Cómo mejorar la productividad laboral de tus empleados

Establecer un proceso automático para mejorar la productividad en el trabajo es una de las tareas básicas para conseguir el éxito de una organización. Contar con una serie de trucos que nos digan dónde debemos centrarnos puede ser una gran ayuda. 

En este artículo, te contamos algunas claves para mejorar el rendimiento de tu compañía, basándonos en un aumento de productividad laboral. 

Cuando hablamos de productividad laboral, nos referimos a la cantidad de trabajo realizado entre el tiempo que se ha empleado para lo mismo. También se pueden incluir factores como la calidad de las tareas. 

Para intentar mejorar la productividad en el trabajo es imprescindible tener en cuenta el capital humano del que disponemos, así como la formación y las enseñanzas que otorgamos a ellos. Esta será la base de tus resultados.

La forma de evaluar la productividad en el trabajo es cada vez más fácil gracias al uso de programas informáticos como EffiWork, el software de productividad de WorkMeter, que te permite realizar una evaluación continua y detallada del rendimiento de un empleado con el objetivo de medir y mejorar su productividad. 

De esta forma, los líderes del equipo pueden desarrollar programas de trabajo que busquen la optimización de los trabajadores e incentivar medidas para que la productividad mejore. 

Mejorar de productividad: Todo empieza por un buen líder

El papel que realiza el líder, las técnicas de aprendizaje que se llevan a cabo desde la organización y la actuación de los propios trabajadores han de ser tomadas en cuenta para poder mejorar la productividad en el trabajo.

Los factores determinantes por parte de un buen líder, de cara a la mejora de productividad en el trabajo,  son: 

Saber delegar

Saber enseñar a otros y delegar tareas, es fundamental en un proceso productivo. 

Lo primero, es saber trabajar correctamente a nivel personal, así conseguirás actuar de forma efectiva y dispondrás de los conocimientos necesarios para empatizar con el trabajador, ayudando a que su proceso de mejora de productividad incremente.

El segundo paso a seguir es elegir bien a quién delegar. Es importante ser hábil y específico cuando tienes que poner de responsable del proyecto a un trabajador, pues de su buena actuación dependerá en gran medida el éxito o fracaso de dicha actividad.

Saber comunicar

La buena comunicación es la base de cualquier proceso y proyecto dentro de una organización. Un líder tiene que estar disponible para los trabajadores, de tal manera que en caso de que exista algún problema se puedan tomar medidas tempranas, evitando que cualquier inconveniente afecte la productividad laboral. 

La comunicación fluida, así como la escucha activa, es una característica de liderazgo que no puede faltar, ya que le permite a un responsable de equipo conocer las problemáticas y necesidades de sus colaboradores, para construir acciones de mejora continua dedicadas. A su vez, facilita la comprensión a los propios empleados sobre su actividad, funciones y responsabilidades, además de aumentar su compromiso y motivación profesional.

Saber definir objetivos 

Que tu equipo de trabajo conozca las metas que quieres alcanzar en la empresa ayudará a que los trabajadores puedan saber hacia dónde queremos ir y que se involucren en este proceso. 

El equipo es una parte esencial en la organización y una participación activa es vital para alcanzar el éxito.

Claves para mejorar la productividad en el trabajo

Así como las aptitudes descritas previamente, para mejorar la productividad en tu equipo de trabajo es imprescindible tener en cuenta las siguientes claves durante las dinámicas laborales:

Organización

Establecer un buen método de trabajo es esencial para cualquier proyecto. Disponer de un equipo que sepa organizar sus tareas y optimice su tiempo gracias a la optima organización de sus procesos, garantiza eficiencia y rapidez, por consiguiente, mejora la productividad en el trabajo. 

La empresa y los líderes de equipo, tienen que encargarse de que esta organización funcione y ser parte activa de cada proceso. 

Las agendas de trabajo son una gran herramienta. En la actualidad, donde la tecnología es una parte esencial del día a día, se pueden encontrar herramientas para la organización de actividades y procesos muy eficientes, ya sea estableciendo calendarios de trabajo o con hojas de ruta.

Definir tiempos

Este punto acompaña al anterior. Pues establecer tiempos de trabajo ayuda a la organización de las tareas. Para esto lo mejor es definir las horas o días con las que cuentan los trabajadores para la realización de las tareas encomendadas. De esta forma, ellos pueden gestionar su propio tiempo para conseguir la máxima eficiencia.

Priorizar tareas

También hay que poner en marcha las tareas de forma organizada, fijarlas y finalizarlas. No mandes más de una tarea a la vez y se claro en tu petición.

Disponer de un buen equipo de trabajo y lo recursos necesarios

El capital humano tiene que contar con lo necesario para que el proyecto enfocado a mejorar la productividad se pueda llevar a cabo. Desde un buen ordenador o espacio de trabajo, hasta las herramientas imprescindibles para la realización de sus actividades.

El proceso para mejorar la productividad

Una vez teniendo claras las pautas de actuación tanto a nivel de empresa como de personal, es momento de planificar y ejecutar el proyecto de mejora de productividad. Para guiarte te explicamos algunos pasos básicos:

Identificar las acciones de mejora

Para identificar cuáles son aquellas actividades que necesitan ser rediseñadas, es importante llevar a cabo una evaluación del rendimiento de los equipos, para ello puedes apoyarte en herramientas dedicadas a la medición de productividad, que generalmente, facilitan de forma completamente objetiva datos sobre el desempeño de cada trabajador o equipo de trabajo.

Implementar las acciones de mejora de productividad

Una vez hayas determinado cuales son los puntos que deben corregirse para optimizar la productividad de la empresa, debes de organizar los tiempos de implementación y puesta en marcha las acciones de mejora, ya sea a nivel técnico, cualitativo o cuantitativo.

Recuerda que la comunicación es fundamental, así que establecido el plan de proyecto, es importante que toda la empresa conozca cuáles serán las pautas a seguir y la forma de trabajo que se desea implantar.

Revisión continua del proceso de cambio

Asegúrate de planificar espacios de revisión continua del plan de mejora, para que se puedan tomar soluciones en caso de que algo no esté funcionando según lo previsto. 

En este sentido, es también importante contar con programas que te ofrezcan una visión detallada de los resultados como EffiWork que informa sobre la actividad realizada y el tiempo empleado en ella. 

Otro punto importante es la realización de reuniones para conocer cuál es la visión de los trabajadores y que estos también estén informados de todos los cambios.

Resolución de problemas

Ser capaces de superar los problemas. Cuando se crea un proyecto hay que tener en cuenta que pueden darse problemas y hemos de disponer de un plan de crisis que no ponga en riesgo todo lo conseguido hasta el momento, y que por supuesto, no afecte al proceso de mejorar la productividad en el que nos hemos involucrado. 

Los problemas son un aliciente muy importante en este proyecto, pues en gran parte de los fallos de productividad están involucrados problemas imprevistos.

Mejores prácticas para aumentar la productividad en el trabajo

Hasta aquí, ya te hemos explicado las aptitudes de un buen líder y los pasos básicos para un adecuado plan de acción enfocado a mejorar la productividad en el trabajo. Ahora queremos exponerte las mejores prácticas para mantener un alto nivel de desempeño laboral en tu empresa.

Automatiza al máximo

Miles y miles de horas se invierten en procesos que deberían ser automáticos. Realizando informes, listados, gráficas, aprobando solicitudes, administrando calendarios, etc. Todas estas tareas son importantes para llevar un registro de la actividad de nuestra empresa, y sin ellas estaríamos perdidos. 

Pero piensa por un momento ¿por qué contrataste a quién contrataste? Al tomar la decisión de incorporar a alguien al equipo, no sabrás exactamente si esa persona sería veloz realizando informes, o compilando formatos.

Seguramente, contrataste a esa persona porque iba a cubrir una necesidad en tu empresa y cuenta con los conocimientos para potenciar tu negocio. Pero por culpa de estas tareas mecánicas y manuales, posiblemente automatizables, el desempeño laboral de los trabajadores tiende a ir empeorando poco a poco. 

Desperdiciar a tus empleados es una de las peores cosas que puedes hacer, así que intenta automatizar al máximo las tareas repetitivas. 

Horario flexible

Cualquier estudio que consultes sobre el rendimiento y la productividad te dirá que la gente trabaja más y mejor cuando cuenta con un horario flexible. 

Acabar con el presencialismo y potenciar la productividad debe ser una de las metas principales de cualquier persona que posea un negocio en estos días. Tratar de mantener a los empleados en un mismo lugar, como si estuvieran en el colegio, merma de forma contundente la productividad de los mismos. 

Implantar un horario flexible y permitir a los empleados adaptar las horas de trabajo a sus propias vidas te dará grandes resultados.  

Olvídate del control y comienza a brindar autonomía laboral a tus empleados. Con EffiWork, es posible guiar a los empleados e identificar sus áreas de mejora sin necesidad de tenerlos en una misma sede de trabajo para controlarlos pasivamente. 

Gracias a EffiWork podrás implantar nuevas modalidades de trabajo como el modelo híbridos o el teletrabajo permanente en tu empresa, eliminando las percepciones de falta de control por parte de los directivos o responsables de equipo. La monitorización es posible sin la presencialidad o programas “espías”.

Organización del flujo de trabajo

Párate un momento a analizar cómo se está trabajando en tu empresa. La mejora de procesos es uno de los factores más importantes para potenciar la productividad. Seguro que hasta en los procesos más rutinarios hay fallos fáciles de resolver. 

El día a día normalmente no nos deja tiempo para pensar. Es muy probable que durante la jornada, los empleados vean los fallos evidentes del flujo de trabajo. Pero muchas veces ni siquiera hay tiempo para sacarlos a relucir. Tendemos a trabajar como un engranaje, una maquinaria compleja que nunca se detiene y al final, seguimos adelante con un flujo de trabajo que seguramente no sea el mejor, pero la prioridad es producir a toda costa.

No nos damos cuenta que los fallos en la organización del flujo de trabajo afectan de manera más que significativa a la productividad de nuestra empresa. Si dedicamos un momento a analizar fallos y a repararlos, apreciamos mejoras inmediatas en la productividad de nuestra empresa.

Sistemas dedicados a la medición de productividad de los empleados y equipos, te ayudan a analizar fácilmente los flujos de trabajo ineficientes, promoviendo la elaboración de efectivas acciones de mejora.