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El principal enemigo de la productividad empresarial son las distracciones. Si lo tenemos claro, debería ser fácil evitarlas, ¿verdad? ¡Error! A veces nosotros mismos somos el origen de una distracción sin darnos cuenta.
El cerebro humano tarda 11 minutos en alcanzar el 100% de la capacidad de concentración para desempeñar una tarea. Reflexionemos: ¿disponemos de ese tiempo de concentración para realizar cada tarea? Recientes estudios apuntan que la respuesta es claramente no, pues dedicamos tan solo 1 minuto de media a trabajar en una misma actividad de forma ininterrumpida.
No hace falta decir que esas cifras no nos ayudan a ser más productivos, sino al contrario. Los ladrones de tiempo pueden suponer hasta una reducción del 40% en la productividad, así que saber manejarlos es de vital importancia. Si queremos experimentar una mejora de la productividad en nuestra organización, debemos saber cómo evitar las distracciones.
Modera el uso del email
El correo electrónico es necesario para el desarrollo de nuestro trabajo, pero también es uno de los mayores ladrones de tiempo al que debemos enfrentarnos. El camino hacia la mejora de productividad sin duda pasa por una mejor gestión de esta herramienta. Así que antes de mandar un e-mail piensa, ¿es realmente necesario? ¿Puedo comentarle a mi compañero el asunto en unos pocos segundos cara a cara? También es importante que tengamos en cuenta que es mejor un email con varios puntos a tratar, que 6 emails breves.
Piensa antes de hablar
Aunque parezca algo básico, es muy importante que antes de interrumpir el trabajo de un compañero pensemos si lo que vamos a decir aporta realmente valor a nuestras horas productivas. Si no es algo que resulte útil para el desarrollo de las tareas, sin duda podemos esperar a comentarlo durante una pausa.
Busca la compañía de personas productivas
Está demostrado que trabajar cerca de alguien con buenos hábitos puede traducirse para nosotros en una mejora de productividad, de modo que nos puede influenciar de forma positiva. Lo mismo puede suceder a la inversa, si estamos cerca de alguien que no deja de interrumpirnos, seguro que nos afectará negativamente.
Crea listas de tareas
Si materializamos de forma escrita nuestras tareas, y las ordenamos de mayor a menor relevancia, nos resultará más fácil concentrarnos y así aumentar nuestra productividad. ¡Alerta! También es muy importante que coloquemos la lista en un sitio visible, pues si se queda bajo un montón de papeles, su creación habrá sido inútil.
No fomentes las conversaciones
La mayoría de veces no somos capaces de cortar a nuestro interlocutor y expresarle lo ocupados que estamos por cuestiones de educación. Si bien expresiones como ?Por favor no me molestes? o ?Ahora no tengo tiempo? nos pueden resultar incómodas, podemos utilizar otras fórmulas: ?¿En qué puedo ayudarte?? ?¿Qué necesitas?? o bien ?Cuéntame, y luego me lo miro?. Con estas expresiones ayudaremos a nuestro interlocutor a ser conciso y terminar antes la conversación.
Escucha música
Eso es, ponte tus auriculares y aíslate durante un rato. Para empezar, tus compañeros verán que no deben interrumpirte a no ser que sea extremadamente necesario, y en segundo lugar, sentirás que tienes un momento de paz en el cual puedes aprovechar mejor tus horas productivas. Si la música te desconcentra, puedes simplemente ponerte los auriculares.
Tomar conciencia de cuáles son los ladrones de tiempo en nuestro entorno laboral es el primer paso para aprender a gestionarlos. Lo que está claro es que la mejora de productividad pasa inevitablemente por llevar una gestión del tiempo óptima, y para ello es necesario alejar al máximo las distracciones de nuestra oficina.
