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Cuando las horas facturables se reportan correctamente, el cálculo es más fiel y preciso, la facturación se completa de una manera más eficiente y el flujo de caja es más estable, lo cual garantiza que la rueda de producción sigue funcionando de forma eficiente para la compañía. Esto ayuda a reducir el desperdicio financiero.
Sin un proceso de control de proyectos y seguimiento del tiempo estandarizado, las empresas podrían estar perdiendo el rumbo de sus horas facturables y perder dinero debido a la falta de control de los tiempos.
Imagina el impacto que podrían tener miles o decenas de miles de euros en ingresos perdidos cada mes para tu empresa debido a una mala planificación y cuantificación de tiempos. Esta puede ser la diferencia entre utilizar un software de medición del tiempo de proyectos o no hacerlo.
Además, llevar un monotorear sus proyectos con un software empresarial puede reducir significativamente la duración del ciclo de facturación. Si en muchos casos se necesitan 30, 60 o incluso 90 días para facturar a los clientes, y mucho más solo para recibir el pago, un software de gestión de proyectos adecuado podría agilizar el ciclo de facturación y garantizar un flujo de caja mejorado. Esto, a su vez, permite a las empresas pagar a los empleados a tiempo y alinear recursos adicionales según sea necesario.
Rentabilidad de Proyectos: Las previsiones de proyectos resultan claves
Un software de Project Management puede mejorar las estimaciones de proyectos futuros si tiene datos históricos objetivos.
Por ejemplo, digamos que finalizas un proyecto que tardó un 5% más de tiempo de lo esperado en completarse. Esto ya son 100 horas más en un proyecto de 2.000 horas. Si continúas subestimando proyectos futuros en un 5%, transcurrido el año, eso podría tener repercusiones financieras muy negativas para tu compañía.
Imaginemos que si facturamos la hora de trabajo a 120?, entonces dejamos de ingresar 12.000? por proyectos.
Si no dispones de datos históricos objetivos que te permitan evaluar las horas necesarias para completar un proyecto, seguirás presupuestando tus proyectos a la baja por lo que tu rentabilidad se verá afectada. De la misma forma, si presupuestas tus proyectos al alza serás menos competitivo que competidores tuyos con el riesgo que perder encargos.
Otro factor que se podría ver afectado por no disponer de datos históricos: los tiempos de entrega. Una infra valoración del tiempo que le llevará a tu equipo completar el proyecto de trabajo puede traducirse por retrasos y la incapacidad de cumplir con los plazos de plazos de entrega.
La estimación no necesita ser un arte; puede ser una ciencia
Gracias a la utilización de herramientas de Project Management, los Project Managers pueden disponer de informes sobre el estado de los proyectos en tan solo un click. Pueden analizar todo el tiempo invertido, entender dónde se ha invertido y compararlo con lo que tenían originalmente planeado. Con toda esta información se, pueden identificar áreas de mejora la próxima vez.
Ahora los datos del proyecto son visibles y procesables. Tienes una comprensión mucho más profunda de hacia dónde va tu esfuerzo.
Implementar estratégicamente el seguimiento del tiempo preparará a tu equipo para el éxito
Exigir que tu equipo haga un seguimiento del tiempo de sus proyectos puede resultar una carga para su día a día, salvo si lo comunicas de forma correcta y se implementa con desde una perspectiva estratégica.
A menos que las personas trabajen el 100% de su tiempo en un mismo proyecto, tu equipo debe controlar su tiempo a diario. Sí, es una tarea aburrida y poco reconocida, ¡imposible, incluso puedes llegar decir! Pero las horas reportadas son la mejor fuente de datos reales sobre el rendimiento y control de tus proyectos.
Para tener éxito, no debes pedirle a tu equipo que informe más detalles de los necesarios. Como mínimo, el empleado deberá imputar horas al proyectos y a las tareas. Idealmente, también podrá agregar notas descriptivas que ayuden a entender los procesos y sirvan de ayuda al resto de sus compañeros y managers.
Recomendamos tareas de seguimiento del tiempo que sean lo suficientemente específicas para comprender a dónde se va el tiempo, pero también lo suficientemente generales como para que sus segmentos de tiempo no estén excesivamente fragmentados. Por ejemplo, algunas tareas potenciales podrían ser investigación, propuestas, creación de prototipos, solución de errores, reuniones con clientes, llamadas telefónicas o viajes.
Mantener el nivel de detalle bajo control también será beneficioso cuando se ejecuten informes más adelante para comprender cómo se ha distribuido el tiempo de su equipo desde un punto de vista más global, en lugar de adentrarse en el detalle del tiempo empleado en tareas más puntuales y específicas.
