El análisis de puestos de trabajo consiste en revisar a profundidad las funciones de un puesto de trabajo y los comportamientos de los profesionales dedicados, con el objetivo de identificar los requisitos y componentes de un perfil profesional.
Esta práctica, específica del departamento de Recursos Humanos, está compuesta por diferentes conceptos y estructuras que facilitan su correcta ejecución. Veamos de qué se trata.
¿En qué consiste el análisis de puesto de trabajo?
El análisis de puestos de trabajo es un proceso de recopilación de información sobre las herramientas, las tareas, los comportamientos y los resultados de un perfil profesional determinado, en relación a unos objetivos y unos criterios preestablecidos.
El objetivo de esta práctica es elaborar una descripción, una evaluación o una clasificación del puesto. Esto permite definir programas de formación y desarrollo, sistemas de flujo de conocimientos, sistemas de compensación y beneficios, así como identificar el perfil óptimo profesional para cada área de trabajo.
El análisis del puesto de trabajo se presenta en una descripción analítica y formalizada del mismo. La descripción del puesto de trabajo indica el nombre del perfil profesional, su objetivo principal, su posición en el organigrama y sus principales tareas.
Puede utilizarse como método de evaluación del puesto o cómo parte de la búsqueda y selección de personal. También puede llevarse a cabo con otros fines como:
- Reducir o comprender las razones por las que se produjo una baja
- Mejorar los métodos de trabajo
- Diseñar o modificar maquinaria o programas informáticos
Cómo hacer el análisis de puesto de trabajo
El análisis del puesto de trabajo puede realizarse mediante uno o varios de los siguientes sistemas:
- Entrevista con una o varias personas que ocupan el puesto o con sus superiores
- Grupos de discusión con personas en el puesto
- Observación directa o grabada en vídeo de la persona que ocupa el puesto
- Revisión y evaluación de los manuales de procedimiento, los perfiles de los puestos y sus funciones, los contratos de trabajo y otras fuentes escritas
- Análisis de las tareas y las responsabilidades que debe desarrollar determinado perfil profesional. Para cada tarea, se analizan las actividades manuales y mentales necesarias, la duración, la frecuencia, las condiciones ambientales, el equipo y la ropa, y cualquier otro elemento significativo para su realización.
La elección del método o las estrategias de análisis del puesto de trabajo dependen de cada responsable y empresa. Sin embargo, es importante seguir una serie de pasos para llevar a cabo correctamente esta práctica:
Determinar el propósito de realizar el análisis de puestos de trabajo
El propósito debe estar relacionado con el éxito y el objetivo estratégico de la organización y puede ser motivado por diferentes factores:
- Evaluación de los puestos y perfiles existentes: La naturaleza del puesto de trabajo cambia con frecuencia debido a la tecnología y a las necesidades de un entorno competitivo, lo que exige una reevaluación.
- Valorar nuevos puestos de trabajo: La rápida expansión y evolución del entorno laboral, abre las puertas a la creación de nuevos perfiles profesionales.
- Alta rotación: Una alta rotación del personal demuestra que algunos puestos de trabajo están infravalorados, en comparación con el mercado laboral externo, por lo que requiere de un análisis profundo.
- Baja satisfacción laboral: El trabajo aburrido o monótono suele ser la causa de una baja satisfacción laboral. El análisis de puestos puede ayudar a desarrollar nuevos métodos para diseñar tareas que sean más atractivas y exigentes.
Identificar los puestos de trabajo que se van a analizar
Una vez determinado el objetivo, se pueden identificar los puestos de trabajo a incluir en el análisis.
Las restricciones de tiempo y recursos suelen limitar el número total de puestos que pueden incluirse en el análisis.
Cuando se asigna un número importante de personas al mismo puesto de trabajo, es necesario decidir cuántas se incluirán en el análisis. Si es una cifra alta, es recomendable apoyar el análisis en un sistema de recopilación de datos de desempeño y productividad.
Revisar y filtrar los datos de referencia
Un análisis de puestos de trabajo exitoso y eficaz suele basarse en los resultados de perfiles de trabajo existentes y en datos previamente actualizados.
Examinar las descripciones de los puestos de trabajo, así como los organigramas actuales, proporcionará los conocimientos básicos que necesita el análisis y optimizará la definición y estructura del puesto de trabajo. Asegurarse de filtrar y descartar aquellos datos que no aportan valor es fundamental.
El análisis del flujo de trabajo ayuda a comprender las responsabilidades del puesto y cómo encajan en el proceso de trabajo general.
Planificar y ejecutar el proyecto de análisis del puesto de trabajo
La planificación es la clave del éxito. Hay que diseñar un plan de acción del proyecto de análisis, donde queden claras las actividades, los responsables y los plazos de ejecución, así como las metodologías de recopilación de datos más aplicables.
La recogida de datos útiles para el análisis se puede generar a través de encuestas, grupos de discusión y sugerencias o cualquier otro método de interacción directa con el perfil a analizar. Sin embargo es recomendable, e incluso necesario para la obtención de datos objetivos, el uso de sistemas de medición del desempeño.
Los sistemas de medición de productividad y desempeño, como EffiWork, brindan datos sobre el rendimiento de los empleados dentro de las diferentes áreas de la empresa, analizando el tiempo invertido en tareas, aplicaciones, responsabilidades y proyectos, facilitando así una comprensión de los comportamientos y flujos de trabajo de cada perfil laboral.
Definir la descripción del puesto de trabajo y su mapa de productividad
Una vez recogidos y analizados los datos, es momento de elaborar y actualizar las descripciones de los puestos, las especificaciones del perfil y su mapa de productividad.
El mapa de productividad define las actividades que aportan valor a la organización. Consiste en categorizar las herramientas, tareas y proyectos (páginas y aplicaciones) en actividades productivas o improductivas, de acuerdo a las funciones de cada empleado o equipo.
El mapa en sí no aporta datos, pero facilita la obtención de las métricas de desempeño, ya que muestra la suma del tiempo dedicado a trabajar en actividades valiosas para el rendimiento de la organización y sus proyectos o servicios.
Realizar un análisis periódico de puestos de trabajo
Llevar a cabo una evaluación periódica sistemática de las descripciones y especificaciones de los puestos de trabajo, así como de su mapa de productividad, es una buena práctica de RRHH.
Muchas empresas emplean un proceso rotativo, en el que un componente, o bien, un perfil laboral, en ocasiones todo un departamento, se revisa anualmente, y toda la organización se revisa una vez cada tres, cuatro o cinco años.
Definir el perfil óptimo gracias al análisis de puesto de trabajo
Previamente se comentó que el análisis de un puesto de trabajo permite identificar el perfil óptimo profesional para cada departamento, pero ¿en qué consiste la definición del perfil óptimo de trabajo? Se trata de una estrategia para relacionar los datos que se obtienen al medir los indicadores de productividad del empleado con los datos deseados por los directivos y responsables.
El objetivo es comparar dos escenarios; la inversión de tiempo real en actividades productivas por empleado y la dedicación de tiempo ideal, en estas actividades productivas.
Estructurar un perfil óptimo, te permitirá realizar un análisis más consciente de los diferentes puestos de trabajo, entender la gestión real del tiempo laboral de los empleados; si están, o no, focalizados en las tareas productivas o actividades clave, así como analizar e identificar si los procesos de trabajo establecidos están siendo realmente eficientes o no.
De esta manera será posible planificar estrategias de mejora efectivas, o bien, evaluar si el perfil óptimo creado es realista o utópico. Este proceso sin métricas, o sin un sistema de medición objetivo, es imposible de considerar.
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