La gestión presupuestaria, o bien, la formulación del presupuesto de la empresa, es un punto crucial para cualquier tipo de negocio o emprendimiento. De hecho, a través del presupuesto empresarial, es posible planificar, a largo plazo, las acciones para el éxito del negocio.
El control presupuestario sirve para que las organizaciones administren mejor sus gastos y costes, así como para que planifiquen mejor sus acciones.
Gestión presupuestaria: Concepto y definición
La gestión presupuestaria es la práctica de la dirección de una empresa, que define, en volumen y en valor, las previsiones económicas de la actividad de la organización, generalmente en el plazo de un año. Es el resultado de un análisis sobre los datos históricos y los resultados económicos y financieros, alcanzados y por alcanzar, en un período previamente definido.
Permite a los gerentes y contables de una empresa, estimar el resultado económico y los objetivos futuros, en base a un análisis preciso. La gestión presupuestaria, ayuda a definir estrategias y acciones futuras basadas en objetivos bien definidos. Suele ser el contador o el contable de la empresa quien se ocupa de estos estados financieros, brindando un promedio entre los resultados pasados, presentes y futuros.
La gestión presupuestaria se relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura jerárquica de la empresa. Es una permanente confrontación entre previsiones y realizaciones, se apoya en una estructura de responsabilidad administrativa dentro de la organización, tales como; centros de costes, de ingresos, de beneficios y de inversión. En cada centro se debe establecer un programa preventivo para la actividad.
A través de este tipo de gestión, la empresa logra construir un modelo económico ordenado y lógico, a partir del equilibrio entre gastos e ingresos, es decir, genera una coherencia financiera para llevar a cabo cada proceso.
Aunque la gestión presupuestaria no es una técnica propiamente contable, se expresa en cantidades numéricas, sacando de la contabilidad general y de la contabilidad analítica, información referente a la actividad de la organización, con el objetivo de preparar datos provisionales y asegurar el control periódico de las acciones del negocio.
¿Por qué es tan importante el presupuesto de la empresa?
El presupuesto, así como la gestión presupuestaria, permite a la empresa alcanzar el máximo beneficio, en un período considerado, gracias a un programa ad hoc. De esta forma la empresa, sea cual sea su tamaño, puede organizar su trabajo y sus proyectos de acuerdo con los objetivos y plazos previstos.
Llevar una correcta gestión presupuestaria permite definir objetivos precisos, pero sobre todo concretos. Brindando así, las pautas necesarias para que todos los equipos puedan realizar un trabajo efectivo y rentable.
También permite realizar comparaciones entre acciones realizadas en el pasado, con aquellas realizadas en un periodo más cercano y planificar acciones futuras más efectivas.
Llevar una gestión presupuestaria, además, permite realizar, con mayor seguridad, ajustes y cambios que puedan ser necesarios y beneficiosos para la evolución de la actividad de la empresa y las ganancias económicas de la misma, modificando las previsiones y cambiando los parámetros.
El presupuesto es una herramienta efectiva para que las empresas administren y controlen sus gastos y costes.
¿Qué es el calendario presupuestario?
El presupuesto de la empresa se crea para orientar y establecer el trabajo a realizar, por lo general, durante los siguientes doce meses. Para esto se crea un calendario presupuestal, que indica las fechas en las cuales se deben realizar cada una de las acciones, así como asignar a las personas responsables de la ejecución de dichas acciones. Gestionando también, las fases de los costes de cada proyecto empresarial.
La planificación de estas acciones, se puede dividir en varios meses o trimestres; este enfoque le permite tener una gestión precisa de cada proyecto individual y evaluar su progreso.
La subdivisión mensual de las acciones planificadas, no es solo un simple cálculo económico, al contrario, debe ser una subdivisión razonada y precisa de los diversos proyectos financieros, fondos y recursos a invertir para lograr una meta específica.
¿Cómo hacer un presupuesto empresarial?
Formular el presupuesto de la empresa, o más bien hacer previsiones reales, no es fácil; sin embargo, es una actividad primordial para cualquier empresa.
La fase inicial de la formulación del presupuesto, tiene como finalidad ordenar las ideas corporativas en relación a fondos disponibles, a los objetivos y a las necesidades, es decir, en relación a los recursos existentes en la empresa. Durante esta fase primaria, la perspectiva es general, es decir, el objetivo es tener una visión general y no específica del negocio. Para esto, es importante seguir una serie de pautas.
Analizar los componentes del presupuesto empresarial
La elaboración del presupuesto de la empresa depende de cuatro aspectos fundamentales que permiten realizar un correcto análisis del desempeño económico empresarial:
- Presupuesto económico: Se trata de la gestión y la planificación de costes e ingresos durante el período considerado.
- Presupuesto de inversión: Es el resumen de las estrategias implementadas en el período anterior y la planificación de actividades futuras.
- Presupuesto financiero: Es la planificación de actividades orientadas a la recuperación de capital y evaluación de las estrategias a adoptar.
- Presupuesto de producción: De acuerdo al tipo de negocio de la empresa, es la planificación de la cantidad y el tipo de productos que se venderán.
Recomendamos iniciar con un análisis preciso del mercado, las ventas y los ingresos, que en definitiva es el objetivo principal de la empresa.
Identificar los gastos, costos y compras
Para que la empresa pueda planificar estrategias a adoptar en el futuro con seguridad, es importante que también tenga en cuenta las compras necesarias para la producción, el consumo de materiales, la cantidad de personal y el tiempo de ejecución.
Contar con un conjunto de costes en los que debe incurrir la empresa para llevar a cabo una determinada producción, sirve para estimar los costos futuros en relación con los objetivos y la mano de obra requerida.
Es importante analizar los presupuestos utilizados en el pasado, resaltar cada detalle, para que se desarrolle un estado de resultados previsto y se puedan predecir los resultados futuros.
Estimar previsiones
Una previsión dentro de la gestión presupuestaria, es una proyección o una aproximación de gastos, costes y posibles ingresos. No se puede predecir con exactitud cuánto va vender la empresa, ni cuántos ingresos va a generar, pero se puede calcular una estimación.
La previsión de un negocio es una conjetura de lo que puede suceder, en base a una serie de criterios. Su estimación es muy útil porque toma en cuenta todos los aspectos de la producción: ingresos, costos de personal, mantenimiento, costos administrativos, costos de cualquier servicio externo, costos fijos, adquisición y costos de marketing. También se tienen en cuenta, los reembolsos de gastos, costos de gestión y costos financieros.
La estimación de previsiones es la aproximación de los ingresos y gastos a afrontar. Es un presupuesto global pero puntual y es recomendable tener en cuenta un cierto margen de error o variable.
Las variables siempre pueden estar presentes, es decir, eventos inesperados que varían los resultados finales con mayor o menor intensidad.
Sin la estimación de previsiones se corre el riesgo de perder fácilmente el control de los gastos y costes, ingresos y objetivos del negocio.
Consejos para evitar errores comunes en la gestión presupuestaria
Para obtener el máximo rendimiento de un negocio, es recomendable evitar algunos comportamientos durante la planificación de acciones que podrían resultar perjudiciales en el futuro:
- No posponer la planificación del presupuesto
- Dedicar tiempo y cuidado a la elaboración del presupuesto de la empresa, evitando métodos sumarios y superficiales
- Resaltar siempre los KPI clave para mantenerlos bajo control
- Conocer con precisión el mercado en el que opera la empresa, prestando atención a los competidores actuales y potenciales
- Mantener un control periódico, preferiblemente mensual o semanal, de los resultados obtenidos y plantear acciones de mejora
- Para obtener datos objetivos, es útil apoyar la gestión presupuestaria en un software de control de costos y proyectos. Este tipo de sistemas ahorran tiempo y dinero,
En conclusión, la empresa debe realizar un plan presupuestario con acciones y estrategias clave, junto a objetivos claros y concretos, enfocados al rendimiento y el beneficio para su negocio, todo esto siguiendo unas pautas que guían su ejecución. Pero, si no se controla y se modifican periódicamente las acciones planificadas y los objetivos asociados, la empresa no podrá ajustarse a la realidad del mercado, ni reorientar su actividad para promover su crecimiento y el éxito de su negocio.
