Una correcta gestión de costos y gastos, permite que las empresas, independientemente de su tamaño, logren los objetivos propuestos anualmente y promuevan el crecimiento de su empresa. Es por eso que realizar un control de gestión de costos de forma meticulosa, sin dejar escapar ningún detalle, resulta especialmente útil.
La gestión de costos comerciales permite comprender la estructura económica general de la empresa, medir y lograr resultados, analizarlos a lo largo del plazo, hacer previsiones presupuestarias, dirigir recursos de manera más productiva y competitiva, monitorear los flujos de caja, reducir pérdidas de tiempo y estimar las posibilidades de contratación, así como algunas actividades de producción. De esta manera se pueden reducir costos y desperdicios.
¿Cuáles son los costos de una empresa?
Cada costo tiene un valor económico para la empresa, lo que permite cuantificar los recursos que la empresa tuvo que gastar para alcanzar un objetivo. Es por eso fundamental conocer la variedad de tipos de costos, así optimizar y sacar el mejor beneficio de los recursos comprometidos para lograr determinado objetivo.
Por lo general, los costos más comunes son aquellos relacionados con la actividad productiva de la empresa; las ventas, la compra de materias primas; como productos o herramientas, los reembolsos, los impuestos, las tasas, las actividades comerciales, las actividades de marketing y el personal profesional.
Los costos, específicamente, se pueden dividir en 3 categorías: Costos fijos, variables y semivariables. Conceptos que explicaremos a continuación.
Tipos de costos en una empresa
Para comprender cómo llevar una adecuada gestión de costos, es necesario reconocer la diferencia entre los gastos de las actividades que la empresa aborda para la consecución de los objetivos. Se trata de un análisis de los datos, que mejora la gestión de costes y los resultados de la empresa. Para esto, hay que tener en cuenta las tres categoría principales que se deben tener bajo control:
- Costos fijos: Estos costos no varían en el tiempo, independientemente de la actividad productiva de la hacienda. Estos incluyen, por ejemplo, salarios de empleados, seguros o contratos de suministro para ciertos servicios.
- Costos variables: Este tipo de costos pueden cambiar en proporción a la variación de la actividad económica de la empresa.
- Costos semivariables: Este tipo de costo está constituido por una parte fija y una parte variable.
El conjunto de costos fijos y variables está representado por costos totales. Existe una clasificación adicional representada por costos directos e indirectos.
- El costo directo: Es fácilmente identificable porque se refiere a un costo específico, como pueden ser los gastos de viaje, los equipos, el salario de los empleados, entre otros.
- El costo indirecto: No están directamente relacionados con la actividad económica de la empresa. Algunos de estos costos suelen ser el alquiler de una oficina, los gastos administrativos, la conexión a internet, entre otros.
Cómo hacer una adecuada gestión de costos
La gestión de costes se compone de cinco procesos o pasos fundamentales: la planificación de recursos, la planificación de objetivos, la estimación de costos, el presupuesto y el control o seguimiento de costos. A continuación detallamos cada uno de estos procesos.
La planificación de recursos
La planificación de recursos va asociada a los proyectos empresariales y son los responsables de proyecto quienes se encargan de esta organización ya que conocen profundamente los objetivos y los pasos para su ejecución.
Generalmente se realiza una estructura de desglose de trabajo que enseña el proyecto junto las actividades y recursos vinculados, en una jerarquía de más importante a menos. De esta manera se obtiene una fotografía general que ayuda a comprender hacia dónde se canalizará la mayor parte de los costos, así como hacia qué actividades se requerirán menos gastos.
La planificación de objetivos
Una vez realizado el análisis preciso de los costos incurridos, es necesario considerar los objetivos que nuestro negocio quiere alcanzar.
La gestión de costos, así como la destinación de los recursos económicos a una determinada actividad productiva, deben evaluarse siempre teniendo en cuenta la consecución de los objetivos de la empresa.
La estimación de costos
El segundo paso para una adecuada gestión de costes, es la estimación de los mismos, este proceso es iterativo, es decir, cambiará de acuerdo a la evolución del proyecto.
Se trata de prever los recursos financieros, teniendo en cuenta cada elemento requerido para un proyecto específico, desde los materiales hasta la mano de obra, de esta manera será posible llevar a cabo el siguiente paso, la presupuestación.
Para este proceso existen muchas técnicas de estimación diferentes; por objetivos conceptuales, conocimiento histórico, técnicas determinativas o por cada recurso involucrado.
Muchos profesionales confían en las técnicas determinativas, ya que han demostrado ser bastante precisas. Esta técnica es particularmente útil si se han mapeado todos los detalles del proyecto, incluido el alcance y los resultados.
La presupuestación
Una vez realizada la estimación de los costos, es posible definir el presupuesto, pues es la base para esta tercera fase.
El presupuesto permite construir un modelo económico ordenado y lógico, a partir del equilibrio entre gastos e ingresos, es decir, genera una coherencia financiera para llevar a cabo cada actividad.
La gestión presupuestaria es la práctica de la dirección de una empresa, que define, en volumen y en valor, las previsiones económicas de la actividad de la organización, generalmente en el plazo de un año. Se relaciona con el sistema de planificación, la organización contable y la estructura jerárquica de la empresa.
Una planificación presupuestaria brinda una serie de fases que ayudará al proyecto a alcanzar sus objetivos.
Control de gastos
Esta última fase, sirve para medir el rendimiento del proyecto de la empresa, comparando el valor del mismo con su costo total real y el tiempo invertido, o bien, el cronograma de actividades. De esta manera es posible tener un punto de referencia durante la ejecución del proyecto.
Para ello, se deben establecer los indicadores y fuentes de verificación que se emplearán para realizar el seguimiento de las tareas vinculadas al proyecto. Es importante determinar los medios para la recogida de datos, la frecuencia y responsables de reporting.
Para ejecutar correctamente cada uno de los procesos mencionados, pero sobre todo el control y seguimiento de gastos, es recomendable apoyarse en un software para la gestión de costos y proyectos, una herramienta que recopila información automáticamente, brindando datos objetivos y precisos.
La periodicidad es fundamental, se debe monitorizar el estado de actualización de los costos del proyecto, para así mantener bajo control los gastos vinculados a cada proyecto y realizar una estrategia de ahorro, promoviendo la rentabilidad del negocio.
Contar con herramientas de medición es clave para evaluar la eficacia de las actividades y mejoras aplicadas a la planificación de costos, así como del mismo proyecto.
¿Cómo reducir los costos comerciales?
Para reducir los costos de su negocio es necesario analizar, en un período de tiempo determinado, los costos en los que tuvo que incurrir la empresa y cuáles fueron los gastos excesivos. Es muy útil optar por destinar los recursos de la empresa a las actividades más rentables, manteniendo los flujos de caja bajo control, recurriendo a la subcontratación si es necesario, eliminando actividades que no resultan rentables, por el tiempo que requieren u otras razones.
Para reducir gastos, optimizar la gestión empresarial y realizar una adecuada planificación, generalmente es necesario identificar y comprender qué costos no son necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto, y del negocio, en relación a los ingresos. Sólo así es posible realizar un análisis y una planificación eficaz.
¿Qué es la subcontratación de procesos?
Dentro de la gestión de costos, uno de los sistemas más adoptados por las empresas, para contener y reducir los costos empresariales, es el denominado «outsourcing»; que permite que la empresa delegue una parte específica de su actividad a otra empresa.
Para consolidar alianzas y contactos de este tipo, es necesario realizar un análisis de mercado y entender cuáles son las empresas con más experiencia.
Software para monitorear los costos comerciales
Muchas las empresas deciden confiar la gestión de costos, de proyectos y actividades, a un software específico, diseñado para dar soporte a empresas de todos los tamaños, como lo es WorkProject, el Software de Medición de Proyectos y Control de Costes de WorkMeter.
Este tipo de herramientas permiten optimizar y automatizar la gestión económica de la empresa, ayudando a los directivos y responsables a predecir costos en un período de tiempo determinado.
El business intelligence, es hoy en día la mejor solución para la gestión de costos, ya que proporciona un análisis constante y objetivo de aspectos difícilmente identificables, promoviendo un trabajo más eficaz y efectivo.
