Gestión del tiempo: 8 herramientas que aumentarán tu productividad

herramientas de gestión del tiempo

A pesar de la rápida transformación digital dentro del mundo laboral a la que nos enfrentamos, seguimos perdiendo gran parte de nuestro tiempo en actividades que podrían evitarse fácilmente si conseguimos apoyarnos en herramientas tecnológicas clave. 

En este artículo, vamos a ver juntos algunas herramientas que pueden ayudarte a sacar el máximo partido a tu tiempo de trabajo y a eliminar los ladrones de productividad. 

Es necesario resaltar que la tecnología nos ha generado malos hábitos, algunos difíciles de eliminar, por ejemplo; mirar constantemente las notificaciones de nuestros smartphones. Por otro lado, sin darnos cuenta perdemos una parte sustancial de nuestro tiempo laboral en distracciones y tareas manuales que podrían ser más eficientes. Pero resolver estos inconvenientes es posible gracias a las herramientas de gestión de tiempo. 

8 herramientas de gestión del tiempo

La mejor manera de combatir a los ladrones de tiempo es, sin duda, analizar nuestros hábitos y eliminar todas las malas costumbres. Pero para facilitar este proceso y hacer que tu día sea más eficiente y productivo, puedes apoyarte en herramientas de gestión del tiempo. A continuación te damos las mejores opciones del mercado.

EffiWork

EffiWork, es un software de medición de productividad diseñado por WorkMeter específicamente para optimizar la gestión del tiempo de los trabajadores y aumentar su productividad durante sus jornadas laborales. 

A través de la recopilación automática de datos, te ofrece una fotografía clara de cómo gestionas tu tiempo productivo y te permite optimizar tu trabajo. Verás una  serie de indicadores sobre tu actividad y productividad así como sobre el reparto del tiempo entre las distintas tareas, proyectos y aplicaciones.

EffiWork facilita la autoevaluación para que puedas tomar decisiones encaminadas a tu propio desarrollo y mejora. El autoanálisis te ayuda a ser más autónomo y  participativo.

Los datos objetivos sobre tu propio desempeño, te permite flexibilizar la jornada de trabajo al descubrir a qué horas del  día sientes tu mente más activa, para distribuir  tu tiempo entre las  tareas más difíciles o profundas y dejar las superficiales o sencillas para aquellos momentos en los que identificas, gracias a la herramienta, que tu concentración se dispersa.

EffiWork, además de ser parte de las herramientas de gestión del tiempo de trabajo más útiles, también dispone de sistemas automáticos de desconexión digital, pues es muy importante saber parar. La desconexión laboral es necesaria para mejorar tu productividad y retomar tus tareas con la mente despejada.

Otro beneficio de esta herramienta para las empresas es su fichaje completamente automático, lo que permite cumplir con la ley de control horario y la ley de teletrabajo. 

Nueva llamada a la acción

Google calendar

El calendario de Google, es una de las herramientas de gestión del tiempo más usadas alrededor del mundo, a nivel personal y profesional. Facilita la comunicación entre profesionales, permitiéndoles compartir sus calendarios, citas y reuniones, manteniendo a todos actualizados. Podrás ver la disponibilidad de cada miembro y agregar recordatorios.

Google Calendar permite administrar tus tareas y proyectos de forma diaria, semanal o mensual y de manera inteligente para ahorrar tiempo.

Tienes cinco opciones para organizar tu día o semana, así comunicar a tus colaboradores cuando estás ocupado o disponible: Evento, fuera de la oficina, recordatorios, tarea y horas disponibles. 

Su interfaz es intuitiva y personalizable, además de contar con numerosas y útiles funcionalidades, se sincroniza con otras aplicaciones, gestores de tareas y calendarios para que puedas centralizar toda tu información en una misma aplicación y gestionar mejor tu tiempo.

Usage Time app

¿Cuántas veces desbloqueas tu teléfono durante el día para leer las notificaciones? ¿Cuánto tiempo pierdes desplazándote por tu feed de Instagram? Esta herramienta evita precisamente eso.

Usage Time es una aplicación para tu smartphones que, una vez instalada, comienza a llevar un registro de la actividad e interacción que tienes con tu teléfono: cuántas veces lo desbloqueas en un día, cuántas horas lo usas en total y cuánto tiempo pasas en cada aplicación. 

Además, permite dar límites de tiempo para el uso de cada aplicación. Por ejemplo, puedes decidir darle un límite de 30 minutos a la navegación dentro de tu red social favorita, así asegurarte de que no consume horas de tu día.

Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos y tareas más sencillas e intuitivas. 

Es una gran herramienta de planificación y gestión del tiempo, ya que permite organizar las diferentes actividades por tableros con listas de fichas. Cada pestaña puede ser una tarea a resolver, pero también una nota, un enlace a guardar, una actividad hecha, o cualquier otra cosa, dependiendo de cómo organices los tableros.

También permite asignar tableros a una o varias personas, darles una fecha límite y añadir etiquetas.

Al anotar cada tarea, no perderás ninguna por el camino. Además, si gestionas un equipo, no distraerás a nadie enviando correos electrónicos o comunicando verbalmente nuevas tareas o cambios de estado: basta con actualizar los tableros de tu panel de tareas.

Google task

Una de las muchas herramientas de gestión del tiempo de Google a mencionar.

Google Task te permite realizar un seguimiento de tus actividades diarias, organizar varias listas de tareas y controlar los plazos de entrega más importantes.

Esta herramienta sincroniza tus tareas en todos tus dispositivos y con aplicaciones como Google Calendar y Gmail. De esa manera, no corres el riesgo de olvidarlas.

TaskBoard

Una aplicación que permite organizar las tareas agregadas al listado de Google Task en un tablero Kanban. Facilita la comunicación y colaboración entre equipos, todo en tiempo real. 

Sigue la dinámica de Trello, pero su ventaja es la integración a las herramientas de Google Workspace. Lo que permite conectar las actividades al Google Calendar, agregar o enlazar documentos a través de Google Drive o asignar responsables y notificarles rápidamente por Gmail. 

TaskBoard ahorra tiempo, optimiza la organización de proyectos y beneficia la productividad laboral. Una efectiva herramienta de gestión del tiempo. 

Bitwarden

Bitwarden es un gestor de contraseñas. Está disponible como software, extensión, aplicación o versión web. 

Su función es sencilla, almacena los nombres de usuario y las contraseñas al introducirlos en cualquier sitio web o aplicación, encriptándolos para tu tranquilidad. 

Tiene un generador de contraseñas interno que las crea de forma aleatoria y segura, lo que permite ahorrar tiempo. 

En el plan de pago también te permite compartir las credenciales que quieras con tu equipo.

Forest

La última herramienta que te recomendamos es Forest, es una aplicación única y divertida que te ayudará a mantenerte enfocado y encaminado durante tu jornada laboral o desarrollo de cualquier actividad.

El concepto es simple: cada vez que quieras concentrarte, planta un árbol virtual. Si te mantienes enfocado, el árbol crecerá. Si pierdes el foco, el árbol morirá. Como implica el nombre de la aplicación, puedes hacer crecer varios árboles para crear un bosque virtual.

Además de ser una divertida y original herramienta de gestión del tiempo, su experiencia de uso refuerza la necesidad de mantener la concentración durante un periodo de tiempo determinado en una actividad, tarea o proyecto.

A su vez, recuerda a los trabajadores tomar unos minutos de descanso, una vez se haya cumplido con el tiempo configurado, ya que sigue la estrategia de la técnica pomodoro. No obstante, puedes configurar más de 25 minutos de tiempo de concentración. 

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