El mundo empresarial es cada vez más complejo y dinámico, los directivos se enfrentan continuamente a nuevos desafíos. La intuición empresarial y la confianza en los informes tradicionales, como los estados financieros anuales, no son suficientes para definir el rendimiento del negocio, ni para tomar decisiones operativas.
La importancia de disponer datos precisos en el ámbito financiero y administrativo, genera la necesidad de automatizar los procesos a través de la implantación de una software para el control de costos. En este artículo, te explicamos los beneficios de esta herramienta.
¿Qué es el software de control de costos?
El software de control de costos consiste en analizar el sistema productivo de una empresa identificando todas las salidas de dinero vinculadas a la producción de bienes, los proyectos de la empresa y los servicios que ofrece, con el objetivo de diseñar estrategias de ahorro y promover la rentabilidad esperada del negocio.
El control de costos asegura que el gasto siempre sea proporcional a la cifra de los ingresos. Es una práctica que abarca el análisis de todos los gastos, independientemente de su importe y categorización.
Tipos de costos y gastos tratados en este software de control
Los costes se categorizan en directos e indirectos:
- El costo directo: Es fácilmente identificable porque se refiere a un costo específico, como pueden ser; los gastos de viaje, los equipos, el salario de los empleados, entre otros.
- El costo indirecto: No están directamente relacionados con la actividad económica de la empresa. Algunos de estos costos suelen ser el alquiler de una oficina, los gastos administrativos, la conexión a internet, entre otros.
El control de costes, consiste también en analizar frecuentemente los gastos dentro de la actividad de la empresa para valorar su rentabilidad. Los gastos a analizar pueden ser fijos o variables:
- Gastos fijos: Son gastos recurrentes y directos, generalmente necesarios para el desarrollo de la actividad.
- Gasto variables: Son gastos ligados al nivel de producción que tiene la empresa de acuerdo a su evolución. La necesidad de este tipo de gastos depende de la demanda que tengan los productos o servicios de una empresa.
Esta categorización de gastos, dentro del control de costos, es esencial para entender la flexibilidad que tiene la estructura de la empresa que permitirá o no adaptarse a los cambios.
Beneficios de utilizar un software de control de costos
Una correcta gestión de costos y gastos con este software permite que las empresas, independientemente de su tamaño, logren los objetivos propuestos anualmente y promuevan el crecimiento de su empresa. Es por eso que realizar un control de costos de forma meticulosa, sin dejar escapar ningún detalle, resulta especialmente útil.
Este ejercicio aporta una visión realista de la rentabilidad del negocio. Ayuda a tomar decisiones concretas para reducir los costos y medir, a corto plazo, el impacto de las estrategias planeadas, así como proponer acciones de mejora futuras.
Por qué es importante un software para control de costos en tu empresa
Un software para control de costos, es un sistema informático que permite calcular con exactitud los valores que se invierten en la producción de un producto, proyecto, servicio e incluso un cliente.
La importancia de un software de costos radica en la automatización de procesos, es decir, en el registro y cálculo automático de datos automático, que permite la actualización de la información contable de la empresa, así como de todas las funcionalidades del software, para tener la información financiera en tiempo real y accesible desde cualquier dispositivo y lugar.
Un software de costos, tiene en cuenta una serie de criterios detallados de producción para elaborar presupuestos específicos, estimaciones y previsiones permitiendo identificar las inversiones necesarias y optimizar los recursos existentes para que tengan un mejor rendimiento.
Aumenta la rentabilidad de tus proyectos con software para control de costos
Muchas las empresas deciden confiar la gestión de costos, de proyectos y actividades, a un software específico, diseñado para dar soporte a empresas de todos los tamaños, como lo es WorkProject, el Software de Medición de Proyectos y Control de Costos de WorkMeter.
Un software para control de costos que permite optimizar y automatizar la gestión económica de la empresa, ayudando a los directivos y responsables a predecir costos en un período de tiempo determinado.
Con WorkProject, es posible calcular los costos, la facturación y el margen, así como identificar las posibles desviaciones y comparar los resultados con las previsiones iniciales, permitiendo, de un simple vistazo, analizar la rentabilidad de los proyectos, productos y servicios, e incluso, de la cartera de clientes de la empresa. Todo en tiempo real.
WorkProject, es un software que además de mantener la gestión de costos bajo control, proporcionando un análisis constante y objetivo, también es un completo gestor de proyectos; que permite planificar las tareas vinculadas y visualizar el reparto de horas de trabajo, gracias a un sistema de reglas condicionales, único en el mercado, capaz de detectar en qué proyecto se está trabajando.
Gracias a WorkProject es posible llevar un control exhaustivo de los proyectos de la empresa e identificar la rentabilidad de los mismos, tanto como de la cartera de clientes. Además, cuenta con un completo centro de ayuda, que facilitará la navegación dentro de su entorno web. WorkProject ofrece una prueba gratuita de 15 días.
La implementación de un software para el control de costos, reduce muchas operaciones redundantes, aquellas que suelen realizar quienes utilizan métodos manuales para su gestión, por ejemplo, las típicas plantillad y hojas de Excel, que al final resultan siendo también ladrones de tiempo. Además, una solución para la gestión de costos, permite disponer de grandes cantidades de datos, medir el rendimiento y optimizar la toma de decisiones. En definitiva, elegir un software para automatizar los procesos de una empresa, siempre es una buena inversión.
