Elegir un software de gestión empresarial dentro del actual y amplio mercado digital, no es tarea fácil. Su elección debe satisfacer las necesidades más relevantes e importantes de tu empresa.
Esta comprobado que las empresas al adoptar un software de gestión empresarial obtienen importantes beneficios y agilizan la consecución de los objetivos, además estas soluciones facilitan el desarrollo del teletrabajo y el cumplimiento de la normativa laboral.
De hecho muchas empresas usan diferentes software de gestión empresarial para llevar a cabo la mayoría de actividades de su negocio, como por ejemplo sistemas de gestión de talento y nómina, CRMs, gestores de proyectos, software para el registro de jornada, etc.
¿Qué es un software de gestión empresarial?
Existen diferentes tipos de software de gestión empresarial pero todos tienen como objetivo impulsar el rendimiento de las empresas optimizando los flujos de trabajo, la gestión de empleados y la administración de datos.
Se trata de una tecnología empresarial versátil diseñada para ayudar a directivos y responsables a supervisar y agilizar explícitamente los complejos y lentos procedimientos y flujos de trabajo, mejorando así en gran medida el rendimiento general de su organización.
La configuración de un conjunto de software de gestión empresarial efectivo te ofrecerá una visión de 360 grados sobre aspectos vitales del negocio como:
En definitiva, las herramientas de gestión empresarial extraen procesos diarios para impulsar la eficiencia de las actividades de la organización.
Beneficios de un software de gestión empresarial
Los software de gestión empresarial, ya sea de forma dedicada o un conjunto de soluciones integradas, brindan un sistema único para administrar las partes más importantes de un negocio.
Los software de gestión empresarial promueven el crecimiento del negocio, de manera rentable, al optimizar los procesos, reducir los costos y mejorar la productividad. Para que entiendas mejor su “razón de ser”, te explicamos los principales beneficios:
Aumentan el rendimiento, ahorrando tiempo de gestión
Los trabajadores de oficina pierden tiempo en tareas que podrían automatizarse, como informes manuales o aprobación de solicitudes, contratos facturas, etc. Estas tareas no tienen que consumir todo el día.
Cuando inviertes en software logras reducir la cantidad de tiempo que tus trabajadores dedican a tareas manuales, los hará más productivos.
Proporcionan una colaboración más fácil
Muchas empresas utilizan software de gestión de tareas y proyectos para asignar las diferentes actividades laborales a los empleados y realizar un seguimiento de su progreso, incluso para automatizar la imputación de tiempo dedicado a proyectos específicos. También usan plataformas de intercambio de archivos para compartir documentos con compañeros de trabajo en tiempo real.
Existen otras herramientas de comunicación que permiten que los empleados publiquen ideas y comentarios entre los diferentes equipos. Esto permite que las discusiones se lleven a cabo a todas horas del día y durante cualquier modalidad de trabajo, fomentando la participación de los miembros.
Ahorran dinero
Las empresas pueden aprovechar estas herramientas para eliminar costos adicionales. Al reducir la cantidad de papeleo y los procesos comerciales innecesarios, podrás evitar contratar a más personas, ya que con un software de gestión empresarial podrás lidiar con la sobrecarga de trabajo sin problemas.
Aumentan la productividad
Los software de gestión empresarial enfocados a la medición del desempeño laboral, permiten realizar un seguimiento de la productividad de sus empleados para ver qué tareas toman menos tiempo, qué más se puede automatizar y dónde necesitan ayuda y orientación.
Un software de gestión empresarial recopilará, administrará y controlará la información sobre varios aspectos y procesos del negocio en un mismo lugar, de esta manera podrás analizar los resultados y entender qué funciona mejor y qué no para tomar decisiones inteligentes y anticiparte a errores o riesgos.
Cómo elegir un software de gestión empresarial
Entendemos que tener que elegir entre los mejores software de gestión empresarial que se ofrecen en el mercado digital, requiere de mucho tiempo e investigación. Para ayudarte a elegir el más adecuado, te explicamos lo que deberías tener en cuenta antes de decidir.
Ahora que conoces los diferentes software de gestión empresarial puedes empezar a elaborar una lista de los software de gestión, planificación o medición que consideres más adecuados para tu empresa y departamentos. Por supuesto, hay muchas características a considerar, así que te exponemos las más importantes:
Software independiente vs SaaS
Los software independientes suelen tener bastantes limitaciones. Este tipo de software se paga solo una vez y luego se instala en el hardware que posee, lo cual es excelente si trabajas con datos confidenciales. Sin embargo, tendrá que comprar nuevas versiones para actualizar su sistema, y puede ser muy difícil integrarlo con otros productos ya que fue diseñado para usarse solo.
Los Software as a Service (SaaS)es un tipo de software comprado por suscripción y alojado por el proveedor de servicios en la nube. Generalmente ofrecen un excelente y fácil método de pago, en base a las necesidades de tu empresa. Además, se actualiza automáticamente sin costo adicional y, por lo general, se puede integrar fácilmente con otro software.
También hay una tercera opción. Puedes optar por un software personalizado, donde cada aspecto depende de las necesidades de tu negocio. Se puede alojar localmente o en la nube, puede tener tantas funciones diferentes como necesite y, lo que es más importante, se puede mejorar continuamente a medida que crece tu negocio. Por supuesto, será una gran inversión de capital, pero se adaptará a tu empresa como un guante.
Prueba gratuita
Entendemos que no querrás comprometerte con un software antes de probar sus funcionalidades y confirmar que cumple con tus expectativas. Por eso es importante que al elegir los proveedores de software de gestión empresarial que más te interesen, tengas en cuenta de que puedes comprobar sus funcionalidades gracias a unos días de prueba gratuita.
En WorkMeter ofrecemos una prueba gratuita de 15 días para que conozcas las funcionalidades de cualquiera de nuestros software de gestión empresarial.
Curva de aprendizaje
Es importante que tengasen cuenta que, dependiendo del software, tendrás que realizar una capacitación a tus empleados sobre cómo usar el programa, sus funcionalidades y beneficios.
Si el nuevo sistema parece demasiado complicado y difícil de usar, no es una solución rentable. Un buen software suele ser intuitivo y fácil de aprender. Por supuesto, no podrás omitir un curso de capacitación básico para tus empleados, pero será mejor que manuales enormes y cursos interminables sobre las funcionalidades de software complicados.
Código fuente
Puedes pasar esto por alto, si necesitas una solución rápida y no planeas personalizar el software más adelante. Pero es importante que tengas en cuenta que algunos productos vienen con código fuente abierto, lo que significa que podrás agregar algunas iteraciones cuando llegue el momento.
En el caso del código cerrado, no podrás cambiarlo ni siquiera echar un vistazo a su apariencia. Si el software con un código cerrado dejaría de satisfacer tus necesidades, tendrás que cambiarlo.
Integraciones
Estudiar cuidadosamente las oportunidades de integración del conjunto de software de gestión empresarial en cuestión, ayudará a mitigar los riesgos de tener que cambiar de un producto a otro. Podrás conectar otro sistema necesario sin problemas y centralizar toda la información de tu negocio en una única plataforma.
Proveedor
Al elegir un proveedor, es mejor considerar cuidadosamente su conocimiento y experiencia, así como conocer las empresas clientes que se confirman con su reputación.
Tipos de software de gestión empresarial
El enorme papel de las nuevas tecnologías de la información y su creciente presencia en los diversos ámbitos de la empresa moderna conlleva cada vez más la presencia de programas informáticos aplicados a la gestión empresarial de las organizaciones.
En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Lossistemas de informaciónpermiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
El software de gestión empresarial es un tipo de programa diseñado para soportar un segmento de la empresa. Casi todas las funciones comunes de una organización (bases de datos de clientes, nóminas, contabilidad, etc).
Debes saber que hay muchos tipos de software de gestión empresarial creados para hacer frente a las diferentes tareas de las áreas y departamentos de una empresa. Te exponemos una lista de los más comunes:
Está lista, expone a su vez una serie de sistemas imprescindibles para la digitalización de los procesos de tu empresa y la optimización del rendimiento del negocio, dentro de las dinámicas de gestión empresarial actuales. Sistemas que valen la pena especificar.
Dentro de la gran variedad funcional de estos sistemas, mejor conocidos como software de control horario, hay un factor diferencial que es la automatización del registro, característica con la que pocos programas cuentan, ya que generalmente el empleado tiene que registrar manualmente dentro del programa la hora de entrada y salida, incluso las pausas y descansos. Esto puede representar una perdida de tiempo y un riesgo de veracidad.
Sin embargo, existen software de control horario como Time@Work (SaaS), dónde el registro de datos es completamente automático y objetivo. Los empleados no tienen que fichar, el registro se realiza una vez los empleados hayan iniciado sesión en sus equipos de trabajo. También registra los tiempos de pausas y descansos o trabajo offline, como llamadas, reuniones, visitas comerciales, viajes de trabajo, etc. Todo en un clic, los trabajadores no tienen que calcular tiempos, esto lo hará Time@Work, y los responsables de RRHH tendrán los informes de registro de horas diarias de trabajo y de horas extras, por empleado, en tiempo real y desde cualquier lugar.
Time@Work, además facilita la gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias, brindando un intuitivo calendario laboral. Cuenta con una interfaz fácil de usar y diferentes configuraciones personalizables, de acuerdo a las políticas de tu empresa.
De hecho, ofrece un sistema de reglas de desconexión digital, dedicadas a cuidar el bienestar del empleado, avisándoles cuando deben terminar con su jornada de trabajo o recomendándoles una pausa activa para descansar su visión y postura. Cumpliendo, además de con la ley de control horario, con los derechos fundamentales de los trabajadores.
ERP: sistemas de planificación de recursos empresariales
En la actualidad, los softwares empresariales abarcan necesidades tan variadas como sea posible, facilitando el manejo de la información de gestión de la empresa. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.
"ERP" son las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning. En español, Planificación de Recursos Empresariales. Antiguamente, los sistemas ERP eran utilizados por las grandes empresas para unificar y organizar toda la información concerniente a sus clientes: compras, ventas, cobranzas, envíos, inventarios, entregas, cuentas corrientes, etc.
Actualmente, un ERP puede funcionar prácticamente en cualquier empresa moderna. Todas las actividades de todos los sectores de una empresa involucrados en la actividad con los clientes, pueden ser gestionadas a través de un ERP.
Los objetivos principales de un sistema ERP son:
Optimización de los procesos empresariales.
Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
Reducción de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de reingeniería).
CRM: Gestionar la relación con el cliente
Un CRM te permitirá conectar con tus potenciales clientes con facilidad, es un software para la gestión de relaciones con los clientes.
Un CRM unifica las hojas de cálculo, bases de datos y aplicaciones que muchas empresas combinan para rastrear los datos de los clientes. Promoviendo así la organización y eficiencia del negocio, así como una mejor gestión del tiempo y clientes satisfechos.
Los sistemas de gestión de clientes, como los CRM, conectan todos los datos sobre tus servicios y productos con las personas interesadas en su compra o inversión, todo en un mismo lugar. Consolida todas las comunicaciones y documentos involucrados; formularios, llamadas, correos electrónicos, mensajes de texto, documentos, cotizaciones, compras, comentarios y tareas, con cada prospecto y cliente.
Es imprescindible para tu equipo comercial y de marketing, ya que les permite acceder a todos los detalles de un cliente y proyecto en tiempo real.
Ahora que conoces los principales factores para elegir y construir el conjunto de software de gestión empresarial ponte ¡manos a la obra!
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