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Cómo digitalizar tu empresa

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En los últimos años, el debate empresarial internacional se ha centrado mucho en el tema de la digitalización corporativa, que abre las puertas a nuevos modelos de negocio, nuevas formas de participación digital del cliente, nuevos métodos de análisis de datos internos y externos a las empresas. Pero ¿Cuáles son los elementos base para digitalizar una empresa? Te explicamos todo lo que necesitas que saber para comenzar con una estrategia sólida y alcanzar el éxito. 

Qué significa digitalizar una empresa

La digitalización empresarial es un proceso dentro del cual se transforman las interacciones, actividades, comunicaciones, funciones comerciales y modelos comerciales, en modelos digitales, 

Para comprender el concepto de digitalización empresarial, es importante distinguirlo del termino transformación digital, a pesar de que ser dos términos que se utilizan indistintamente en la mayoría de los casos, no tienen el mismo significado, su diferencia es muy sutil y pocas veces se considera.

El término digitalización empresarial, hace referencia al uso de tecnologías y datos digitales, ya sea digitalizados o nativamente digitales, que tienen como objetivo optimizar el negocio, reemplazando y transformando los procesos comerciales y administrativos, a través de la creación de un entorno digital, construido con diferentes herramientas y sistemas de gestión.

El digitalizar una empresa, es en esencia, el proceso de la desmaterialización de documentos, la automatización de procesos y la adopción de sistemas, herramientas y aplicaciones que facilitan y agilizan el trabajo del equipo de profesionales. Digitalizar una empresa, significa simplificar y ahorrar utilizando tecnología con diferentes soluciones según las necesidades de la organización. 

Digitalizar una empresa, también significa abandonar las tradicionales herramientas analógicas, para agilizar los flujos de trabajo y automatizar las actividades y procedimientos, ya sean relacionados con la producción y distribución de productos y servicios, con el marketing y las ventas, con la atención al cliente, con la gestión documental de material administrativo, contable y fiscal.

Si bien el término de transformación digital complementa el concepto de la digitalización empresarial, no hace referencia a una mera implementación y adopción de nuevas tecnologías, sino  a los "cimientos" que permiten digitalizar una empresa, es decir, a la estrategia que conduce a la empresa hacia tal transformación, permitiéndole "rediseñar" el modelo y la oferta de su negocio, adaptándose a la experiencia del usuario y aumentando la productividad de su equipo de trabajo. 

La transformación digital, no afecta los procesos individuales dentro de la empresa, sino los modelos de negocio, la cultura y las diferentes estrategias que guían y facilitan la adaptación de los procesos al ámbito digital.

Beneficios de digitalizar tu empresa

Existe una serie de beneficios importantes y evidentes, relacionadas con la digitalización empresarial, que vale la pena resaltar como elementos a considerar para motivar la iniciativa de transformación:

  • La automatización de actividades tradicionalmente manuales. Esto permite optimizar la gestión del tiempo, agilizar procesos y aumentar la productividad.
  • La desmaterialización del papel, promoviendo así una cultura empresarial consciente que fomenta la sostenibilidad y el bienestar general. 
  • La mejor comunicación interna y la conectividad en modelos de trabajo a distancia o híbridos. 
  • El análisis objetivo del rendimiento del personal y de los proyectos, a través de herramientas que automatizan procesos y brindan un valor añadido al análisis del desempeño de los empleados. 
  • Seguridad y cumplimiento de la legislación del país. 

Hoy más que nunca, la digitalización se convierte en un elemento fundamental que garantiza la continuidad del negocio y la propia supervivencia de las organizaciones.

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Claves para comenzar a digitalizar tu empresa

Pasar de una gestión tradicional a un modelo más moderno y digital es un proceso que requiere esfuerzo y paciencia, no es fácil pero tampoco imposible, es normal que surjan dudas sobre ¿Cómo cambiar la cultura y estrategia de mi empresa?, ¿Cómo financiar e impulsar iniciativas digitales de forma eficaz y por dónde comenzar? o ¿Cómo estimular a los empleados para que se conviertan a nuevos modelos y nuevos métodos de trabajo? 

La respuesta a estás preguntas están en los siguientes cuatro elementos y pasos, o bien, enfoques y metodologías fundamentales para el proceso de transformación digital de tu empresa.  Son las bases que brindarán solidez en la adaptación a las nuevas tecnologías que requiere el digitalizar tu empresa:

  1. La estrategia digital: Definir en qué dirección se mueve la empresa.
  2. El modelo de negocio: Cómo se adapta la estrategia digital a las actividades de la empresa.
  3. Los habilitadores: Los recursos que la empresa utiliza para desarrollar el modelo de negocio.
  4. La gestión empresarial: Cómo gestionará la empresa el cambio para lograr el objetivo.

Para que puedas crear una “lista de verificación”, te explicamos a detalle los cuatro elementos previamente mencionados. Esto será útil para directivos y gerentes que quieran emprender un proceso de digitalización corporativa.

Una estrategia digital bien definida

Para comenzar a digitalizar una empresa, es importante comenzar con la creación de una estrategia digital, que comienza abordando cuatro preguntas clave:

  • ¿Dónde se encuentra actualmente el sector y la empresa?
  • ¿Qué retos afrontará la empresa con la digitalización?
  • ¿Es la organización capaz de gestionar con éxito el proceso de digitalización?
  • ¿Cómo puede la empresa garantizar un cambio a largo plazo y una innovación duradera dentro de la empresa?

Intenta dar la mejor respuesta a estas preguntas, de esta manera podrás tener una visión clara sobre el presente, el pasado y el futuro de la empresa.

La estrategia es la fase más importante que toda empresa, debe se guiada por el ojo analítico de profesionales capaces de identificar cuestiones críticas, establecer urgencias y objetivos continuos a partir de una serie de KPIs preestablecidos y enfocados hacia nuevas oportunidades. A partir del análisis de estos parámetros, es posible identificar el software y las soluciones más adecuadas.

Toda transformación digital debe incluir elementos que persigan oportunidades de negocio relevantes en la actualidad, que aporten a la organización fuerza y estabilidad en el camino al cambio.

La atención a los elementos actuales y futuros, es capaz de modificar concretamente las actividades operativas de la empresa y determinar los primeros pasos, así llevar a cabo acciones futuras. Este enfoque permite a la empresa tener una visión clara del presente de su negocio, proporcionando las claves para comprender posibles transformaciones futuras.

El modelo de negocio

Tal y como hemos mencionado previamente, la transformación digital afecta directamente al modelo de negocio de la empresa y a la estrategia comercial de la organización, con el objetivo de optimizar los resultados y la experiencia del cliente. 

Pero no se trata solo de instalar nuevos programas y aplicaciones, se trata de trabajar en el modelo de negocio de la empresa y enfocarlo hacia una transformación, en función de las necesidades y de los objetivos planteados, tanto a nivel comercial como en la estrategia digital.

Esta transformación suele traducirse en cambios en la experiencia del cliente, en la digitalización de productos y servicios, en la aparición de nuevos modelos de negocio y, por tanto, en la modificación y actualización de los métodos de trabajo.

Los habilitadores o recursos

Cualquier proceso de digitalización empresarial requiere cambios en los habilitadores clave, o bien, en recursos indispensables como la disponibilidad de nuevos datos y métodos de análisis, sistemas de IT, modelos operativos, personas capacitadas y una cultura clara

El camino para digitalizar una empresa depende de la cultura de la organización y de la facilidad con la que se pueda orientar hacia nuevos escenarios.

Los mayores desafíos son contratar nuevos talentos, mejorar las habilidades y cambiar la cultura hacia un enfoque más innovador y adaptable.

Para esto es importante saber construir el entorno digital adecuado, seleccionando adecuadamente las herramientas colaborativas necesarias, los sistemas de seguridad más efectivos, los software de gestión que garanticen el cumplimiento del marco legal así como software que permitan medir, analizar y evaluar la productividad y el rendimiento de los empleados, equipos y proyectos.

La gestión y el liderazgo

Los directivos y gerentes deben ser conscientes de que al equipo, y sobre todo a los responsables, se les pide que hagan un cambio extremadamente difícil cuando se ha trabajado durante años en un modelo tradicional y manual. Sin embargo, debe ser un proceso paulatino.

La mayoría de los programas digitales comienzan con la experimentación, que es una prueba que se somete a algunas áreas limitadas de la empresa, con financiación dedicada.

Es normal que durante el camino hacía el objetivo de digitalizar tu empresa, puedas encontrar diferentes obstáculos y dificultades en varios frentes; desde garantizar la financiación hasta cambiar el comportamiento de un número importante de personas y la integración de sistemas informáticos.

Un aspecto esencial del éxito de la digitalización empresarial es la capacidad de liderazgo de los gerentes: por liderazgo entendemos la capacidad de comunicar prioridades, asegurar la financiación y superar otros obstáculos.

Los líderes, actúan como embajadores digitales. Apoyan el esfuerzo digital dentro de sus equipos y en toda la empresa, ayudando así a cambiar la mentalidad de todos los empleados y la cultura misma.

Una vez definidos los elementos necesarios para la transformación, es posible discutir, periódicamente, qué áreas se consideran críticas y difíciles, cuáles están bajo control y cuáles están funcionando correctamente.

A través de los elementos y enfoques mencionados, el camino hacia la digitalización corporativa no solo es posible, sino también efectivo y productivo.

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