Las herramientas y software de Recursos Humanos se utilizan cada vez más. El motivo es muy sencillo: estos son grandes aliados a la hora de llevar el seguimiento del personal de las organizaciones, así como de asegurar el óptimo control del departamento de RRHH.
Por qué necesitas un Software de Recursos Humanos para tu empresa
Cada vez más, los departamentos de Recursos Humanos se enfrentan a una serie de exigencias que deben saber sobrellevar.
Las principales exigencias son, en muchos casos; la necesidad de apartarse rápidamente a los cambios del mercado y de la empresa, aumentar la eficiencia del personal, el control y la reducción de los costes asociados al capital humano, garantizando a su vez, el cumplimiento regulatorio.
Todas estas exigencias son auténticos desafíos, y afrontarlos sin ninguna ayuda es una tarea prácticamente imposible. Por esta razón, los departamento de Recursos Humanos necesitan de un software y de herramientas óptimas, que les permitan realizar su trabajo de la manera más eficiente y productiva.
Actualmente, las empresas afrontan estos retos de la siguiente manera: lo concentran todo en una única plataforma integrada que les permite automatizar los principales procesos de gestión del personal, cumplir con los requisitos legales y ofrecer prestaciones de servicio consistentes a toda la plantilla. En pocas palabras; en un software de recursos humanos.
Los software de recursos humanos, facilitan el seguimiento y la gestión del valor más importante que tienen las empresas: su capital humano.
La época del fichaje manual y el papeleo excesivo para una optima gestión de empleados, se ha quedado atrás.
Características para elegir un Software Recursos Humanos
Actualmente existe toda clase de programas y app de recursos humanos orientados a facilitar el proceso de administración del personal, o gestión del talento profesional, totalmente asequibles: desde software con suscripción mensual, hasta programas totalmente gratuitos destinados a Pymes y autónomos.
La cantidad de beneficios es infinita, y es difícil desarrollar argumentos a favor del formato manual por encima de la digitalización y los software o app de gestión de recursos humanos. El papeleo no es más que una herramienta adicional para poder desarrollar nuestro trabajo, pero la optimización de un negocio es evidente, gracias a la tecnología.
Si bien existen muchos tipos de software de recursos humanos, es importante tener en cuenta una serie de características para elegir el mejor. Las características que debe tener una buena herramienta de gestión de recursos humanos son:
Automatización de nóminas
La posibilidad de tener en un software de recursos humanos un sistema de nominas, es de gran utilidad, ya que automatiza la gestión del sueldo, reuniendo la información del empleado sobre su desempeño laboral; asistencia, calculación las deducciones e Impuestos, la cotización social y la generación periódica de la orden de pago.
Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal, relativos a la información procesada. Existen sistemas más sofisticados que pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, la deducción de empleado y hasta producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general de la organización.
La automatización de procesos en el ámbito laboral, ahorra esfuerzos innecesarios, brindando información precisa y completamente objetiva.
Gestión de prestaciones laborales
El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo, permite evaluar la información de tiempo laboral de cada empleado. Con este Software, el análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo y es un ingrediente clave para establecer capacidades de contabilidad analítica y un proceso de costes positivo fácilmente.
Gestión de las prestaciones sociales
El módulo de gestión de las prestaciones sociales de este Software de RRHH, permite a los profesionales administrar lo mejor posible las prestaciones como el seguro de enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de jubilación complementarios.
Gestión integral de recursos humanos
El módulo de gestión de recursos humanos, cubre la mayor parte de los procesos de Recursos Humanos, incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. Los sistema con este modulo, registran datos de dirección, selección, formación y desarrollo, así como la evaluación de capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas.
Este modulo administra los datos personales (edad, dirección, familia…), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae, entre otros.
Indicadores de productividad
Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado, sobre todo en las empresas de servicios donde se producen bienes intangibles.
En estos casos, es necesario medir las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades productivas, es decir, aquellas que están directamente relacionadas con la empresa, de las personales; aquellas que no tienen relación directa con la empresa.
Con el uso de un software de recursos humanos, se puede cuantificar el costo real (horas persona) que le toma a cada uno de ellos realizar sus labores, así como las herramientas que utilizan para alcanzar los objetivos.
Cumplimiento de la ley de control horario
La nueva ley de control horario obliga a las empresas a llevar a cabo un registro horario de la jornada de trabajo de cada empleado, desde el inicio hasta la finalización de su horario.
Dicha Ley buscaba acabar con la precariedad laboral, que se ve muy favorecida por la cantidad de horas extras sin registrar que muchos trabajadores se ven obligados a invertir.
Actualmente la percepción que tienen las empresas y trabajadores sobre los sistemas de control horario ha ido cambiando, gracias a los beneficios que supone tener un software dedicado al registro de jornada.
Contar con un software de control horario ya no se concibe como una alternativa intrusiva o negativa, pues se ha convertido en un aliado, brindando los conocimientos necesarios para entender cómo gestionar mejor el tiempo laboral, optimizando la productividad y facilitando la introducción de modelos flexibles como el teletrabajo.
Si bien existen diferentes tipos de software de gestión de recursos humanos, pocos cuentan con un sistema de registro horario, por lo cual, las empresas optan por adquirir software dedicados a cubrir esta necesidad, como Time@Work, la solución de control horario de WorkMeter, que recoge los horarios de entrada y salida de las personas de manera automática y objetiva.
TOP 5: Mejores Software y App de Recursos Humanos
Existen muchos tipos de software y apps de gestión de recursos humanos en España, así cómo alrededor del mundo, unos más completos que otros y su elección dependerá de las necesidades de cada empresa o departamento. No obstante, es importante escoger aquel que garantice a la empresa cumplir con la normativa legal de cada país.
A continuación te exponemos 4 programas destinados a la gestión de recursos humanos que te ayudan en los puntos enumerados anteriormente permitiendo simplificar y hacer más eficientes las labores de gestión de recursos humanos:
EffiWork
Una solución 100% automática (SaaS). Promueve la autogestión del tiempo de los empleados y aumenta la productividad laboral, cumpliendo con la ley de teletrabajo, la desconexión digital y la ley de control horario.
Es un software y app de Recursos Humanos, que mide la productividad laboral, facilita la gestión del personal, permite el registro horario, brinda informes detallados, objetivos y en tiempo real, garantiza la desconexión digital y cumple con la ley de trabajo a distancia.
Su principal funcionalidad está ligada a la medición de productividad, ya que mide de forma automática el tiempo que emplea cada integrante del personal de trabajo en determinada actividad y la clasifica entre productiva y no productiva, en función de las aplicaciones que ha utilizado, brindando indicadores de productividad controlables.
Lo mejor que tiene Effiwork es que promueve la autogestión, facilitando así el trabajo de los responsables de recursos humanos. Cada empleado puede acceder a sus datos, ver cómo está gestionando su tiempo, detectar ineficiencias y ponerles remedio.
EffiWork permite realizar una evaluación del desempeño de tus empleados tanto en teletrabajo como en la oficina, gracias a los datos que brinda basados en la actividad productiva de cada empleado.
Contar con un software que garantice el cumplimiento del marco legal, que establece las condiciones laborales de los empleados, es esencial, ya que garantiza su vez los derechos de los trabajadores y protege su bienestar, así como evita sanciones de alto coste.
EffiWork, cumple con los artículos clave de la ley de trabajo a distancia y con la ley de registro de jornada laboral, dos normativas fundamentales para el desarrollo empresarial actual.
Además, garantiza el derecho a la desconexión digital, a través de un sistema de alertas que avisa al empleado cuando ha terminado con su jornada laboral, invitándolo a desconectar y descansar. Evitando así, el tecnoestrés y las jornadas laborales excesivas, promoviendo la conciliación de la vida profesional y la vida personal.
EffiWork ofrece un completo gestor de vacaciones y ausencias para gestionar de forma sencilla los días del personal, permitiendo así tener toda la información en una misma plataforma, de forma centralizada, ahorrando tiempo de procesamiento de solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia.
Adicional al módulo de control horario y al de productividad, cuenta con un módulo de proyectos y gestión de costos, muy útil y completo.
Personio
Plataforma de recursos humanos online para el proceso de selección, el reclutamiento y el onboarding del personal.
Es un software y app dedicado a mejorar la competitividad del departamento de Recursos Humanos, recogiendo todos sus procesos de gestión: publicación de candidaturas, selección, onboarding, etc.
Una vez se adquiere el programa, los trabajadores cuentan con un calendario dónde podrán registrar las horas trabajadas, ver su horario laboral , actualizar los datos e incluso acceder a sus nóminas.
Personio se enfoca principalmente en la gestión de los CVs, entrevistas y evaluaciones de los candidatos y el seguimiento del proceso de selección.
Oracle Talent Management
Solución enfocada principalmente a la incorporación y contratación de nuevos talentos profesionales.
Oracle es una compañía especializada en el desarrollo de soluciones en la nube. Entre sus soluciones más destacadas, está Oracle Talent Management, un programa que cubre cada etapa del ciclo de vida del talento.
Incluye los módulos de contratación, incorporación, ‘performance management’, compensación, desarrollo profesional, formación, planes de sucesión y mercado de oportunidades.
SAP Success Factors
Herramienta y App enfocada en la capacitación del personal y fortalecimiento de la cultura empresarial.
Un software centrado en la gestión de capital humano y enfocado a las empresas que poseen entre 500 y 1500 empleados, señaladas como medianas. También permite realizar las tareas administrativas bajo las normativas legales y de empresa.
Es una solución basada en la nube para administrar diversas funciones de recursos humanos, como la alineación comercial, el desempeño de las personas, la contratación y las actividades de formación.
Orange HRM
Solución modular con diferentes funciones enfocadas a la administración técnica del personal.
Una herramienta Open Source compatible con MySQl y PHP. Sus módulos especializados, permiten la gestión controlada de la base de datos profesional, la gestión del rendimiento laboral de los empleados, el seguimiento de los procesos de selección y la contratación de personal.
Este software y app facilita las tareas recogidas en el ciclo de vida del empleado. Es un sistema modular en línea, que permite ordenar y administrar la información del personal, simplificando y automatizando los procesos requeridos.
Ahora que conoces las diferentes opciones para optimizar los procesos de gestión del personal, ¿Cuál software o app de gestión de recursos humanos cumple con las necesidades de tu empresa?
La automatización de procesos, junto a la digitalización de la gestión del personal, siempre será una buena estrategia para impulsar el crecimiento de cualquier tipo de empresa, aún más en tiempos de transformación digital.
