El tiempo es una variable básica a tener en cuenta en la jornada laboral. Disponemos de un tiempo delimitado que debemos gestionar para obtener niveles óptimos de rendimiento, productividad y eficiencia.

La gestión del tiempo requiere principalmente de una autogestión por parte del empleado. Para alcanzar el éxito empresarial también hay que saber reconocer este aspecto y proporcionar a la plantilla los recursos adecuados para que tenga datos positivos en esta autogestión.

La organización del tiempo por parte de los trabajadores tendrá un condicionante directo en la productividad de estos y la eficiencia trabajando. Es por esto, que han de tener en cuenta los ladrones de tiempo y la tendencia a procrastinar. No obstante, los líderes también juegan un papel importante sobre los empleados con las reuniones que establecen o el reparto de tareas que realizan. En este sentido, tienen que tener en cuenta el tiempo del que dispone cada empleado y cómo afecta de una u otra forma añadir a su lista nuevas tareas.

Perdemos más tiempo del que creemos

¿Cuántas veces has accedido al email durante la jornada laboral de hoy? Y las interrupciones ¿has calculado cuánto tiempo has perdido sin darte cuenta? ¿Has tenido hoy reuniones? ¿Han sido eficaces? Cuando te respondas a estas preguntas posiblemente te darás cuenta de que has perdido más tiempo del que creías. Los ladrones de tiempo son el principal enemigo de la productividad, y por ende, también afecta al éxito empresarial que se desea alcanzar.

• Reducen entre un 50 y un 70% las horas efectivas de trabajo.
• Afectan a los niveles de atención y capacidad de concentración.Provocan retrasos de entre seis y nueve minutos cada vez que se cae en la tentación, puesto que según los expertos psicólogos el cerebro tarda en llegar de nuevo al máximo rendimiento tras una interrupción.
• Se interponen en las metas planteadas, lo cual retrasa la consecución de los objetivos.
• El tiempo medio que permanecemos en una aplicación ronda los 81 segundos.

El uso de mail, las reuniones o las interrupciones son algunas de las principales causas que conllevan a la pérdida de tiempo en el trabajo, que revierten de forma directa en un descenso de la productividad de los trabajadores.

• El email se revisa una media de 20 veces por hora. Y al menos un 25% de la jornada de trabajo se invierte en responder o consultar emails.
• Cada trabajador emplea más de 30 horas al mes en reuniones improductiva.
• Un trabajador tiene un promedio de 56 interrupciones diarias.

El éxito empresarial pasa por medir los tiempos

La mala gestión del tiempo no solo repercute en un descenso de la productividad, sino que también provoca estrés y desmotivación en el empleado. Esta falta de autogestión puede venir provocada por diferentes motivos cómo falta de consciencia, falta de objetivos, exceso de reuniones o uso inadecuado de herramientas ofimáticas como el correo electrónico, incapacidad para distinguir entre lo importante y lo urgente o interrupciones excesivas.

Detectar que estos problemas se están cometiendo no es fácil, es por ello que disponer de herramientas que ayuden a la autogestión y midan los tiempos se sitúa como una solución óptima para el éxito empresarial. Este tipo de mecanismos son adecuados para empresas que trabajan principalmente con dispositivos electrónicos. De tal forma, que se pueda instalar un software que permita contabilizar el tiempo que se dedica a cada aplicación, las horas que se dedican a cada tarea y permita también establecer objetivos que eviten caer en la procrastinación.

Según los datos recogidos por WorkMeter, el porcentaje medio del uso del email sobre el tiempo total productivo alcanza el 17%. Además, el TMA medio del uso de email es de 68 segundos (un minuto y ocho segundos). Es decir, que pasamos este tiempo concentrados dentro del correo electrónico sin cambiar de aplicación o sin sufrir ninguna interrupción. Lo que desvela que no dedicamos apenas tiempo a responder al email. Por otra parte están las reuniones, otro de los grandes ladrones de tiempo. Del tiempo total que pasamos en reuniones el 61% corresponden a reuniones programadas y el 39% a reuniones imprevistas. El TMA, que en este caso nos indica la duración, de la reuniones programadas es de 23 minutos mientras que el TMA de las reuniones imprevistas es de 18 minutos. Esto significa que las reuniones que son programadas con antelación son más largas que las reuniones imprevistas.

La información que estas herramientas aportan ayuda a los usuarios a entender cómo reparten su tiempo entre las diferentes tareas, para que puedan optimizar y focalizar sus esfuerzos en el trabajo que aporta más valor. Con todo esto se logra un cambio en la forma de trabajo y repercute positivamente en la eficiencia, productividad y éxito empresarial de los mismos. Saber gestionar el tiempo tanto a nivel interno como externo está enlazado al éxito de la empresa, pues los clientes buscan resultados rápidos y de calidad.

Todos estos datos además de ayudar a los empleados de forma personal para que se puedan organizar las jornadas laborales de la forma más óptima y también son útiles para los directivos. De tal forma, que pueden llevar a cabo un mejor reparto de tareas y delegar en unos u otros.