen líder durante el teletrabajo, cómo aumentar la productividad y cómo optimizar la gestión del trabajo a distancia, esta vez, para complementar la información y ayudarte en la organización de tus proyectos empresariales y trabajo en equipo, queremos brindarte 5 pasos clave para la gestión de proyectos a distancia, toma nota de estos, aplica los que te hagan falta e identificar los buenos resultados.

1. Focaliza la atención dividiendo los proyecto en pequeñas tareas

El dividir los proyectos en pequeñas tareas aumenta la motivación y proactividad, eliminando la sensación de pereza y el estrés ocasionados por la perjudicial actividad de multitarea que afecta la eficiencia del teletrabajo. Lo mejor es dedicar tu concentración y la de tu equipo a una sola tarea a la vez que pasar de una a otra y perderte en el camino intentando recordar cómo continuar.

Las herramientas de gestión de proyectos útiles para la organización de estas tareas o bien, un software de gestión de proyectos, son recursos necesarios para la eficiencia durante el teletrabajo, fortaleciendo la comunicación del equipo al mantenerse actualizado sobre el ciclo de vida y el alcance del proyecto.

Cuando se divide un gran proyecto en pequeñas tareas es más sencillo encontrar la satisfacción laboral, ya que el haber conseguido un primer objetivo impulsa el entusiasmo de encaminarse al siguiente, precisamente por la sensación de éxito del trabajo realizado en el anterior. Entonces, comienzas a entender cómo la conexión de estas pequeñas tareas conllevan a los resultados positivos de tu proyecto.

2. Establecer fechas límites de entrega

Los tiempos de entrega son esenciales para nuestro motor cerebral y productividad laboral, impulsan la voluntad, la energía y promueven la concentración durante el teletrabajo. Así que una vez dividido el proyecto de empresa en pequeñas tareas es esencial poner una fecha límite de entrega. Es importante que este límite de tiempo no sea muy amplio para que la dedicación y eficacia profesional sea evidente en la realización de determinada tarea.

3. Establecer horarios de actividad y priorizar las tareas a ejecutar

Usualmente las mañanas durante el trabajo en casa permiten la concentración absoluta en las actividades laborales, vista la tranquilidad de las primeras horas del día y el nivel de energía personal, así que lo mejor es aprovecharlas realizando las tareas más arduas y largas a primera hora del día.

Tener en cuenta los límites de tiempo para priorizar todas las actividades a realizar durante la jornada es esencial, ocuparse primero de las actividades importantes y no urgentes facilita el desarrollo de las tareas urgentes e importantes y elimina las sensaciones de agobio que puedan generar.

4. Realizar videoconferencias de seguimiento claras y concretas

La gestión de proyectos durante el teletrabajo necesita de reuniones de seguimiento y control para que a través de la comunicación sea posible llegar a establecer objetivos específicos del proyecto a desarrollar durante el trabajo a distancia, así como para evidenciar la posibilidad de proyectos futuros. Sin embargo hay que tener en cuenta que las reuniones pueden ser ladrones de tiempo que afectan la productividad profesional cuando no se organizan adecuadamente, así que es importante poner un límite a las videoconferencias, enlistar previamente los temas a comentar, tener los datos concretos de los resultados de los indicadores de gestión y no obligarse a tener una conclusión a todo lo comentado, ya que hay temas que merecen tiempo de reflexión e investigación para su debida conclusión y aunque se alargue la reunión suele no ser posible llegar a una solución inmediata, afectando sí al tiempo de actividad productiva.

5. Establecer tiempos de reflexión

Ser productivo a nivel laboral durante el teletrabajo no significa tener que estar siempre frente a un ordenador intentando organizar mil ideas. Es importante también tomarse el tiempo para desconectar y pensar profunda y conscientemente sobre los temas necesarios que permiten llevar a cabo cualquier tarea que influya en el crecimiento del plan de proyecto empresarial. Además, los tiempos de reflexión son necesarios para organizar adecuadamente el acumulo de ideas que se generan, por ejemplo, después de una reunión de seguimiento o consultas con el equipo de trabajo. Este proceso interno y personal aporta valor a las tareas y objetivos establecidos durante el desarrollo del proyecto.

Cinco pasos que al incorporarlos en las actividades que alimentan un proyecto empresarial, te ayudarán a obtener los mejores resultados aún con la distancia de por medio. Hay que tener en cuenta que gracias al desarrollo tecnológico es más fácil llevar a cabo la gestión de un proyecto, pero el éxito de este se obtiene cuando existe la organización y guía adecuada de los diferentes componentes que lo construyen.

¿Tienes algún otro paso que te haya funcionado en la gestión de proyectos a distancia? Coméntanos y alimentemos juntos la información útil para todas las empresas y responsables de proyectos.