Gestión del tiempo en el trabajo: Software y buenos hábitos

“Nuestro tiempo en parte nos lo roban, en parte nos lo quitan, y el que nos queda, lo perdemos sin darnos cuenta”  Séneca, año 55 d.C.

La gestión del tiempo de trabajo es una tarea fundamental en la gestión de los recursos humanos. La optima gestión del tiempo y de las actividades laborales, aumenta la productividad y mejora la experiencia profesional de los trabajadores; quienes estarán menos estresados y más enfocados. 

Además, en un entorno laboral que ha cambiado con la aparición, cada vez más extendida, del teletrabajo las empresas tienen que enfrentarse a nuevos retos estratégicos:

• Cómo promover la autogestión del tiempo dentro del equipo de trabajo de la empresa
• Cómo  mejorar el seguimiento de los equipos y optimizar la experiencia del empleado
• Cómo implementar modelos de evaluación del desempeño eficaces

En este contexto, es fundamental armarte de las herramientas de gestión del tiempo adecuadas para poder organizar las jornadas de tus empleados de forma óptima según las habilidades y recursos presentes en la empresa. Así mismo, proporcionar a tus equipos un software que mida su actividad y el tiempo invertido entre las distintas tareas o proyectos, esto les permitirá ahorrar tiempo y organizarse eficientemente. Además, facilitará a los supervisores el seguimiento de los resultados.

¿Realizamos una optima gestión del tiempo en el trabajo? ¿Logramos cumplir con todos los objetivos marcados? ¿Somos realmente productivos? Estudios indican que solo un 45% de la jornada laboral en España es productiva: gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez más en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organización.

Un 35% del tiempo de cada jornada se destina a tareas necesarias, pero que no aportan rentabilidad: el problema, por tanto, no es la falta de horas sino la mala gestión del tiempo que impide hacer frente a todas las tareas. El origen de esta disfunción tiene una doble vertiente, el individuo y su entorno.

El 20% restante de tiempo, que puede ya considerarse como directamente no productivo, implica una pérdida neta de minutos (horas en algunos casos), recursos y dinero que minan la moral individual, afectan al ambiente de trabajo y conllevan efectos negativos para toda la organización.

En este artículo buscamos enseñarte cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo.

¿Por qué se da una gestión del tiempo ineficiente?

Partiendo de que el tiempo es un recurso limitado, es la autogestión donde se marca el rumbo que tomarán las cosas y por eso, al final de la jornada el balance puede ser:

• Negativo: cuando no se han alcanzado los objetivos planteados aunque se tenga la sensación de no haber perdido ni un minuto.
• Positivo: si se ha aprovechado cada momento para llevar a cabo una tarea o para descansar, en términos de calidad en ambos casos.

Una autogestión del tiempo positiva es vista, en el mundo laboral, como símbolo de la gente eficaz, exitosa. 

Si la realidad se asemeja a la primera opción, a la mala gestión como causa de origen, hay que añadir los ladrones del tiempo, que consiguen aumentar las proporciones del problema dificultando su solución.

Una gestión del tiempo ineficiente, agravado por el mal uso de los emails, reuniones mal programadas, constantes interrupciones, llamadas y multitarea dan como resultado: estrés, tareas inacabadas, actividades pospuestas, necesidad de dedicación en horas extra, desmotivación en la plantilla, reducción de los niveles de satisfacción laboral, descenso de la competitividad y disminución también de la productividad.

Por ello, podría decirse que los principales problemas de la gestión del tiempo en el trabajo en las empresas proceden de:

• Falta de consciencia
• Falta de objetivo
• Reuniones laborales
• Abuso o mal uso de herramientas como el correo electrónico
• Interrupciones excesivas
• Falta de planificación de citas y tareas
• Incapacidad de priorizar aquello que es importante de lo que es urgente
• Insuficiente delegación de tareas

Sin embargo, darse cuenta de que éste es el caso, de que se cae en alguno o varios de estos errores (más comunes de lo que pudiera parecer) y que además la gestión de tiempo ineficiente se está convirtiendo en un problema generalizado no es el fin, sino el principio.

Reconocer el conflicto es el primer paso para ponerle solución. Y esta solución pasa por medir cómo trabajamos y optimizar nuestro tiempo. De esta forma es posible reconocer más fácilmente a las actividades que más valor aportan para poner todo nuestro foco y atención en ellas, renunciando a recurrir a la falta de tiempo como excusa. Solo nosotros somos dueños de nuestro tiempo, está en nuestras manos empezar a gestionarlo y dejar de intentar robarle minutos.

Gestión del tiempo en el trabajo en datos

Los empresarios no se dan cuenta de que la regla 80/20 (que establece que el 20% de los clientes representan el 80% de las ventas) se aplica a todas las dimensiones del negocio. Y eso incluye la gestión del tiempo en el trabajo, pero ¿se hace de forma correcta? Los datos afirman lo contrario:

• El email se consulta una media de 20 veces por hora.
• Al menos el 25% de la jornada laboral se invierte en consultar o responder emails.
• Las reuniones improductivas se llevan más de 30 horas al mes de cada trabajador.
• El promedio de interrupciones que una persona sufre a lo largo de su jornada laboral es de 56.

Los datos obtenidos por softwares de medición del rendimiento expresan que la media de trabajo en la misma aplicación de forma ininterrumpida no suele ser nunca superior a 1 minuto.

Esta pérdida de productividad está valorada en al menos 8.000€ por empleado al año, y eso partiendo de la consideración de que, de las 10 horas que se está en la oficina, sólo 6 ó 7 se consideran productivas.

Está claro que el tiempo es oro, y a causa de una mala gestión del tiempo en el trabajo, los sucesos del día a día pueden llegar a dirigir nuestra jornada laboral, apartando cualquier programación de tareas que nos ayuden a ser más productivos. Entre las mejores propuestas para poner fin a esta espiral de improductividad están:

• Reingeniería de procesos (BPR): que implementa cambios para mejorar los procesos que lo requieran tras ser detectados.
• Creación de procedimientos: una forma de dar más eficiencia a los procesos del trabajo del conocimiento y que parte de la detección de los métodos de trabajo que mejores resultados aportan para proceder a su despliegue a toda la organización.
• Definición de puesto de trabajo: que determina qué aplicaciones se usan más y qué tiempo se dedica a cada tarea, entre otras variables, para poder definir el mapa de productividad y diseñar el perfil óptimo para cada puesto y persona, que le ayude a lograr sus metas y ajustar desviaciones de forma fácil, transparente y realista.
  

Tipos de software para la gestión del tiempo en el trabajo

Los software de registro horario, más allá de su funcionalidad de control y cumplimiento legal, ayudan a optimizar la gestión del tiempo de los profesionales, identificando los ladrones de tiempo y las actividades improductivas, con el objetivo de evitarlas y promover el rendimiento laboral para el éxito del negocio. 

Este tipo de soluciones, facilitan la organización de la jornada laboral; permitiendo establecer acciones prioritarias dentro del tiempo disponible, así como planificar las pausas y respetar el derecho de desconexión digital.

No obstante, hay muchos tipos de softwares de gestión de tiempo de trabajo, que no solo permiten el registro de la jornada laboral, sino que también brindan funcionalidades que promueven la autogestión del tiempo de los empleados y permiten una autoevaluación del rendimiento laboral.

Software de control de horarios y asistencia

Este tipo de software de gestión de tiempo y control horario, es de los más utilizados por las empresas ya que les garantiza el cumplimiento de la ley de registro de jornada laboral.

Se trata de un sistema de registro horario que recoge la información a través de relojes fichaje y lectores de tarjetas, que permiten automatizar el seguimiento en tiempo real de la asistencia de cada empleado.

Para las empresas cuyos empleados trabajan con dispositivos tecnológicos existen soluciones que permiten recoger esta información sin necesidad de inversión previa en hardware. Una vez recogidos todos los datos, algunos de estos softwares también son capaces de calcular los elementos ligados a la parte variable de la remuneración.

Gracias a estos sistemas, la gestión de las horas extras y el cálculo de comisiones y primas se simplifica.

Software de gestión de proyectos y tareas

Este tipo de software de gestión del tiempo, además de cumplir con el registro de jornada laboral, también es muy útil para poder llevar a cabo un análisis exhaustivo del tiempo de trabajo de cada empleado. Es un software enfocado sobre todo a la gestión de proyectos y las actividades vinculadas.

Se puede conocer el tiempo invertido en cada actividad o proyectos, incluso, el tiempo dedicado a cada cliente. De esta manera, además de entender las dinámicas de trabajo se puede evaluar la rentabilidad de los proyectos.

Software de gestión del tiempo productivo

El software para la gestión del tiempo productivo, es uno de los sistemas más completos para los directivos y departamentos de recursos humanos. Facilita la organización del horario de trabajo, la gestión de la plantilla y las cargas laborales, evitando así, problemas de falta o exceso de personal. Además de cumplir con la ley de registro de jornada, garantiza los derechos fundamentales de los trabajadores, descritos en la ley de teletrabajo; el derecho a la desconexión digital, al horario flexible, a la intimidad y privacidad de datos.

Cabe mencionar que algunos de estos softwares permiten a los empleados acceder a sus datos para poder hacer un seguimiento de estos y ayudarles a mejorar la auto-gestión del tiempo. Este modelo  participativo ofrece grandes beneficios tanto para las compañías como para los empleados.

Adquirir este tipo de herramientas, no solo optimiza el mantenimiento de los buenos hábitos de trabajo, sino también garantiza la conciliación laboral, equilibrando cada jornada y promoviendo así la optimización de la gestión del tiempo en el trabajo para cada trabajador.

El software de gestión del tiempo más efectivo

EffiWork, es una solución de gestión de personas desarrollada por WorkMeter que te permite optimizar la gestión del tiempo. Analiza y objetiva los procesos y actividades para mejorar la toma de decisión. 

Lo mejor de la herramienta es que recoge los datos de forma 100% automática. Los empleados no tienen que reportar manualmente el tiempo invertido en cada tarea. Se instala la aplicación en el ordenador de los trabajadores y, una vez hecho, el tiempo de actividad, de productividad y el tiempo invertido en cada tarea se medirá de forma automática por lo que los datos son totalmente objetivos.

En cuanto al rendimiento laboral, EffiWork mide el desempeño de los empleados mediante indicadores de productividad y eficiencia.

Permite visualizar el tiempo de uso de las aplicaciones a las que los trabajadores dedican más tiempo, identificando aquellas productivas y aquellas improductivas, siempre protegiendo su derecho a la intimidad y privacidad de datos, pues no accede a los contenidos, no manipula o espía, ni hace capturas de pantalla.

La identificación de las aplicaciones productivas e improductivas, permite analizar mejor el tiempo invertido en las diferentes tareas y proyectos, promueve la autogestión y aumenta el rendimiento.

Los empleados podrán acceder a sus datos personales para optimizar la gestión de su tiempo y aumentar su productividad laboral. Los directivos tienen acceso a los datos relacionados con la actividad laboral y horarios de las jornadas de los trabajadores, para controlar y equilibrar las cargas horarias, así como gestionar las remuneraciones de horas extras y evaluar el desempeño de los empleados. 

La información se estructura por horario, por actividad, por empleado y por dispositivo. Estas funcionalidades hacen que sea una herramienta muy útil para el análisis y la evaluación de la gestión del tiempo en el trabajo de todo equipo de profesionales.

EffiWork al ser 100% automático, elimina las pérdidas de tiempo en informes manuales, evitando errores e información incompleta.

Un sistema que permite desarrollar políticas de teletrabajo, cumplir la ley de trabajo a distancia y la ley de control horario, implantar modelos de evaluación del desempeño labora y garantizar el derecho de desconexión digital, a través de un sistema de avisos configurables, que invitan al empleado a desconectar cuando a completado su horario laboral.

¿Cómo ayuda EffiWork a optimizar la gestión del tiempo de trabajo?

Los responsables o directivos disponen, en tiempo real, de un sistema de evaluación del desempeño de sus equipos. Pueden analizar los niveles de productividad, entender el reparto del tiempo entre las distintas actividades y comparar los resultados con los objetivos. Pueden entender las dinámicas de trabajo, mejorarlas, si es necesario, y equilibrar de forma óptima las cargas de trabajo. 

Para mejorar la gestión del tiempo, es esencial dar feedback a los empleados para que conozcan su evolución y no vayan a ciegas.  

Con Effiwork, el empleado, puede acceder a sus datos para autoevaluarse y conocer aquellas tareas en las que está teniendo un buen rendimiento y aquellas en las que necesita mejorar. Este conocimiento le permite ganar en autonomía y aumentar su capacidad de autoaprendizaje.

Adicionalmente, la herramienta ofrece un panel de control horario para cumplir con la Ley de registro de jornada y un sistema para garantizar cumplir las normas de desconexión digital. 

Beneficios de un software de gestión del tiempo

La implantación de un software de gestión del tiempo en tu empresa, trae consigo importantes beneficios y aumenta significativamente el rendimiento del negocio, como la productividad del equipo de trabajo. Los beneficios más relevantes son:

Un ahorro de tiempo significativo

El seguimiento centralizado de parámetros como el tiempo de trabajo, las pausas y los horarios permite disminuir considerablemente la gestión administrativa y minimiza los errores ligados a entradas manuales de los datos. Además existen herramientas que permiten una recolección automática de los datos por lo que se optimizan aún más estos procesos.

Garantiza el cumplimiento de las leyes fundamentales para el desarrollo laboral

El uso de software de gestión del tiempo de trabajo garantiza el cumplimiento de la normativa de la empresa, especialmente en relación con los períodos de descanso y las horas máximas semanales de trabajo.

Aumenta la productividad laboral

Una mayor productividad proporcionan una mayor visibilidad sobre los recursos disponibles en un momento dado, sobre el seguimiento de proyectos permitiendo optimizar la gestión de los recursos y de los equipos y aumentar la productividad. Tal y como lo hemos mencionado arriba, aquellos softwares que ofrecen un sistema participativo en el cuál los empleados acceden a sus datos, fomentan la corresponsabilidad y logran mejoras considerables de autogestión del tiempo y eficiencia.

Mejor seguimiento del equipo de trabajo

Utilizar un software para gestionar el tiempo de trabajo garantiza un mejor entendimiento de las dinámicas de trabajo y facilita una mejor distribución de las tareas dentro de un equipo ya que se puede identificar rápidamente cualquier sobrecarga de trabajo. Adicionalmente, gracias a este tipo de herramientas los empleados pueden conciliar con mayor facilidad sus vidas profesionales y personales.

Hábitos para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo y aumentar la productividad

En los hábitos también está parte del éxito. Si cada día se siguen unas prácticas de trabajo para evitar la dispersión y la falta de foco, mejorará exponencialmente el rendimiento laboral.

Organizar la jornada

Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior. Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.

Establecer prioridades

Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor y se perderá un tiempo irrecuperable. Una clave para diferenciar mejor: todo lo que tiene que ver con lo importante nos acercará a nuestros objetivos a largo plazo. Así mismo, es vital identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquéllas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos. Los sistemas de medición de productividad ayudan en este sentido, ya que son un instrumento idóneo para eliminar esos factores negativos que impiden aprovechar el tiempo y optimizar la gestión.

Delimitar plazos concretos

Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden y el tiempo, evitamos procrastinar y olvidarnos incluso de tareas por no tener fechas de finalización. Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos y avisan si se está retrasando el objetivo.

Tener el mail bajo control

El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y la productividad. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada. Si pensamos que, además, cada empleado suele revisar también sus cuentas personales, el tiempo restado a la jornada laboral es considerable, un 28%, según la consultora McKinsey. Una auténtica amenaza para la productividad cuando, por otra parte, el 80% de los correos que llegan son totalmente descartables.

Planificar pausas

Son necesarias para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos. No confundir pausas con las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, etc., que secuestran nuestra atención por un tiempo.

Ahora cuentas con todo lo necesario para optimizar la gestión del tiempo en tu empresa. Evalúa su rendimiento, analiza los resultados de tu negocio y considera el apoyarte en un software de gestión del tiempo para la efectividad y objetividad de los datos y su análisis.