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En cualquier empresa, la medición objetiva es la única guía fiable para determinar el éxito o el fracaso. Las métricas nos van a decir en qué punto nos encontramos y hacia qué dirección vamos. No llevar un registro correcto de nuestros datos nos hará perder enormes cantidades de tiempo y recursos. Si queremos evitar esto, debemos llevar un registro correcto de todos nuestros proyectos. Es necesario medir todos los aspectos relevantes de cada uno de los proyectos que se estén desarrollando en nuestra empresa.
Indicadores de medición de un proyecto
Gestionar proyectos es una tarea compleja, por ello las métricas son imprescindibles para llegar a buen puerto con los proyectos de nuestra empresa. La pregunta que debemos hacernos es muy sencilla. ¿Qué es relevante, y qué no? La respuesta la encontrarás a continuación. Estos son los indicadores de medición de proyectos que siempre has de tener en cuenta.
Productividad
Esta métrica permite a los directores de proyecto gestionar los recursos invertidos. En este indicador encontraríamos una comparación del esfuerzo total invertido con el presupuesto invertido. Cualquier retraso en la fecha de entrega, bajo rendimiento del personal, o circunstancias que escapan a nuestro control podrán tener un impacto significativo en esta métrica. El problema es que la medición del desempeño es complicada. ¿Cómo medir entonces el rendimiento de nuestros equipos?
Recomendamos medir el foco más que el tiempo de trabajo. En efecto, las personas pueden trabajar muchas horas pero, a veces, no invierten su tiempo en aquellos procesos o tareas que más valor aporta a la organización. Saber cuál es el porcentaje de tiempo de trabajo en tareas claves puede ser un indicador interesante para entender cómo se trabaja, revisar procesos internos y optimizar la gestión del tiempo de las personas. Hay que definir un perfil óptimo para cada puesto de trabajo, identificar las tareas relacionadas con el mismo así como las herramientas corporativas necesarias para llevarlas a cabo. Una vez, definido y con la ayuda de un software de medición del desempeño como EffiWork dispondrá del un indicador de productividad.
Seguimiento del proyecto
Los objetivos de un proyecto se suelen establecer normalmente por adelantado, pero los cambios o cualquier factor añadido pueden mermar hasta los esfuerzos más grandes de los mejores Project Managers.
El Project manager debe poder comparar, en todo momento, los resultados reales con las previsiones iniciales. Si hay desviaciones que pueden conllevar retrasos, deberá re-ajustar los tiempos o re-asignar recursos.
Es importante, disponer de un buen gestor de tareas para llevar un control exhaustivo de los avances del proyectos y anticiparse a los posibles cambios que pueden surgir. Muchas veces las tareas de un proyecto están interrelacionadas lo cual significa que de la finalización de una tarea depende el inicio de otra. Cualquier retraso en una tarea tendrá consecuencias para otras tareas y para el proyecto porque todo está enlazado.
El Project manager debe disponer de un gestor de tareas que le permita planificar en el tiempo cada tarea y definir la dependencia entre tareas. Asimismo, esta solución debería poder medir el tiempo invertido en cada tarea, su nivel de cumplimiento y las posibles desviaciones respecto a la planificación inicial. El Project manager sólo podrá tomar decisiones acertadas si dispone de indicadores objetivos de medición de tiempo.
Calidad y satisfacción
Las métricas de calidad y satisfacción están completamente orientadas al cliente. Asegurar una mínima cantidad de fallos durante la realización del proyecto, además de una entrega de calidad al finalizar el proyecto, debería ser una parte indispensable de cada uno de nuestros proyectos. Por una parte hay que comprobar que los plazos de entrega se han cumplido y, por otra, parte nuestro departamento de customer success debería recoger el feedback del cliente acerca de la calidad del producto o servicio entregado.
Costes
Medir los costes de manera detallada es absolutamente crítico para determinar el éxito o el fracaso de un producto. Algunos son fáciles de medir como, por ejemplo, los coste de pre-planificación, los costes de material y los costes de explotación, pero otros, como el coste de Recursos Humanos son mucho más difíciles de medir a pesar de ser una de las partidas más importante.
El mayor problema que se encuentra la dirección del proyecto es que los gestores de proyectos tradicionales no miden con exactitud las horas que se invierten en cada proyecto o cliente. Son herramientas declarativas y, por lo tanto, aproximadas. Un software de gestión de proyecto como WorkProject, le permitirá medir de forma totalmente automática las horas de trabajo a imputar a cada tarea y proyecto. Asimismo, calcula con exactitud el coste de los empleados y otros gastos inherentes al proyecto.
Margen de beneficios
El margen de beneficios es la diferencia entre los costes que ha tenido el proyecto y la facturación. Todo proyecto debe tener un margen de beneficios establecido desde el principio, que debe ser medido y controlado durante la realización del proyecto. Es interesante comparar el presupuesto que enviamos al cliente con las horas totales que deberíamos haber facturado. Esto nos permite comprobar si nuestra estimación estaba correcta y nos ayuda a elaborar presupuestos futuros.
Finalmente, el análisis de margen nos permite segmentar nuestra cartera de clientes en función de su rentabilidad y no en función de la facturación. El cliente al que más facturamos no siempre es el más rentable. La facturación no asegura un flujo de caja pero de la rentabilidad depende la salud financiera de nuestra organización.
