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Herramientas colaborativas

Herramientas colaborativas para una óptima gestión de proyectos

Herramientas colaborativas

¿Cuentas con herramientas colaborativas para optimizar la gestión de tus equipos de trabajo? Con el nuevo paradigma laboral es fundamental identificar las herramientas que posibilitan formas de trabajo inteligentes e impulsan la conectividad entre los equipos para promover el crecimiento de tu empresa.

Las herramientas colaborativas son la clave para gestionar el teletrabajo o un modelo de trabajo híbrido, las jornadas de trabajo flexible y los equipos deslocalizados. 

Después de un largo año de teletrabajo, derivado de una pandemia inesperada, las empresas identificaron que las herramientas colaborativas eran la respuesta ideal para continuidad del negocio. Su influencia ha sido tan positiva que durante el trabajo a distancia, se demostró un aumento considerable en los niveles de productividad de los profesionales, por lo que prescindir de estas herramientas colaborativas no es una opción en la realidad actual, dónde el modelo híbrido de trabajo y la transformación digital son protagonistas.

Las herramientas colaborativas, al promover la flexibilidad laboral, motivan a los profesionales, brindándoles la posibilidad de autogestionarse, esto fomenta un clima laboral positivo y fortalece la cultura corporativa.

Identificar una forma de trabajo conectada, independiente del lugar, el tiempo y el dispositivo, basada en los pilares de la colaboración y el intercambio, es la clave del éxito de las empresas en la realidad actual, dónde la gestión colaborativa de los procesos de negocio está libre de la presencia física de los trabajadores.

Qué son las herramientas colaborativas y por qué son esenciales

En una realidad influenciada por la transformación digital, cualquier proyecto requiere de una correcta cualificación tecnológica, esto se traduce en la necesidad de adoptar herramientas colaborativas de acuerdo a las necesidades de determinado proyecto o de la empresa. Pero, ¿Qué son exactamente este tipo de herramientas? 

Cuando se habla de herramientas colaborativas se hace referencia a plataformas o aplicaciones que fomentan la conectividad y el trabajo entre equipo. Funcionan a través de un modelo de almacenamiento en la nube, lo que permite a todos los empleados de una empresa interactuar; no solo entre ellos sino también externamente, con clientes o partners. 

Las herramientas colaborativas tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo, a través de funcionalidades específicas que permiten planificar, ejecutar, controlar y analizar las diferentes tareas y procesos de un proyecto empresarial.

Estas plataformas, dentro de un entorno laboral, favorecen el intercambio de recursos, la comunicación y la colaboración en tareas y procesos, manteniendo así la información actualizada y potenciando el rendimiento laboral. 

Además de la accesibilidad de los documentos almacenados en la nube, el gran beneficio de las herramientas colaborativas, es su capacidad nativa para reunir a toda la fuerza laboral en un único entorno virtual. De esta forma, la empresa puede romper los esquemas que siempre han condicionado o limitado la comunicación y la propia productividad, creando un entorno saludable alineado con una dinámica del trabajo efectivo y ágil.

Criterios para elegir herramientas colaborativas efectivas

Tal y como se ha mencionado previamente, las herramientas colaborativas incluyen funciones para gestionar proyectos y tareas facilitando y optimizando el trabajo en equipo. 

El mercado de herramientas colaborativas o software de proyectos y tareas es muy amplio, por lo que elegir el paquete de soluciones ideal requiere de una análisis funcional preciso, de acuerdo a las necesidades del equipo y la empresa, es por eso importante tener en cuenta una serie de características clave, estás te guiarán hacia la mejor elección de herramientas.

Almacenamiento en la nube

Uno de los pilares de las herramientas colaborativas es la posibilidad de almacenar toda información en la nube, esto permite que todo el equipo pueda acceder, editar y compartir cualquier documento, tabla o dato sin ningún problema, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

La mayoría de herramientas permiten definir permisos de acceso individuales, los directores o responsables del proyecto son los encargados de establecer a qué datos tiene acceso cada miembro o permitir el acceso a todos los paneles y funcionalidades de la plataforma.

Asegúrate de que la herramienta colaborativa que elijas cuente con un espacio de almacenamiento suficiente para toda la información se maneja en los proyectos de tu empresa. 

Comunicación en tiempo real

La posibilidad de tener comunicaciones en tiempo real es una funcionalidad que la mayoría de herramientas colaborativas tienen. Eso permite tener actualizados los procesos y tareas vinculados a los proyectos de la empresa. 

Más allá de los sistemas tradicionales de comunicación digital, como las videollamadas, mensajería instantánea o correos electrónicos, las herramientas colaborativas suelen tener paneles dedicados a mantener la comunicación sobre el progreso de las actividades y tareas, a través de comentarios o actualizaciones sobre avances, visibles inmediatamente a todo el equipo vinculado. 

Calendario compartido

El calendario laboral es fundamental para la organización de tiempos, turnos, reuniones, vacaciones, eventos, visitas y fechas de entrega para el avance de cualquier proyecto y la correcta organización del tiempo de trabajo del equipo.

Contar con un calendario compartido dentro de cualquiera de las herramientas colaborativas que se elijan, es útil y beneficioso para el equipo, ya que por un lado, les permite identificar la disponibilidad de sus compañeros y visualizar las fechas relevantes, por otro lado, optimiza la gestión de su tiempo de trabajo. 

Integración con otras herramientas

Generalmente una herramienta colaborativa, cuenta con la opción de integrarse con otra que la puede complementar, así generar un entorno de trabajo virtual más efectivo y completo. 

No obstante, existen herramientas muy completas con diferentes funcionalidades que cubren y automatizan la mayoría de procesos para el desarrollo de los proyectos de la empresa. 

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Las mejores herramientas colaborativas del mercado

Para que logres configurar correctamente el entorno de trabajo virtual, con herramientas colaborativas 2.0, te invitamos a conocer las mejores del mercado, que elevarán la productividad de los profesionales de tu empresa y les facilitará la consecución de objetivos. 

Google Workspace

Google Workspace es un espacio de trabajo virtual que reúne todas las aplicaciones de productividad laboral: Gmail, calendar, drive, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, videoconferencias, chat, lista de tareas, etc.

Google ha creado una herramienta muy completa, a través de la cual los profesionales, pueden compartir documentos, comentarlo y editarlos, pueden hacer videollamadas con clientes, partners, compañeros y equipos. Además, brinda la posibilidad de transmitir videos directos a través de YouTube para enriquecer su perfil público con contenido adicional.

Sin olvidar su eficiente canal de comunicación, que permite crear chats grupales para hasta 150 personas, videollamadas con hasta 10 contactos al mismo tiempo.

WorkProject

WorkProject, es un software de medición de proyectos y control de costes que permite gestionar la facturación y el margen, así como identificar las posibles desviaciones y comparar los resultados con las previsiones iniciales, permitiendo, de un simple vistazo, analizar la rentabilidad de los proyectos, productos y servicios, e incluso, de  la cartera de clientes de la empresa. Todo en tiempo real.

Además cuenta con una tecnología única en el mercado que permite crear diferentes proyectos y ver el tiempo que cada profesional invierte en cada tarea vinculada, de forma completamente automática. Gracias a esto es posible visualizar la actividad y la productividad total, todo en tiempo real.

Todos los empleados pueden acceder y exportar los informes sobre cada proyecto, estos incluyen diferentes gráficos que ilustran el progreso global del mismo, siendo bastante directo y agradable a la vista. La posibilidad de exportación permite la integración con otras plataformas para la automatización de procesos y actualización de datos. 

WorkProject es una completa herramienta colaborativa. Los empleados pueden introducir y compartir notas de gastos, comentarios y adjuntar documentos. Toda la información queda reflejada en el historial del proyecto y puede ser consultada en cualquier momento.

Con WorkProject es posible llevar un control exhaustivo de los proyectos de la empresa e identificar la rentabilidad de los mismos, tanto como de la cartera de clientes. Además, cuenta con un completo centro de ayuda, que facilitará la navegación dentro de su entorno web.  WorkProject ofrece una prueba gratuita de 15 días. 

Trello

Una herramienta colaborativa perfecta para desarrollar y gestionar el avance de proyectos complejos junto con otros colaboradores. A diferencia de WorkProject, Trello solo ofrece un panel que se centra sobre todo en las tareas y su consecución, además el reporte es manual. Se destaca por su facilidad de uso.

Permite establecer plazos, adjuntar listas de tareas por tablero, clasificar a los equipos y personas, adjuntar enlaces o archivos y llevar un seguimiento del registro de actividad, todo a través de columnas. Cada sección vertical identifica un estado de cada tarea.

Slack

Una herramienta colaborativa muy útil para la comunicación entre equipos y compañeros. Es una de las aplicaciones de comunicación más utilizadas ya que ofrece un excelente servicio de mensajería instantánea y facilita el envío de archivos dentro de un grupo de contactos. Perfecto para integrarse con Skype, Twitter y Google Drive también.

En realidad, las oportunidades de colaboración se expanden mucho, también tocando Google Calendar y Trello. Además de la posibilidad de utilizar esta aplicación desde cualquier dispositivo móvil y aplicación de navegador web, que hace que todo sea más flexible.

Loom

Dentro del equipo, siempre puede ser necesario dar explicaciones detalladas a los compañeros de trabajo. Para ofrecer claridad sobre las novedades o avances de un proyecto, Loom es la herramienta adecuada. 

Se trata de una extensión de Chrome que permite crear grabaciones de vídeo, con o sin audio, estas son almacenadas en un espacio en línea compartido. También se pueden compartir a través del enlace que facilita la herramienta, correspondiente al vídeo realizado. Es muy útil para crear tutoriales y transmitirlos a clientes o colaboradores, también para utilizarlos como herramienta de marketing de contenidos.

El trabajo en equipo es esencial para alcanzar el éxito de las empresas; para lograrlo en una realidad donde la transformación digital es protagonista, se debe mantener la comunicación y la coordinación entre los integrantes, desde cualquier lugar y dispositivo, además de fortalecer su motivación con modelos de trabajo flexibles y beneficios de conciliación. Todo esto es posible si la empresa cuenta con un entorno de trabajo virtual construido con las herramientas colaborativas idóneas, alineadas a las necesidades de la empresa.

Ahora que conoces las herramientas colaborativas más efectivas del mercado, es momento de identificar lo que necesita tu equipo de trabajo para ser más efectivo y tomar la mejor decisión así optimizar la gestión y el desarrollo de los proyectos de tu empresa.

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