No trabajamos más de 81 segundos de forma ininterrumpida en una aplicación. En parte es debido a uso? o abuso de las alertas: pop-ups de emails, alertas en el móvil, etc.

Se pierde mucho tiempo mirando simplemente un email, entre que vemos que hemos recibido un email, vamos a nuestro correo electrónico, buscamos el email, lo abrimos y lo respondemos o no ya hemos perdido bastante rato, sin sumarle que ahora habremos de volver a reanudar la marcha de la actividad que estábamos realizando antes de la interrupción.

Piensa que, al día, perdemos una hora debido a las interrupciones. Medimos el tiempo de pausas inferiores a 10 minutos y vimos que representaba más de media hora de nuestra jornada. Aunque nuestras pausas duran en total unos 33 minutos, cada vez que dejamos lo que estábamos haciendo, nuestro cerebro tarda unos 2 minutos en volver a su nivel de concentración máxima, por lo cual el tiempo que perdemos directamente en las pausas, más el tiempo que perdemos intentando volver a las actividades resulta ser un total de una hora al día.

Si no tenemos datos que nos permitan identificar nuestros momentos virtuosos, podemos seguir como hasta ahora organizando nuestro tiempo rellenando huecos pero cuando disponemos de una solución que nos muestra nuestros ?picos? de productividad podemos optimizarlos tratando por ejemplo:

• De evitar consultar el correo electrónico durante estas horas

• Rechazando una reunión de última hora

• Evitando interrupciones de compañeros etc

Antes de ponernos a realizar cualquier ejercicio de planificación, es necesario que entendamos cuál es nuestra actitud respecto a la gestión del tiempo. Para ello, analizaremos los elementos que suelen estar detrás de las situaciones de caos o estrés y que dan lugar a que cualquier planificación que queramos llevar a cabo, simplemente fracase. Si no sé de qué padezco, ¿Cómo voy a poder ponerle solución?. Pues indaguemos.

Como primera reflexión, pregúntate:

¿De qué te sirves para organizarte? ¿Del reloj para agendar los compromisos que tienes o las reuniones o las actividades pendientes, etc? Es decir, ¿piensas en lo que tienes que hacer ese día y lo ubicas, más o menos, en tu agenda laboral o sobre un papel o incluso en tu cabeza o quizá ni lo piensas y te dejas llevar por lo que el día te depare? Fíjate, el reloj nos sirve para pensar en el día.

O por otro lado, ¿Te sirves quizá de la brújula, en tanto que de manera muy frecuente reflexionas sobre los principios, valores y compromisos que como profesional tienes y que dentro del ámbito donde desarrollas tu profesión, se espera que pongas de manifiesto y que logres? La brújula nos sirve para orientar nuestro compromiso y para ubicar nuestros objetivos.

En una etapa inicial de cualquier reto nuevo, solemos empezar por usar la brújula, pensamos en aquello que es importante para nosotros y para la organización. Solemos lograr visualizar el resultado que queremos obtener a medio / largo plazo.

A través de esta reflexión, nos ponemos en marcha, empezamos a trabajar. Y desde ese momento, solemos regirnos por el Reloj para organizarnos cada día.

Los días pasan volando, y todo va bien hasta que un día nos paramos, miramos a nuestro alrededor y vemos que algo ha pasado durante el camino, de lo que no nos hemos dado cuenta y que ha dado lugar a que el caos reine en nuestra vida.

Estamos colapsados, no llegamos a la mayoría de las cosas que hemos de realizar, vivimos en un estrés permanente por falta de tiempo y nadie parece darse cuenta de la situación tan dura que estoy atravesando, es más, la montaña de tareas pendientes sigue creciendo. Los días no nos dan más de sí y sentimos que hemos perdido el impulso inicial que teníamos.

Llegar a la situación de desorden, caos, estrés o desorientación, suele ser debido a varios errores que cometemos en torno a la gestión del tiempo en nuestra agenda laboral, como son:

1. 1. No valorar la importancia del tiempo: al mínimo ladrón que aparece, levantamos las manos y nos dejamos atracar! Si somos de fácil persuasión por los ladrones del tiempo, tendríamos que preguntarnos la razón por la que nos dejamos llevar en lugar de hacer el esfuerzo de mantenernos focalizados. ¿Qué ganancia estás obteniendo?

   2. Posponer una y otra vez la misma tarea y de manera reiterada otras tantas, siendo casi una actitud normal en el trabajo. Es lo que se conoce como Procrastinación. Por eso hay que cumplir las tareas que nos hemos propuesto para ese día en nuestras agenda laboral.

   3. Colisión de intereses: Puede que lo que tengas que hacer no esté alineado en absoluto con tus intereses, deseos, objetivos o escala de valores y por ello no le estás haciendo frente: Sientes un tira y afloja interno: por un lado sabes que TIENES QUE y por otro lado NO QUIERES. No hay coherencia interna entre lo que piensas o deseas, luego dices que vas a hacer y finalmente lo que haces. Cuando esto sucede, el nivel de estrés es muy elevado. Suele suceder cuando te encuentras en trabajos que no te gustan, pero TIENES QUE hacerlo porque necesitas el dinero por ejemplo. Si para ti desarrollarte profesionalmente es muy importante, y sin embargo te encuentras en una actividad laboral donde no se produce y la has de mantener por necesidades económicas, es posible que tu trabajo no fluya ya que una vez cubierta las necesidades económicas, nuestro umbral se eleva y tendemos a anhelar el desarrollo profesional y ahí es cuando se produce la colisión de intereses interna generadora de distrés.

   4. La falta de prioridades: muchas veces no definimos estas prioridades realmente y si lo hacemos, es en base a la urgencia de los demás en lugar de hacerlo en base a nuestros objetivos.