Independientemente de la naturaleza de tu negocio o de su tamaño, si gestionas proyectos necesitas de ese compañero que te hace la vida más fácil, esa herramienta que analiza los tiempos y la dedicación a las diferentes tareas que realizas, esa solución que te permite optimizar la rentabilidad de tus recursos.

Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a organizar mejor todos las actividades de tu negocio, así como a entender los flujos de trabajo de los equipos y profesionales vinculados.

El mercado de herramientas para gestionar proyectos cuenta con una oferta de software muy amplia; ofreciendo soluciones para organizaciones emergentes o startups, así como para multinacionales con más de 5.000 empleados. Por esta razón, hay que saber o aprender a escoger, pues no se trata de utilizar la herramienta más actual o la que más funcionalidades tiene, sino la que mejor se adapta a tu negocio y a tus necesidades.

¿Por qué necesitas herramientas de gestión de proyectos?

Las herramientas de gestión de proyectos, buscan organizar, desde el principio hasta el final, las etapas y el progreso de un proyecto: planificación, seguimiento, control de tareas, presupuesto, equipos, etc.

Todas las acciones y áreas de un negocio afectan la gestión de determinados proyectos, y viceversa, por lo que es necesario poder gestionar adecuadamente, el contexto y los objetivos, la planificación en el tiempo y las fechas límite, el presupuesto, los recursos, los riesgos, entre otros factores clave que solo una herramienta de gestión de proyectos logra unificar.

Muchas empresas realizan el seguimiento de sus proyectos de forma manual, usando el correo electrónico y tablas de Excel, pendiendo tiempo productivo en tareas que se pueden automatizar.

Actualmente existen herramientas capaces de automatizar la recogida de datos. Estas, son necesarias para minimizar los riesgos de fracaso generados por una mala gestión del presupuesto o por el incumplimiento de fechas límite, ya que logran medir el tiempo invertido por proyecto y responder a preguntas como: ¿Cuántas horas de trabajo llevamos? ¿Qué coste representa? ¿Estamos alineados con el presupuesto?

Al disponer de datos de medición de tiempo, es posible organizar mejor los recursos de un proyecto, calcular su rentabilidad y el retorno de la inversión así como facturar evitando los errores asociados a procesos manuales y minimizando innecesarias cargas administrativas.

Las mejores herramientas de gestión de proyectos

Algunas organizaciones cuentan con los medios para desarrollar su propia herramienta de gestión de proyectos, pero la mayoría de las pymes necesitan soluciones flexibles, fáciles de usar y, sobre todo, de coste contenido.

Las soluciones SaaS (Software as a Service) que se encuentran en el mercado, permiten a todas las organizaciones, sea cual sea su tamaño, acceder a herramientas que cubren sus necesidades y agilizar los procesos de gestión de proyectos.

Ahora que entiendes la necesidad de las herramientas de gestión de proyectos ¡ya estás listo para elegir! A continuación, te presentamos las soluciones digitales indispensables para una adecuada gestión integral de proyectos; costes y tiempos. Aquellas que facilitan el seguimiento de tareas, así como los repositorios de documentos compartidos más efectivos.

Software para la gestión integral de proyectos

Los software para la gestión integral de proyectos, son herramientas colaborativas que ayudan a las empresas, en especial a los directivos y responsables, a gestionar el trabajo de principio a fin.

Gracias a este tipo de sistemas es posible planificar, ejecutar, monitorear, informan y medir el desempeño así como reconocer la rentabilidad de sus proyectos, sus servicios y su cartera de clientes.

WorkProject

La mayoría de software gestión de proyectos, dependen totalmente de la intervención del usuario, siendo poco objetivos pero fácilmente manipulables, salvo WorkProject; un software de gestión de proyectos y control de costes 100% automático.

La solución WorkProject cuenta con una tecnología única en el mercado, que asigna automáticamente el tiempo invertido en cada uno de los proyectos y tareas vinculadas, brindando datos objetivos y precisos.

La principal ventaja de WorkProject es su facilidad de uso y la cantidad de tiempo que ahorra a la hora de reportar proyectos y tareas. Permite ver todos los proyectos de la empresa y los empleados o grupos que trabajan y reportan en estos. Analizando así el tiempo, los plazos, el coste y la rentabilidad de los mismos.

El análisis es muy detallado, muestra en tiempo real el detalle de las horas invertidas por día, por empleado o por grupo. Todo es automático, de esta manera es posible evitar la perdida de tiempo en la realización de informes manuales, reduciendo así las tareas más administrativas para que el equipo pueda focalizarse mejor en los procesos de valor.

Además, permite calcular los costos, la facturación y el margen, así como identificar las posibles desviaciones y comparar los resultados con las previsiones iniciales, permitiendo, de un simple vistazo, analizar la rentabilidad de los proyectos, productos y servicios, e incluso, de la cartera de clientes de la empresa. Todo en tiempo real.

Al ser SaaS, es posible acceder desde cualquier navegador o dispositivo, en cualquier momento y lugar, así poder ver y revisar todos los datos recogidos por la herramienta.

Gracias a WorkProject es posible llevar un control exhaustivo de los proyectos de la empresa e identificar la rentabilidad de los mismo. Incluso tener un control de la cartera de clientes.

Esta completa herramienta de gestión de proyectos, cuenta con un completo centro de ayuda, que facilitará la navegación dentro de su entorno web. WorkProject ofrece una versión gratuita que puedes probar durante 15 días.

Aplicaciones para la administración y seguimiento de tareas

Las aplicaciones para la administración de tareas, son herramientas colaborativas que se enfocan en las actividades a realizar para cumplir con el objetivo de un proyecto; organizando y monitoreando su progreso para mantenerlo dentro del programa.

Trello

Esta herramienta salió al mercado en 2011 y sigue siendo considerada como una de las mejores.

Con su versión para sistemas móviles de iOS y Android, permite coordinar fácilmente las tareas mediante los diferentes tableros. Quizá no es las más completa del mercado, ya que se centra sobre todo en las tareas pendientes y el reporte es manual, pero su facilidad de uso la hace muy utilizada tanto a nivel personal como profesional.

Permite establecer plazos, adjuntar listas de tareas por tablero, clasificar a los equipos y personas, adjuntar enlaces o archivos y llevar un seguimiento del registro de actividad.

Trello cuenta con una versión gratuita, un poco limitada, aunque el gran salto se nota en sus versiones profesionales a partir de 10 y 20 euros mensuales.

Asana

Asana nació en el año 2011 y permite crear un espacio de trabajo para todos los miembros del equipo.

Una vez creado el proyecto, puedes diferenciar las tareas, organizarlas por etiquetas, incluir fechas de entrega y también adjuntar los archivos necesarios.

Lo que también se destaca de Asana, es su sistema de comunicación integrado que no depende de otras herramientas externas. La misma suite ofrece una herramienta sencilla de gestión de tareas, más un servicio de chat interno.

Si cuentas con equipos de trabajo reducidos puede ser interesante, ya que la opción más básica permite la gestión de hasta 15 personas.

Repositorios documentales compartidos

Se trata de aplicaciones en línea que permiten almacenar documentos, en diferentes formatos, organizarlos por carpetas y compartirlos a determinadas personas o equipos de trabajo para controlar los avances o desarrollos de cada actividad. Entre estas herramientas, las más usadas son:

Google Drive

Una herramienta de Google para mejorar la productividad y edición de los proyectos de empresa.

Vale la pena resaltar que todo el WorkSpace de Google, facilita la gestión de proyectos, desde su Google Calendar y chat interno, hasta su Google Task y sistema de almacenamiento.

La herramienta de Google Drive, permite la colaboración segura, y en tiempo real, entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Toda la información se encuentra alojada en la nube permitiendo su visualización desde cualquier lugar y dispositivo.

Además, ofrece 15 GB de almacenamiento gratis. Puedes guardar fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones, vídeos o lo que quieras y compartirlos.

Dropbox

Un espacio de trabajo moderno es la definición correcta de Dropbox; otra efectiva solución de almacenamiento que permite la edición compartida de documentos, entre varios usuarios, reduciendo así las tareas improductivas para que tus empelados puedan centrarse en las actividades más importantes.

Ahora que conoces las mejores herramientas de gestión de proyectos, podrás evaluar sus funcionalidades y elegir la que más se adapte a tus necesidades.

Recuerda contar con una herramienta de gestión de proyectos para llevar una excelente administración de los mismos y alcanzar el éxito.

Además, los software de gestión de proyectos fomentan equipos más motivados y aumentan el rendimiento laboral, garantizando las entregas así como desarrollo de las tareas; acciones que ofrecen un retorno real de la inversión y generan clientes satisfechos.