Control teletrabajo: Las pautas y herramientas más efectivas

A raíz de la situación de pandemia, muchas empresas tuvieron que recurrir al teletrabajo de forma permanente, alternativa para las que muy pocas se encontraban preparadas.

Al permitir a los empleados trabajar a distancia, se pensaba que se perdería productividad y eficiencia, pero gracias a la transformación digital, se demostró lo contrario. No obstante, se despertaron nuevo retos en el camino, y la necesidad de contar con las herramientas y estrategias efectivas para el control del teletrabajo, se intensificó.

Para los directivos el desafío es mayor, además de aprender a gestionar los equipos deslocalizados; en temas de comunicación y conectividad, necesitan controlar el rendimiento y la productividad de cada empleado y encontrar una forma de obtener datos objetivos sobre su desempeño, sin tener que recurrir a sistemas espía que vulneran la privacidad de los trabajadores, ya que deben cumplir con el Real Decreto ley 28/2020: la ley de trabajo a distancia, en vigor desde septiembre de 2020.

La ley de teletrabajo reúne todas las condiciones, deberes laborales y derechos fundamentales que tienen lo empleados durante esta modalidad a distancia; entre estos el derecho a la intimidad y privacidad de datos, el derecho a la desconexión digital y el derecho a un horario flexible.

Teniendo en cuenta el contexto actual, desafiante y necesario, queremos enseñarte cómo llevar un control del teletrabajo adecuado, qué pautas debes seguir y qué solución es la más acertada; aquella que te garantizará datos objetivos y precisos sobre el rendimiento de tu equipo de trabajo, así como el cumplimiento de la ley de teletrabajo, y el respeto de los derechos de los trabajadores, en esta descritos.

Antes de la emergencia sanitaria, las empresas que ponían en marcha iniciativas de teletrabajo, ofrecían la posibilidad de teletrabajar a sus empleados un día por semana. Actualmente, muchas se encuentran con el 100% del equipo teletrabajando por un periodo de tiempo indefinido, otras han optado por adaptarse a un modelo híbrido de trabajo, permitiendo el trabajo en oficina uno o dos días a la semana y los días restantes de teletrabajo, lo que ha hecho necesario establecer algún tipo de control del teletrabajo.

Pautas para realizar el control del teletrabajo adecuadamente

Para hacer frente a los desafíos mencionados y garantizar el buen funcionamiento de la compañía, así como el cumplimiento del marco legal, hay que definir unas pautas que permitan el control del teletrabajo a distancia.

Realizar un acuerdo de teletrabajo

La reciente ley de trabajo a distancia especificó una serie de requisitos necesarios para realizar un acuerdo de teletrabajo efectivo. Este debe estar firmado por el empleador y el empleado.

Dotar los empleados de las herramientas necesarias

La empresa debe brindar a todos los empleados las herramientas tecnológicas, tanto físicas como digitales, para que puedan realizar su trabajo a distancia sin limitaciones, ni problemas de gestión.

Definir unos objetivos claros

No solo se trata tanto de definir un horario de trabajo fijo, sino de asegurarse que cada integrante del equipo entienda qué tareas deben realizar y cuáles son las prioridades. Definir una meta clara, y sobre todo realista, es fundamental para que el proceso sea más facil y efectivo.

Establecer reuniones de seguimiento

Los responsables deben controlar los diferentes proyectos y su progreso, hacer un seguimiento exhaustivo de las tareas para poder repartir de forma eficiente las cargas de trabajo e identificar el cumplimiento de los objetivos y entregas de actividades.

Además del correo electrónico, los equipos deben adoptar otras potentes herramientas de comunicación y espacios digitales de trabajo, como Microsoft Teams o Google Workspace. De esta manera será posible realizar un seguimiento, efectivo y rápido, de proyectos y tareas.

Disponer de sistemas de medición del tiempo

Las soluciones dedicadas al control del trabajo a distancia, son útiles tanto para los responsables y directivos; que se aseguran del correcto desempeño y compromiso del teletrabajador, como para los empleados y equipos; que logran entender cómo gestionar su tiempo y comprobar su nivel de cumplimiento respecto a los objetivos marcados.

Existen software de teletrabajo, que ofrecen indicadores de desempeño necesarios para evaluar los resultados y el rendimiento. Este tipo de soluciones, no sólo proporcionan indicadores de productividad, también permiten analizar, a través del uso de las aplicaciones, el reparto del tiempo entre las tareas. El análisis de datos permite mejorar la toma de decisiones.

La solución más efectiva para el control del teletrabajo

Para conseguir cumplir con las pautas descritas previamente, es importante contar con las herramientas adecuadas para el control del teletrabajo. Sobre todo si se trata de gestionar y medir el tiempo productivo que afecta el rendimiento del equipo durante el teletrabajo. Es por eso importante que la empresa se focalice en impulsar la autogestión durante el teletrabajo, de esta manera fortalece la confianza y el compromiso, aumenta la productividad y promueve la consecución de objetivos.

Conseguir una herramienta o un software de control que cubra todas, o la mayor parte de las necesidades que la empresa demanda, no es una tarea fácil y se dificulta un poco más cuando se es consciente de los desafíos que el teletrabajo impone. Por eso, antes de invertir en diferente herramientas, es fundamental analizar el mercado para encontrar la mejor solución.

EffiWork, el software de medición de productividad en el teletrabajo de WorkMeter, es una sistema "todo en uno" que permite mejorar el seguimiento de los equipos, analizar los resultados y brindar una optima experiencia al empleado, equilibrando las cargas de trabajo y fomentando la autogestión.

Con EffiWork es posible controlar el teletrabajo a través de indicadores de productividad y eficiencia durante el desarrollo laboral de cada empleado, permitiendo entender y analizar el tiempo invertido en las diferentes tareas, ya que muestra el uso de las aplicaciones involucradas, sin vulnerar la privacidad del empleados; no hace capturas de pantalla, no espía, ni entra al contenido del equipo de trabajo, solo analiza la actividad realizada y la gestión del tiempo productivo, de acuerdo a unas reglas previamente marcadas en el sistema, respetando así el derecho a la intimidad de los trabajadores y garantizando la protección de datos.

Es un software 100% automático, por lo que los datos son completamente objetivos y precisos, basados en la actividad de cada trabajador, independientemente del lugar en el que se encuentre.

Los informes se generan automáticamente y en tiempo real, evitando así, la perdida de tiempo en trabajo manual y los errores humanos que se generan inconscientemente y permitiendo comparar la información relacionada con el trabajo en la oficina y el teletrabajo.

Al ser 100%, la accesibilidad a los datos, es posible desde cualquier lugar o dispositivo, gracias a su almacenamiento seguro de información en la nube.

Llevar un adecuado control del teletrabajo implica, no solo el seguimiento del desempeño de cada empleado, sino también cumplir con el registro de jornada laboral. Con EffiWork, el registro horario es automático, el sistema registra la hora de inicio y la hora de finalización de cada empleado, así como sus pausas, descansos y actividad offline. De esta manera garantiza el cumplimiento de la ley de teletrabajo y la ley de control horario.

Además, cuenta con un completo gestor de vacaciones y ausencias, para gestionar de forma eficiente y rápida, las solicitudes, validaciones y contabilización de días de ausencia.

En cuanto a la garantía de la desconexión y salud digital, EffiWork permite crear reglas de desconexión digital y avisar a los empleados cuando llegan a su objetivo diario de productividad y actividad. También es posible saber, en tiempo real, si los empleados están conectados, si están disponibles o si están ocupados, por ejemplo, en una videoconferencia. En función de su disponibilidad, puedes contactar con ellos por teléfono, videoconferencia o email. Cumpliendo así con el derecho a la desconexión digital, descrito en la ley de teletrabajo y relevante para el bienestar del trabajador.

EffiWork es un software muy completo, que permite el control del teletrabajo e impulsa la autogestión del tiempo productivo, aumentando el rendimiento del equipo tanto como del negocio empresarial.

Los proyectos de teletrabajo mejoran sus resultados cuando los empleados y sus responsables cuentan con soluciones de medición y seguimiento del desempeño.