Beneficios de usar herramientas para la gestión de proyectos
En España, la implantación de estrategias de gestión de proyectos viene produciéndose con mayor impacto en los últimos 10 años, habiendo sido importada esta tendencia de los países nórdicos y Gran Bretaña.
Es habitual cometer errores a la hora gestionar los plazos, los costes o el presupuesto de nuestros proyectos, ocasionando severas dificultades e imprecisiones. Por eso, se antoja casi indispensable contar con alguna herramienta o solución tecnológica que nos ayude en esta tarea, tanto si tienes unos pocos proyectos entre manos o si toda tu actividad empresarial se basa por proyectos.
¿Por qué debo usar un software para gestionar mis proyectos?
La creciente importancia de la gestión de proyectos va ligada independiente del sector de la organización, aunque si se observa un mayor incremento en el tecnológicos o de consultoría.
Las principales ventajas que podemos obtener de usar alguna herramienta para gestionar los proyectos son:
- Recogida automática de información. Lo ponemos como primer punto porque es vital tener una herramienta que nos diga de forma automática y objetiva los tiempos dedicados a cada proyecto sin tener que reportarlo manualmente.
- Control total sobre el proyecto. Se aporta una visión de conjunto y te ayuda a organizar la planificación y seguimiento desde el origen hasta el final del proyecto, sabiendo en todo momento dónde nos encontramos y cuál es la rentabilidad real del proyecto según los esfuerzos realizados.
- Análisis de desviaciones. Una vez tenemos toda la información recogida gracias a nuestra herramienta de gestión de proyectos podremos analizar desviaciones en cuanto a tiempos, presupuesto, gastos, avances del proyecto según previsiones etc. Como hemos dicho en el punto, es esencial que la recogida de datos sea automática y sin intervención humana que desvirtué la información.
- Mejora la comunicación interna. Cualquier proyecto, independientemente de su tamaño, implica la colaboración de varios miembros de la plantilla. Contar con una herramienta para gestionar proyectos ayuda a que la comunicación entre las personas sea más fluida, directa y sencilla.
Que los proyectos gestionados sean rentables debe ser nuestra prioridad número uno. El problema viene cuando entran en juego diferentes factores que pueden poner en riesgo dicha rentabilidad y que tienen que ser controlados. Llevar a cabo este seguimiento se antoja una tarea fundamental y que difícilmente podremos poner en marcha de la mejor manera posible sin contar con un software automático para la gestión de proyectos.
La solución: WorkProject (eficacia + automático)
Las compañías deben entender en esta nueva modalidad de trabajo por proyectos, y tener un buen sistema para gestionarlos correctamente.
Las grandes corporaciones seguramente tengan un departamento propio de proyectos, con roles y equipos bien definidos. Puede que incluso tengan los recursos necesarios como para desarrollar una herramienta que les ayude a gestionarlos.
Pero la realidad es que tanto PYMEs como empresas más pequeñas necesitan de soluciones ágiles y sencillas de utilizar para la gestión de proyectos. Y por supuesto, de un coste reducido que les ayude a obtener beneficios con su uso casi de inmediato.
Lo que propone WorkProject es una solución SaaS (Software As A Servicio) de coste por uso que permite medir de forma automática las horas invertidas en cada proyecto activo que tengamos en nuestra organización.
¿Cuánto tiempo se invierte en cada proyecto? ¿Las horas de trabajo están optimizadas? ¿Se pierde mucho tiempo de reporting en proyectos? Con una herramienta de gestión de proyectos como WorkProject puede saber cuántas horas productivas se dedican a cada proyecto y analizar la rentabilidad real del mismo. Además, actualmente es la única solución que ofrece el mercado que reconoce de manera automática el proyecto en el cual estés trabajando (ya sea por URL, por ubicación del archivo o carpeta, por título de ventana etc.)
¿Y qué hacemos con la productividad? Podemos dedicar muchas horas a un proyecto pero que este nunca llegue a ser rentable. No es tanto un problema de cantidad sino de calidad del trabajo. Gracias a los indicadores de productividad que recoge la herramienta, conseguimos eliminar procesos ineficientes y ladrones de tiempo para optimizar al máximo la gestión del tiempo.
