Los gastos e ingresos de una empresa conforman su ADN. Es el elemento más básico para garantizar la supervivencia de nuestra empresa durante un período de tiempo. Te contamos hoy la importancia que tiene el control de costes para obtener la máxima rentabilidad.

El tema de hoy es un tanto polémico, y más en esta época de recortes que estamos viviendo, y ya habiendo escrito en su día sobre la reducción de costes en las empresas. De entrada, a casi nadie le gusta hablar de este tema. Controlar los costes muchas veces se confunde con reducirlos. Pero nada de eso. En realidad, el control de costes correctamente realizado no aportará más que beneficios para la buena salud de una empresa. Ya que para poder reducir costes, tenemos que haber conseguido primero llevar buen control de costes en nuestra empresa. Como siempre decimos, se puede mejorar todo aquello que se puede medir.

Para poder reducir los gastos de una empresa, primeramente tenemos que conocer dónde invertimos y cómo gastamos el dinero. Facturas, tickets, transferencias, todo está bajo control del departamento de contabilidad, pero esa información, ese control de costes, se debe hacer de un modo exhaustivo si se quiere aprovechar, posteriormente, mediante business intelligence, para aplicar mejoras en la empresa. A este proceso se le conoce como gestión del coste y forma parte del cuadro de mando integral de la empresa.

Para controlas los costes, debemos dividirlos en dos clases. Los costes directos y los indirectos.

1. Costes directos: son aquellos costes que pueden asignarse de manera inequívoca y directa al objeto del coste, a la actividad o proceso que los ha ocasionado, ya sea producto o servicio.
2. Costes indirectos: son aquellos constes que no se pueden asignar directamente a un producto o proceso, porque son consumidos por dos o más objetos de coste simultáneamente. Hay que dividir estos costes entre los diferentes objetos o servicios que se reciben o se crean, y hay que tener un criterio de imputación coherente con ellos. Este grupo es el más complicado en cuanto al control de costes y hay que saber gestionarlo correctamente.

Control de costes: caso práctico

Veamos algún ejemplo de este control de costes aplicado a una empresa. Digamos por ejemplo, y ya que es un invento español, que contamos con una empresa que fabrica fregonas, con su cubo, etc. Vamos a desglosar a groso modo como tendría que funcionar su control de costes.

Empezamos por los materiales. Resulta que la empresa compra tubo de acero de 2,5 cm de diámetro para el palo a una empresa, en otra empresa, compra la fibra, tela o cuerdas que forman parte de la fregona, y la pieza de plástico que une las dos partes en otra empresa. Digamos que dicha empresa, tiene un transporte propio para ir a recoger dichas piezas, y luego las ensambla en su fábrica, y que donde hace la pieza de plástico, también se hace fabricar los cubos para el agua. ¿Qué costes son directos y cuáles no?

Digamos que lo que va a pagar por pieza, es coste directo. Es decir, mil metros de tubo cortados, más quinientos soportes para la fregona, más quinientos quilos de fibra para hacer el mocho, más quinientos cubos con su escurridor. El precio individual de cada pieza o de cada grupo son costes directos.

Pero, por ejemplo, si el transporte pasa a recoger las piezas por cada fábrica, es un coste indirecto a dividir entre todas las piezas, según los kilómetros que hay hasta cada una de las empresas proveedoras y sumar el gasto en consumo de gasoil, más el del sueldo de la persona que va a buscarlo, seguro del camión, etc. A estos costes indirectos, tenemos que sumarles el alquiler o coste de la nave donde los ensamblamos y los almacenamos, la luz empleada para la maquinaria con la que lo ensamblamos, el coste del operador que lo ensambla, incluso el coste del tiempo del administrativo que genera el albarán, el coste del que realizó la compra, y en definitiva, la parte proporcional del coste del personal que se ha involucrado en la compra y venta de ese material y producto final.

Este esquema, sin duda, se puede aplicar al control de costes de cualquier empresa industrial, pero también a cualquier otra empresa que genere otro tipos de producto, ya sean tecnológicos, virtuales, o servicios. Siempre hay un coste directo, siempre hay unos gastos generales, y algunos existen incluso aunque no estés produciendo nada en ese momento, y de un modo u otro, con el control de costes, podrás conocerlo para poder cubrirlo con los precios de venta del producto o servicio ofrecidos.

Para mantener un adecuado control de costes puedes apoyarte en los software de gestión que evidencian, a través de indicadores de medición, la evolución de tus proyectos y te permiten calcular la rentabilidad económica de los mismos.