Establecer un deadline para un proyecto se reduce básicamente a una sola cosa: ajustar todos los parámetros que afectan al proyecto para finalizarlo en una fecha establecida. Puede ser que esta fecha ya venga establecida antes incluso de comenzar el proyecto. No es lo óptimo, pero suele suceder. En el artículo de hoy, te explicaremos una amplia gama de criterios para establecer una fecha límite de entrega, o para adaptarte a una ya impuesta.

Marcar límites es imprescindible a la hora de gestionar un proyecto. Es lo que nos va a permitir controlar los costes, las horas, la cantidad de trabajo a abarcar, el personal que necesitamos, etc. Una fecha límite es el equivalente cronológico a un presupuesto. Una vez tengas establecida una fecha, esa será la fecha final. Ni un día más, ni menos. Por eso es crucial establecer una fecha de forma coherente, y adaptarse a la misma de la forma más eficiente posible. La definición de esta deadline será el resultado de la gestión de tareas y de la planificación del proyecto.

A continuación, te contamos algunos de los mejores criterios para establecer una fecha límite.

La ley de Parkinson

La ley de Parkinson establece que las tareas se expanden en función del tiempo delimitado para ellas. Definiendo un deadline estricto desde el principio, limitarás esa expansión y te centrarás en lo realmente importante.

Timebox

Fija deadlines breves de entre 60 y 90 minutos para trabajar en una tarea específica. Después de este tiempo, detienes el trabajo en la tarea. Esta limitación acaba con la procrastinación y te fuerza a aprovechar el tiempo del que dispones.

80/20

El Principio de Pareto, del que ya te hablamos en este artículo, establece que el 20% de las acciones de un proyecto consiguen el 80% de los resultados. Aplica esta regla, y vuelca todos tus esfuerzos en ese 20%.

Proyecto vs. Deadline

Cuanto más flexible es tu proyecto, más estricto debe ser tu deadline. En cambio, si una tarea es poco flexible, el deadline deberá ser algo flexible. Si el proyecto o la tarea es sencilla, mantén un deadline firme para evitar la pérdida de tiempo.

Divídelo

No fijes un solo deadline. Por ejemplo, el de entrega del proyecto. Divide la fecha límite en unidades más pequeñas, para asegurar el avance constante del proyecto en el tiempo. Fija fechas para las tareas determinantes, ya que esto te permitirá hacer tu proyecto mucho más manejable, y centrarte en una tarea cada vez.

La ley Hofstadter

La ley Hofstadter establece que todo lleva siempre más tiempo del que piensas. Una regla que se aplica a veces en el mundo del software es que multipliques por dos el tiempo que crees que necesitas. Luego añade seis meses. Sé paciente, y date tiempo suficiente para proyectos complejos.

Planificación a la inversa

Esto consiste en fijar primero el deadline, y decidir más tarde cómo lo lograrás. Esta aproximación es genial cuando las opciones son abundantes y los proyectos pueden alargarse indefinidamente.

Prototipo

Es especialmente recomendable realizar un prototipo si estás creando algo nuevo. Prueba pequeñas versiones del proyecto para ayudarte a decidir un deadline final. Es como escribir un ebook de 10 páginas antes de lanzarte a por una novela de 300, o tratar de aumentar tus ingresos un 10% antes de intentar multiplicarlos por dos.

Encuentra tu punto débil

Descubre qué podría arruinar tus planes y ocúpate de ello primero. Conocer lo desconocido te ayudará a estructuras tus deadlines.

No pienses en ti y en tu equipo como si fuerais robots

Los robots pueden trabajar sin dormir, sin relajarse y sin distraerse. Pero ni tú ni tu equipo sois robots. No hagas un plan de proyecto con la expectativa de que serás capaz de trabajar dieciséis horas al día todos los días de la semana.

Feedback

Pregúntale a la gente que trabaja contigo. Habla con ellos las fechas límite, los plazos para tu proyecto. Establecer deadlines imposibles solo provocará frustración y resentimiento.

Planificación continua

Si utilizas la planificación a la inversa de la que hablábamos antes, necesitas actualizar constantemente los planes para encajar con tu deadline. Esto supone hacer recortes, añadir cosas, o perfeccionar las que ya hay, para que el proyecto encaje a la perfección en la franja de tiempo esperada.

Identifica el exceso de equipaje

Con exceso de equipaje nos referimos a que identifiques aquellas áreas que serán ignoradas si el tiempo es escaso. ¿Qué mails eliminarás si te lleva demasiado tiempo vaciar tu bandeja de entrada? ¿Qué características de tu producto serán desatendidas si necesitas acabar el proyecto rápido?

Busca atajos

Casi cualquier proyecto o tarea cuenta con atajos que puedes utilizar para ahorrar tiempo. ¿Hay una herramienta que te permita automatizar uno o varios procesos? ¿Un experto que te pueda resolver un problema mucho más rápido que tú mismo? Identifica los atajos y utilízalos.