Muchas empresas, sobretodo start-ups, tienen demasiado trabajo para evaluar correctamente y mejorar sus procesos. El mayor problema de esto es que a medida que las organizaciones crecen cada vez es más difícil corregir los errores de procesos, haciendo improbable que se logren los objetivos empresariales. Asimismo, provoca una sensación de frustración y desmotivación de los equipos.

Si queremos fortalecer la estrategia empresarial, alinearla con los objetivos, optimizar nuestros recursos y eliminar o, por lo menos, minimizar el riesgo de errores debemos aprender a mejorar continuamente nuestros procesos.

Diferencias entre gestión de procesos y mejora continua de procesos

La gestión de procesos es una estrategia empresarial a través de la cual logramos cohesionar a todas las personas, colaboradores y equipos de la organización para mejorar la comunicación corporativa y el enfoque hacia el cliente. Se trata de ir eliminando barreras a través de instrumentos metodológicos que permitan clarificar nuestros niveles de responsabilidad e identificar claramente cuáles son las actividades que le corresponde a cada departamento con el objetivo de ver que todo en la compañía está organizado y todas las personas se necesitan entre ellas.

La mejora continua de procesos es más un complemento de la gestión por procesos que está orientado al incremento de la productividad y la mejora continua de la calidad de productos y servicios. La mejora continua de procesos debe aplicarse de forma dinámica. Debe ser algo que nos permita en nuestro día a día ir mejorando constantemente e ir promoviendo que los mismos empleados vayan identificando aspectos de mejora siempre enfocados en la satisfacción y necesidades del cliente.

Metodologías de procesos: Lean y Six Sigma (herramienta DMAIC)

Vamos a aprovechar para hacer mención a dos metodologías muy conocidas de gestión de procesos como son: la metodología Lean y la metodología Six Sigma (concretamente la herramienta DMAIC).

El DMAIC es una herramienta de la metodología Six Sigma para la mejora continua de procesos cuyas siglas significan «Define, Measure, Analize, Improve y Control» (en castellano, «Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar»).

Es una herramienta basada en la recolección de datos (sobre todo estadísticos) que permite obtener mejores resultados, a la vez que minimiza los posibles riesgos.

Otras metodologías, como la de Lean, permiten desarrollar una cultura hacia una organización más eficiente y por ello implementar cambios de procesos con el fin de incrementar la velocidad de respuesta por medio de la reducción de desperdicios, costes y tiempos.

Consejos para implementar una mejora continua de procesos

Se ha escrito mucho sobre la mejora continua de procesos y, a continuación, queremos presentarte algunos consejos sobre cómo implementar una estrategia de mejora continua de procesos:

Definir correctamente los objetivos

Para ello es fundamental poder medir con datos objetivos el estado actual, identificar las oportunidades de mejora y determinar los recursos que serán necesarios para alcanzar las metas. Las empresas y los departamentos disponen de recursos limitados por lo que es fundamental priorizar los proyectos y empezar a trabajar aquellos que son críticos para los clientes, para la estrategia de ventas etc.

Diseñar el proyecto

Una vez definida la oportunidad de mejora debes ?ponerte en marcha? y:

• Diseñar el proceso documentándolo todo para que el equipo involucrado tenga claro lo qué se está persiguiendo. Además, dispondrás así de un material formativo para las nuevas incorporaciones.
• Escoger los recursos tecnológicos que te permitirán llevar a cabo lo procesos, así como controlar su buen desarrollo, medir los resultados etc.
• Definir timings y respetarlos
• Implicar al equipo. Explica, comunica y solicita el feedback del equipo involucrado en el proceso en su fase de elaboración. Luego hazlo de forma regular en reuniones eficaces. Es importante que sepas lo que cada uno está haciendo y cómo lo hace. Además esto permite que todo el mundo esté no sólo informado de lo que se pretende alcanzar sino alienado en la misma dirección. Se debe fomentar una competencia sana y hacer partícipe a todo el mundo del proyecto. La implicación y motivación de las personas es vital y fomenta un buen entorno laboral.

Analizar los primeros resultados

Una vez más, es muy importante disponer de herramientas tecnológicas que te permitan obtener datos objetivos. Debes poder medir regularmente los resultados cuantitativamente y cualitativamente, analizarlos, determinar si existen desviaciones respecto a los objetivos inicialmente definidos y ser capaz de implementar cambios para mejorar continuamente. Cualquier cambio se debe documentar y comunicar para que todo el equipo esté correctamente informado y alineado.

Controlar regularmente

Midiendo y midiendo otra vez. Sé flexible porque a lo largo del tiempo los objetivos pueden variar. Si tienes claro cual eran tus objetivos iniciales, si sabes cuales son ahora, si, además, tienes bien documentado tus procesos y si has conseguido establecer en tu organización una cultura de mejora continua de proyectos entonces tendrá una capacidad de adaptación y respuesta frente a los cambios óptima.

La mejora continua de procesos se inscribe dentro de uno cambio cultural de toda la organización y se convierte a la larga en los valores de la misma, valores basados en la calidad y la eficiencia.