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FTE: qué es y cómo calcularlo

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¿Reconocerías la capacidad productiva de tu empresa? ¿Sabes cuál es el equivalente a tiempo completo y cómo puede ayudarlo a comprender mejor las necesidades de su organización? FTE, son las siglas en inglés de un indicador clave para la empresa “equivalente a tiempo completo”, este hace referencia al número de horas trabajadas por empleado. 

El FTE ayuda a tomar decisiones importantes. Por ejemplo, mediante el cálculo del equivalente a tiempo completo, es posible identificar si su empresa necesita reestructurar, contratar o reducir su personal. Te explicamos mejor de qué se trata. 

¿Qué es el FTE?

Las siglas FTE significan literalmente “Full Time Equivalent”, en español ETC  “Equivalente a Tiempo Completo” y es un indicador valioso para los departamentos de Recursos Humanos, ya que permite medir el rendimiento de cada empleado de acuerdo a las horas que trabaja. Es un indicador que refleja la capacidad productiva de un empleado.

El equivalente a tiempo completo convierte las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial, en horas trabajadas por los empleados a tiempo completo. 

El FTE, sirve para identificar con cuánta mano de obra cuenta la empresa. Permitiendo así calcular el desempeño real de un equipo de trabajo, un departamento específico e, incluso, de toda la empresa. 

Es también un método que se utiliza con frecuencia para medir, sin ambigüedades, el número de empleados de una empresa, tanto por su tamaño como por la fase del personal de planificación.

El FTE, es un indicador muy útil para las empresas que contratan profesionales con diferentes tipos de jornada laboral. Se utiliza principalmente para indicar el esfuerzo realizado, o planificado, antes de llevar a cabo una actividad o proyecto, en términos de recursos, a tiempo completo. 

Actualmente se utiliza como una métrica para medir la productividad, en términos de personal, ya que el FTE o bien, el equivalente a tiempo completo permite contar con la totalidad la plantilla, independientemente del tipo de contrato de cada profesional, ya que incluye el trabajador a tiempo completo, el empleado a jornada parcial así como aquellas empleados que trabajan solo un día a la semana.

Cómo se ha mencionado previamente, el término FTE es muy utilizado para cuantificar recursos como:

  • Los recursos necesarios para realizar una determinada actividad o llevar a cabo un proyecto, donde un FTE corresponde sustancialmente a una jornada laboral. Por ejemplo, 10 FTE representan alternativamente el compromiso de un recurso durante 10 días hábiles o dos recursos durante 5 días hábiles. 
  • La plantilla de un departamento o empresa, considerando el año/persona como una unidad. Es decir, un FTE corresponde a un recurso disponible a tiempo completo durante un año laboral, que se cuantifica en promedio como 220 días de trabajo (365 días excluyendo sábados, domingos, feriados y feriados varios), que por 8 horas de trabajo hacen 1760 horas laborales. El uso de cualquier empleado, con un horario diferente, se vuelve a parametrizar a esta cantidad. Por ejemplo, una persona con un contrato de trabajo a tiempo parcial de 6 horas equivale a 0,75 FTE (6/8 horas), mientras que una que trabaja 4 horas equivale a 0,5 FTE.

El equivalente a tiempo completo (FTE) entonces, es una unidad de medida correspondiente a la carga de trabajo de un empleado a tiempo completo. Representa un valor igual a la cantidad de trabajadores a tiempo completo en una empresa y se calcula sumando todas las horas de trabajo, proporcionadas por el personal en un año, tanto a tiempo parcial como a tiempo completo. Este resultado se debe dividir por el número de horas de trabajo de un empleado a tiempo completo. Tal cálculo se explicará más adelante, paso a paso.

Gracias al FTE es posible determinar el esfuerzo requerido para llevar a cabo un proyecto, independientemente del número real de empleados y las variaciones en la jornada laboral. 

Actualmente, los trabajadores estacionales y temporales están excluidos del cálculo del FTE.

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Ventajas de calcular el equivalente a tiempo completo

La conversión de empleados a tiempo parcial en empleados a tiempo completo, permite a los responsables y directivos obtener información sobre la productividad de los trabajadores de la empresa, ya sea por equipo o por departamento. Esto tiene una serie de ventajas:

Permite realizar un análisis de desempeño de los empleados

Las empresas conocen el desempeño laboral real de sus empleados. Más importante que conocer la cantidad de empleados en una empresa, es comprender su desempeño general.

Mejora  la gestión de recursos humanos

Con el valor calculado, se pueden tomar decisiones importantes de recursos humanos. Por lo tanto, para el departamento de recursos humanos, el equivalente a tiempo completo es particularmente importante para la planificación de la gestión de personas. De esta forma, se pueden evaluar mejor los cambios más urgentes en los equipos y las tendencias en el mercado laboral.

Facilita la planificación de nuevos proyectos

Los empleados con diferentes tipos de contratos laborales pueden asignarse más fácilmente a proyectos, ya que el desempeño de un empleado se puede calcular mejor, sin importar cuántas horas trabajan por semana.

Respeta el marco legal

El FTE determina qué leyes laborales se aplican dentro de una empresa.

Permite realizar una comparación y evaluación precisa  

Las capacidades productivas de diferentes empresas y departamentos se pueden comparar más fácilmente con FTE. Esto se debe a que si se compara solo el número de empleados, los resultados son muy inexactos.

Cómo calcular el FTE

Es posible calcular el equivalente a tiempo completo utilizando la siguiente fórmula simple:

Número de horas a tiempo completo + número de horas a tiempo parcial / período de tiempo a calcular* = FTE final

*Período de tiempo a calcular:

  • 2080 para FTE anual
  • 173,33 para FTE mensual 
  • 8 para FTE diario

Conociendo la fórmula para identificar el FTE y el periodo de tiempo que se quiere calcular, los pasos para hacerlo son los siguientes:

Calcula las horas trabajadas por los empleados a tiempo parcial en un período determinado 

Apóyate en los registros contables para encontrar las horas trabajadas por todo el personal a tiempo parcial. Este paso lo pueden realizar las empresas que tienen empleados a tiempo completo y a tiempo parcial entre sus empleados. 

Multiplica el total de horas por semana, por el número de semanas trabajadas por cada empleado a tiempo parcial.  Por ejemplo:

Si 1 empleado a tiempo parcial trabajó 20 horas a la semana, durante 30 semanas: 

1 x 20 x 30 = 600 horas.

Si 2 empleados a tiempo parcial sirvieron 15 horas a la semana, durante 30 semanas cada uno: 2 x 15 x 30 = 900 horas.

Sume los resultados para obtener el total de horas proporcionadas. En el caso del ejemplo sería: 600 + 900 = 1500 horas a tiempo parcial.

Calcula las horas trabajadas por los empleados a tiempo completo en un período determinado

Un trabajador a tiempo completo aporta un máximo de 40 horas semanales o en todo caso una cantidad que coincida con lo establecido por el convenio colectivo nacional relativo a la categoría de trabajadores considerada. 

Multiplique el número de empleados a tiempo completo por 40, que equivale a su jornada: 8 horas al día, 5 días a la semana. Por ejemplo:

De 5 empleados a tiempo completo: 5 x 40 = 200 horas por semana son las que realizan.

Multiplique el resultado por 52 semanas al año.

Ejemplo : 200 x 52 = 10400 horas a tiempo completo.

Suma las horas proporcionadas por el personal a tiempo parcial y a tiempo completo

Al sumar los dos resultados obtenidos, encontrarás el número total de horas trabajadas por todos los empleados. Por ejemplo: 

 10400 (tiempo completo) + 1500 (tiempo parcial) = 11900 horas totales

Mide la productividad de tus empleados automáticamente

Si bien el FTE es un indicador clave para medir la productividad del equipo de trabajo, no deja de ser un proceso manual y largo, obtener el cálculo preciso y objetivo requiere tiempo y dedicación. Pero gracias a la tecnología y a la automatización de procesos que trajo la transformación digital, ahora es posible medir la productividad de los empleados con soluciones especializadas. ¡Olvídate de procesos manuales!

Actualmente, existen software que permiten evaluar y medir el desempeño de todo el personal de la empresa, a nivel individual o grupal. Soluciones como EffiWork, el software de medición de productividad de WorkMeter, que de forma automática y completamente objetiva recoge la información sobre el tiempo productivo de cada empleado, para lograr analizar el rendimiento de toda la empresa o de proyectos puntuales. Logrando así tener un control y seguimiento de las actividades de la empresa.

Además, gracias a EffiWork, los directivos y departamentos de Recursos Humanos, podrán obtener el número exacto  de horas trabajadas por empleado, independientemente del tipo de contrato o jornada que realice. Pues registra automáticamente la hora de inicio y finalización, así como las pausas y descansos de cada empleado.

Con este tipo de soluciones especializadas ahorras tiempo, ya que las métricas que brindan son mucho más fiables. Además, sirve también para incentivar a los trabajadores, les enseña a gestionar mejor su tiempo, aumentando su productividad y el crecimiento del negocio empresarial.

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