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Una compañía se encuentra en constante cambio. Por ello debemos continuar mejorando cada día, a medida que avanzamos y nos acercamos a nuestros objetivos. Podemos verlo como un entrenamiento deportivo. Un día, decides salir a correr. Corres 10 minutos. A los dos días, vuelves a salir, corres 15 minutos. Vuelves a salir al día siguiente. Corres también 15 minutos, pero logras hacer más distancia. Al cabo de un mes, corres una hora todos los días. Además, al principio, cuando empezaste a correr, cenabas una pequeña ensalada. Pero ahora necesitas una más contundente, e incluso un postre, para tener más energía al día siguiente.
Piénsalo, ¿Dónde te habrías quedado si hubieras seguido corriendo 10 minutos cada día? ¿Crees que habrías sido capaz de seguir progresando si siempre hubieras comido la misma cantidad de ensalada. A medida que nuestra demanda crece, debemos adaptarnos a ella. Si no, nos estancamos. Ahora llega la gran pregunta: ¿Cómo lo hacemos?
Los pasos fundamentales para la mejora de procesos en tu empresa
Cada empresa es diferente. Las cosas funcionan a su manera en cada sitio. Por eso, a continuación te mostramos 4 pasos que puedes seguir sin importar a qué se dedique exactamente tu empresa.
Mejora de procesos: Identifica la necesidad de cambio
Lo primero que debemos hacer es identificar los aspectos o los procesos que necesitamos mejorar. Una buena forma de hacer esto es llevar a cabo una auditoría de procesos. Esta auditoría nos permitirá identificar los problemas actuales o los riesgos potenciales a los que se enfrenta tu compañía. Utilizando los resultados de la auditoría, tendremos la capacidad de priorizar las áreas de negocio que queremos mejorar. Además, en esta fase podremos identificar cómo cada uno de los procesos impacta en tu compañía y recursos.
Mejora de procesos: Analiza el proceso actual
Una vez que has decidido qué procesos vas a mejorar, debes analizar el procedimiento actual. De esta manera podrás entender el proceso de principio a fin, y fijar objetivos de mejora realistas. Para ello existen herramientas de medición que permiten descargar informes sobre la actividad de tu equipo de profesionales y su desempeño laboral, cómo EffiWork, nuestro software de productividad de WorkMeter. Pero antes de adquirir las herramientas adecuadas el análisis de tus procesos empresariales, deberías considerar los siguientes puntos:
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¿Qué falla en el proceso?
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¿Qué pasos del proceso crean obstáculos?
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¿Qué paso del proceso requiere más tiempo?
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¿Qué paso del proceso causa más retrasos?
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¿Hay algún paso que haga que los costes y recursos suban?
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¿Hay algún paso que haga que la calidad baje?
Mejora de procesos: Consigue compromiso y apoyo
El tercer paso de este proceso es lograr compromiso por parte de los perfiles senior. Este paso probablemente sea el más importante por sí solo, ya que los managers, generalmente seniors, serán los que tengan la última palabra. En este punto, es crucial que transmitamos la necesidad de cambio y lo imprescindible que resulta implementar las mejoras que hemos planificado.
Mejora de procesos: Crea una estrategia de mejora
Hemos llegado al final. Ahora necesitamos una estrategia de mejora. Aquí deberemos poner sobre la mesa todos los factores que hemos analizado, y elaborar un plan. En esta estrategia, deberemos detallar los puntos que vamos a atacar con más urgencia, y cómo lo vamos a hacer en detalle. Deberías indicar qué pasos de cada proceso son los que no funcionan correctamente, y por qué y cómo deberían hacerlo. Por supuesto, debes ser realista, y establecer objetivos alcanzables que estén alineados con tus logros estratégicos.
