Las reuniones eficaces son muy fáciles de identificar; cuando terminan, los asistentes sienten que no han perdido el tiempo. Resultan productivas, y se resuelven cuestiones relevantes, o al menos, se avanza en temas específicos, temas que afectan de manera sustancial a los trabajadores en particular, y a la compañía en general. Sin embargo, ¿Quién no ha tenido el sentimiento de perder el tiempo en reuniones improductivas?
En España, es habitual que se organicen multitud de reuniones, con múltiples finalidades. Estas pueden tratar temas más o menos trascendentales para la empresa, pueden ser rutinarias, extraordinarias, informativas, etc. Para averiguar si en tu organización sabéis organizar reuniones eficaces deberías hacerte las siguientes preguntas:
- ¿Tengo siempre claro el objetivo de las reuniones a las que asisto?
- ¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
- ¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a otra sin ningún orden?
- ¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?
Si has contestado de forma negativa a la mayoría de estas preguntas anteriores, es porque probablemente no se realizan reuniones del todo eficaces, por lo que se debería implementar un proceso para mejorar este problema.
Primero, y antes de convocar cualquier reunión, es fundamental responder a la pregunta “¿Es imprescindible organizar esta reunión?” y plantearse si no hay otro modo más eficaz de solucionar el tema a tratar; a través de un email, vídeoconferencia, etc.
Si no lo hay, desde WorkMeter, te expondremos algunos consejos para hacer de tus reuniones, sesiones más productivas y eficientes.
Es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten hacer reuniones online, a través de videoconferencias entre los miembros del equipo de trabajo. Si optas por este método, podrás evitar desplazamientos y ahorrar gastos.
Algunas herramientas interesantes para hacer reuniones eficaces online son:
- Google Meet
- Zoom
- Skype
- Teams de Microsoft
- Whereby
Consejos y claves para reuniones eficaces
Para saber cómo hacer reuniones eficaces en tu empresa, te recomendamos tener en cuenta los puntos a continuación expuestos:
- Definir el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
- ¿A quién convocar? Sólo debes convocar a las personas directamente involucradas en uno de los temas a tratar. De hecho, cada uno de los asistentes debería ser responsable de intervenir en un punto de la reunión. Nadie debería ir de "oyente".
- Calcular la duración de la reunión. Para que una reunión sea eficaz, no debería exceder de una hora y media. Más allá de este tiempo, la atención y participación de los asistentes irá decreciendo. Es importante definir los tiempos de intervención de cada asistente para calcular bien el tiempo necesario de reunión y respetarlo.
- Reservar tiempo para ruegos y preguntas al final.
- Redactar el acta y detallar en ella de forma clara y concisa los temas a tratar y los responsables de cada uno de ellos.
- Adjuntar la documentación necesaria a la convocatoria. Para evitar enviar documentos y acabar teniendo varias versiones de un mismo documento, asegúrate de que el material necesario esté siempre a disposición de quien lo necesite. Puedes ayudarte de herramientas en la nube (cloud) como por ejemplo: Google Docs, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, Evernote o iCloud.
- Elegir una hora y un día. A veces,es complicado conseguir alinear las agendas de todos los asistentes y por ello recomendamos que te ayudes de herramientas de planificación que te permitan ver la disponibilidad de los asistentes y enviarles la convocatoria como: Doodle, Google Calendar, Microsoft Outlook, Scheduleone, TimeBridge o Pleft.
- Enviar la convocatoria una semana antes de la reunión.
- Preparar el espacio. Asegúrate de pedir todo el material necesario para que los asistentes puedan llevar a cabo su intervención.
- Para el desarrollo es fundamental asignar a una persona que guiará la reunión. Para que una reunión sea eficaz, es fundamental que haya un moderador que vele por su buen desarrollo. Tiene que empezar por leer el orden del día (el acta). Tal vez, algunos de los asistentes quieran cambiar algo y es el momento de saberlo. El moderador debe asegurarse que durante la reunión se siga el orden día y se respete el tiempo asignado a cada intervención, así como la duración acordada.
- El cierre, es la fase más importante. Es el momento de definir acciones, los responsables de cada una de ellas y los plazos de ejecución (todo ello deberá constar claramente en el acta).
- Para el acta de conclusión se debe designar alguien para tomar nota; alguien que la redacte. Asimismo, todos los asistentes deberían tomar nota durante una reunión, apuntar las tareas que tienen asignadas para que, una vez finalizada, puedan planificar la ejecución de las mismas.
Herramientas de tareas para organizar reuniones eficaces
Para la organización durante el desarrollo de las reuniones de empresa, sobre todo para la definición de actividades y tareas, existen algunas herramientas dedicadas a la gestión de proyectos y tareas que pueden ser muy útiles:
Elige la que mejor se adapte a las necesidades de tu equipo de trabajo.
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