¿Conoces los tipos de informes que existen en el ámbito laboral y los pasos clave para desarrollarlos? Te explicamos cómo hacer un informe de trabajo puede ayudar al empleado a desarrollarse como profesional y tener un control general de sus responsabilidades laborales.
Los informes de trabajo, guían y optimizan la toma de decisiones, sobre la actividad de la empresa o sobre las estrategias y actividades de un determinado proyecto. Estos documentos pueden tener diferentes propósitos, de acuerdo a las necesidades de la empresa y su industria.
Este tipo de documento, se basa en el análisis de datos objetivos y brinda asesoramiento en la creación de estrategias enfocadas a la mejora continua del negocio. A continuación te explicamos con más detalle de qué se trata.
¿Qué es un informe de trabajo?
Un informe de trabajo es un documento compuesto por datos resultantes de una actividad empresarial o laboral. Conocido también como reporte laboral o informe de resultados. Este documento sirve para evaluar la ejecución de una tarea, un conjunto de tareas o un proyecto en relación a un determinado objetivo.
Los informes son siempre formales y objetivos, la información expuesta debe ser clara y debe estar respaldada por una fuente legítima. La tipología de informe varía de acuerdo al objetivo de su desarrollo, estos son algunos de los tipos más comunes de informes de trabajo:
Informe de justificación
Este informe se crea generalmente para proponer una idea a los directivos o responsables. El cuerpo incluiría secciones como riesgos, costos y beneficios. Un ejemplo de este tipo de informe sería proponer la compra de una máquina para el lugar de trabajo. Para convencer al responsable de la toma de decisiones de que tal máquina es un recurso necesario, se debe crear este informe con un argumento convincente sobre el beneficio que el recurso brindaría a la organización.
Informe de investigación
Este informe puede presentar los riesgos potenciales de una oportunidad específica. Es útil para que los directivos y responsables del negocio se anticipen a cualquier problema relacionado con la realización de una inversión o compra. También se puede crear un informe de investigación para analizar la fusión con otra propuesta.
Informe de resultados
Este informe se utiliza cuando la empresa, o departamento, desea realizar un seguimiento de los resultados de las diferentes estrategias ejecutadas, así verificar su cumplimiento. Este tipo de informe demuestra si se están o no siguiendo las pautas, normativas y tiempos marcados, así como si se está gastando el dinero adecuadamente.
Informe de rentabilidad
Se realiza cuando se necesita analizar los resultados de una idea propuesta. Este informe pondrá en evidencia problemas potenciales, costos asociados y los beneficios de la idea. Con este informe, se puede determinar si la propuesta es rentable, si el plazo es factible y si existe la posibilidad de que supere el presupuesto o no.
Informe periódico
Este informe ayuda a una organización a mejorar sus productos, servicios, procesos o políticas. El informe se hace periódicamente, es decir, cada mes o cada semana, e incluye información sobre las pérdidas y ganancias de la actividad empresarial. Además brinda datos sobre la eficiencia de las estrategias ejecutadas durante el periodo de tiempo determinado. Todo a partir de una serie de indicadores previamente establecidos.
Informe de situación
Este informe se realiza puntualmente, para discutir un tema específico, como la información de una conferencia, un evento, etc.
Informe de criterio
También es un informe puntual, y se suele utilizar para presentar varias soluciones, como opciones para una situación o problema particular.
11 pasos sobre cómo hacer un informe de trabajo
Si te preguntas cómo hacer un informe de trabajo correctamente, a continuación encontrarás todos los pasos detallados:
Estructurar antes de escribir
Comenzar por una adecuada investigación y escribir las secciones que contendrá el documento. Elaborar su estructura y planificar exactamente lo que se desea lograr, de esta manera el contenido del informe será claro y concreto.
Verificar la existencia de un formato interno
Es posible que la empresa tenga un formato establecido para determinados informes de trabajo. Por eso, es importante consultar previamente el manual de la empresa o preguntar si existe un formato específico que se debería usar. El uso de un formato establecido ayudará a que su informe se vea más profesional.
Estructurar la tabla de contenidos
La página del índice es esencial para un informe formal largo y complejo. Aunque esta página aparece al comienzo del informe, es recomendable una revisión final, cuando el informe esté terminado. Escriba los títulos de las secciones exactamente como aparecen a lo largo del informe y asegúrese de que los números de página también coincidan.
Plantear el objetivo inicial
Todo informe de trabajo tiene un objetivo establecido, independientemente de su tipología, este debe ser descrito de manera concisa y clara. El objetivo inicial sirve para mostrar qué es lo que se quiere conseguir con la información expuesta. Pero ¿Cómo establecer objetivos para un informe? Teniendo en cuenta cuatro características esenciales:
- Se redactan comenzando con un verbo en infinitivo.
- Deben proponer posibilidades realizables.
- Deben ser claros y concretos.
- Se enfocan en lo que se quiere lograr, no en los procesos o actividades para lograrlos.
Agregar un resumen del informe
El resumen inicial, menciona los puntos principales del informe de trabajo. Puede ser beneficioso para el lector tener esta sección, pero no es obligatorio, especialmente si su informe es corto.
Aunque el resumen se encontrará al principio del informe, se recomienda escribirlo al final, junto con la tabla de contenidos, para que se pueda incluir notas de la sección de conclusiones y recomendaciones.
El resumen debe informar al lector sobre los resultados e incluso mencionar la conclusión. También es importante una breve descripción de lo que el lector encontrará en el informe. Es posible que el receptor del informe; directivo o responsable, solo tenga tiempo para leer el resumen del informe, por lo que debe describir los puntos principales que se encuentran en el mismo.
Escribe una introducción
Esta sección detalla la razón por la que se está escribiendo el informe. La introducción debe abordar el propósito del informe y la información de los antecedentes sobre el tema a abordar. También se debe resumir el argumento principal.
Metodología
La sección de metodología debe explicar al lector los métodos de investigación que se han elegido para crear el informe; si es cualitativo o cuantitativo o una combinación de ambos. Debe contener una justificación clara de por qué se eligieron determinados métodos.
Actividades realizadas
Se debe explicar detalladamente todo lo que se ha hecho para alcanzar los resultados obtenidos. Es importante brindar el reconocimiento adecuado a cada trabajador involucrado, así como los pasos planificados.
Presentación de resultados
En esta sección se debe presentar el resultado final de su investigación. Es importante presentar los resultados de manera lógica y concreta, así como asegurarse de haber incluido suficiente información para demostrar que se ha investigado el asunto a fondo.
Una forma de facilitar la lectura de los resultados es mediante el uso de títulos, subtítulos y secciones numeradas para organizar la información. Se pueden presentar los resultados en viñetas, tablas, cuadros, ilustraciones, gráficos o infografías, siempre y cuando sean apropiados para el informe.
Conclusión y recomendaciones
En esta sección, se presenta la evaluación a partir de los resultados obtenidos y luego se hacen recomendaciones para planificar y ejecutar acciones de mejora. Pero, ¿cómo hacer las conclusiones de un informe? Lo recomendable es:
- Conducir y evidenciar lo aprendido, a partir de los resultados obtenidos.
- Aportar información valiosa sobre la investigación y el trabajo realizado.
- Evitar dar opiniones o agregar comentarios subjetivos, sino resultados objetivos.
- Añadir una reflexión sobre el tema tratado.
- Si es conveniente, agregar algún nuevo objetivo junto a acciones e indicadores medibles.
- Cada objetivo, método o sugerencia debe explicarle al lector cómo afectará a la organización.
Esta sección pone en evidencia la estrategia que mejor funcionó para alcanzar el objetivo perseguido y cuál funcionó menos, o directamente no funcionó.
Bibliografía y apéndices
Al final del informe se deben nombrar todas las fuentes que se han utilizado para redactar el informe, si así corresponde, dependiendo de su tipología.
Esta sección puede incluir publicaciones, artículos en línea o libros. Se recomienda ordenar las fuentes en orden alfabético y etiquetar cada una con una letra para que pueda hacerse referencia a estas durante la lectura del informe.
¡No olvides revisar el informe!
Ahora que has llevado a cabo los pasos sobre cómo hacer un informe correctamente, es importante revisar el resultado y corregir lo que haga falta, para tener la seguridad de que esté libre de errores gramaticales, de ortografía o datos incorrectos.
Para evitar los datos incorrectos, es esencial contar con una herramienta de gestión de proyectos o software de medición, su elección dependerá del ámbito del informe. Este tipo de herramientas miden los indicadores clave y brinden resultados objetivos, ya que generalmente la recopilación de datos es automática, Incluso, permiten la programación de informes en diferentes formatos.
La revisión permite reconocer la claridad y legibilidad del informe al escribir. Es recomendable evitar las palabras complejas y la jerga, utilizar términos técnicos apropiados para la industria en la que se encuentra la empresa.
Por último, es importante asegurarse de que la escritura fluya de una sección a otra, especialmente si hubo más de un autor en el informe.
Esperamos que este post te haya ayudado a saber cómo hacer un informe, especialmente de un informe de trabajo.
