Gestionar los costes de un proyecto no es una tarea sencilla. Hablar de costes significa hablar del ADN de cualquier empresa, de lo que permite que esta funcione y la gente pueda seguir trabajando. Hablar de costes supone hablar de inversión, y por tanto, de ganancias o de pérdidas. En resumen, gestionar el presupuesto destinado a un proyecto no es una tarea como otra cualquiera. Es, a fin de cuentas, una de las más importantes, por eso el enfoque ha de ser diferente al habitual.

¿Cómo podemos hacerlo entonces? Nadie quiere meter la pata. Toda empresa querrá obtener un beneficio de cualquier operación. Para ello, lo mejor es pasar por las 4 fases de la gestión de costes de proyectos. Si completamos todos estos pasos de manera correcta, nuestro proyecto tendrá muchas más posibilidades de ser fructífero.

Fases de la gestión de costes de proyectos

1. Estimación de costes

En esta primera fase, lo que nos interesa conseguir es una previsión realista de lo que será nuestro proyecto. Para ello, primero deberemos llevar a cabo un análisis económico que determinará la rentabilidad que podrá tener nuestro proyecto. Para poder hacer una estimación de costes, lo primero consiste en determinar las tareas que se tienen que llevar a cabo y elaborar un cronograma del proyecto. El costo de los recursos humanos es, como siempre, el más elevado por esto la fase de planificación del proyecto es fundamental para poder estimar los costes generales del proyecto. Adicionalmente, debemos evaluar otros costes que puede conllevar el proyecto (adquisición de herramientas, materiales etc.). Una vez hecho, podremos decidir cuánto necesitamos invertir en esta operación, teniendo como guía los resultados del análisis económico que llevemos a cabo, y las estadísticas que analizaremos: rango del proyecto, confianza del mismo y riesgo que supone.

2. Elaboración del presupuesto

En esta segunda fase, tendremos que sacar conclusiones. ¿Qué nos indica nuestro análisis económico? ¿Y las estadísticas? En función de los costes del proyecto que hayamos determinado en la primera fase, debemos elaborar nuestro presupuesto teniendo en cuenta el margen que deseamos obtener. Tenemos que tener en cuenta que, durante el desarrollo del proyecto, puede haber variaciones respecto a las previsiones iniciales.

Evidentemente, el Project Manager llevará un control del proyecto para garantizar que el tiempo y los recursos invertidos no estén desenfocados con la planificación inicial pero, a la hora de elaborar el presupuesto, hay que contemplar todas las variables para garantizar el margen deseado. Esto es muy importante debido a que, al final, solo habrá dos cifras a tener realmente en cuenta: la cantidad que hemos invertido, y la cantidad que hemos ganado.

3. Control de los costes del proyecto

Una buena gestión de los costes de proyectos consiste en controlar, durante todo el desarrollo del proyecto, que no hay desviaciones. El Project Manager necesita invertir tiempo en la gestión de tareas y la gestión de los equipos del proyecto. Debe controlar, de forma periódica:

• Los avances y el estado de la tareas.
• El tiempo invertido en cada tareas y compararlo con el cronograma inicial.

Para poder llevar un control exhaustivo del proyecto, el Project Manager deberá disponer de un gestor de proyecto que le permita monitorear, en tiempo real, las horas invertidas. Asimismo, el software de gestión de proyectos que use tiene que proporcionarle un cálculo automático de los costes de recursos humanos. Si es necesario, deberá actualizar el calendario del proyecto, re-equilibrar las cargas de trabajo, modificar el orden de prioridades de las tareas.

4. Calcular la rentabilidad

Llegó la hora de ver qué tal ha funcionado nuestro proyecto. Para ello deberemos realizar una evaluación y determinar cómo se ha llevado a cabo la aplicación de los costes y si se han obtenido los resultados esperados. Será necesario realizar una correcta extracción de los datos y llevar a cabo el correspondiente análisis. ¿Cuántas horas hemos invertido en total?, ¿Cuántas horas hemos facturado, cuál es el margen que hemos obtenido? Este análisis será el que nos permita, en base a factores de rentabilidad, determinar el éxito de nuestro proyecto, los aciertos que hemos tenido, y también los errores que hemos cometido. Por supuesto habrán otros factores se deben tener en cuenta, como factores de calidad y de satisfacción del cliente final.