Gestión del tiempo y gestión de personas están muy relacionados y ambos provocan efectos directos en la optimización de resultados empresariales.

La mala planificación y organización incide en una pobre forma de gestionar la jornada laboral, que acaba causando la solicitud de recursos extra, requiriendo de más horas y todo para poder llegar a los objetivos fijados de una forma mucho menos eficiente que como estaba planeado. No gestionar a las personas de forma correcta provoca el estrés, la pérdida de motivación y la insatisfacción laboral. Al final, las consecuencias se resumen en la pérdida de competitividad por baja productividad.

Existen soluciones para la optimización del tiempo y la mejora de la eficiencia y productividad, que extienden sus efectos en forma de beneficios tangibles tanto para las personas como para la organización en conjunto. Algunas de las que mejores resultados aportan son:

• Implementar una cultura de medición, de mejora continua, de corresponsabilidad y de competitividad en la organización.
• Mejorar la productividad y el impacto de la productividad y el rendimiento individual de cada trabajador en el negocio multiplicando el desempeño de las personas y el rendimiento de los recursos que emplean en su trabajo.
• Minimizar las actividades que sólo representan un coste y no aportan valor al negocio.
• Incrementar la capacidad de gestión de las personas y equipos, reduciendo el estrés y aumentando la satisfacción por el trabajo acabado y bien ejecutado.
• Conseguir mejores entornos de trabajo y de equilibrio profesional y personal, al tiempo que complementar con una herramienta fiable y objetiva los procesos de evaluación del desempeño.

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Reglas para aumentar la eficiencia y optimizar el tiempo de trabajo

Cuando se buscan soluciones para la mejora de la productividad hay que tener en cuenta que las acciones a implementar no han de ser aisladas. Hay que aplicar una visión sistémica que garantice un enfoque mixto que atienda a personas y procesos.

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El punto de partida es la autoevaluación en todos los casos. La organización necesita ser consciente de cómo es de productiva, de cómo se emplea el tiempo, de qué actividades consumen más recursos. Esta visión se ha de abordar desde un enfoque global que se necesita combinar con otro más en detalle, que analice el rendimiento individual de cada empleado.

Planteada la estrategia, las acciones a emprender han de garantizar que se cumplen las siguientes reglas:

• Mantener una rutina: asociada al inicio de la jornada, momento que se ha de destinar a la planificación y establecimiento de prioridades. Es fundamental evitar todo tipo de distracción en esta primera media hora, que marcará el ritmo de trabajo, ya que de su enfoque dependerán los resultados.
• Evitar a los ladrones del tiempo: abuso del email, redes sociales, llamadas telefónicas, interrupciones y cualquier agente con capacidad para robarnos unos minutos de la actividad que nos ocupa. Si lo consiguen a la pérdida de tiempo de la distracción habrá que sumarle la de los minutos necesarios para recuperar la concentración.
• Silenciar las notificaciones: las de los smartphones, las alertas automáticas del ordenador e incluso las pestañas abiertas en el buscador. Recibir un mensaje que avisa de que tenemos un correo electrónico, un nuevo sms o una solicitud de conversación causa un impacto inevitable en nuestra productividad.

Por último, la regla más importante para aumentar la eficiencia es la evaluación continua, hay que preguntarse si se están haciendo bien las cosas, si se van cumpliendo objetivos y si todo marcha según lo previsto. Una vez que se ha organizado el tiempo en las distintas tareas que hay que llevar a cabo es momento de reflexionar sobre el cumplimiento de objetivos. esta reflexión ha de producirse de manera periódica, al menos una vez por semana.

Eficiencia y mediciones

Para conocer dónde estamos, dónde vamos y cómo lo hacemos necesitamos medir. Si no se mide lo que se hace, no se puede hacer seguimiento y si no se puede hacer seguimiento, no se puede dirigir. Cuando se carece de dirección se hace muy difícil mejorar, y éste es precisamente el objetivo de medir.

Cuando se cuenta con métricas, basadas en indicadores objetivos, realistas y alcanzables se puede conocer:

• La razón de tomar determinadas decisiones.
• Los motivos por los que se necesita conocer la eficiencia de la empresa en vez de optar por avanzar a ciegas o en base a intuiciones.
• Si se está en el camino correcto o no en cada área.
• Cuáles son las áreas de la empresa que pueden mejorar y en qué aspectos.
• Qué sucede en la empresa en tiempo real.

Si no se mide, si no se obtienen datos de los indicadores es imposible:

• Interpretar lo que está ocurriendo.
• Practicar ajustes que devuelvan la alineación a los procesos.
• Definir la necesidad de introducir cambios y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
• Analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
• Establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
• Relacionar la productividad con el nivel salarial.
• Detectar amenazas y oportunidades, desde el descubrimiento de las debilidades y fortalezas.
• Proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.

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