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Project Management: la importancia de los informes

Project Management: la importancia de los informes

Informar sobre tus proyectos va a permitir involucrar al resto del equipo con los avances y contar con datos históricos para calcular futuras previsiones.

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Un informe de proyecto es un documento que comunica el progreso de los aspectos del proyecto, que contiene datos relevantes para esa parte del mismo y el público al que va dirigido.

Para mejorar, las empresas necesitan controlar y analizar su rendimiento año tras año. En el mercado, existen herramientas de software para la administración de proyectos que incluyen el seguimiento de los tiempos invertidos, costes y previsiones que facilitan en análisis y la generación de informes.

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Además de reducir gastos y aumentar la eficiencia, el uso de herramientas tecnológicas para gestionar proyectos permite obtener adecuados informes que ayudarán a las empresas a revisar los procesos de trabajo durante un período de tiempo o entre proyectos con el fin de adelantarse y detectar áreas problemáticas, realizar ajustes y mejorar su operativa.

 

¿Por qué los informes de proyectos son importantes?

Los informes de gestión de proyectos son algo que debes hacer regularmente durante el transcurso del proyecto. A veces pueden resultar tediosos por el esfuerzo que requieren, pero ten en cuenta que son muy necesarios para compartir información sobre el proyecto con los miembros de tu equipo y el resto de managers. Aunque es muy posible que no te guste escribir informes, puedes aprender a hacerlos de una manera más eficiente.

Los informes de gestión de proyectos son una de las formas en que te comunica con el equipo de proyecto y las partes interesadas. Ya sea con una frecuenta diaria, semanal o mensual, es una manera rápida y fácil de mantener informados a los miembros del equipo sobre las tareas y roles de cada uno. Esto significa menos microgestión e interrupciones.

Un informe de progreso del proyecto te va a servir para documentar el proyecto. Gracias a él, tendrás un historial con el que mirar hacia atrás y te ayudará a tomar mejores decisiones También te dan un precedente al hacer esos cambios que respaldarán tu razonamiento.

Un informe de proyectos mantiene un flujo de información entre varias personas. Esto genera transparencia, algo especialmente importante entre los miembros del equipo y managers que necesitan feedback periódico para no alejarse delos objetivos finales.

4 tipos de informes si haces project management

  1. Informe de estado: este es el tipo más común de informe de proyecto y en el que probablemente se dediquen más horas de trabajo. La frecuencia de este informe puede ser mensual o semanal. Sería bueno tener una plantilla de informe de estado estándar donde se indique cómo avanza el proyecto, las nuevas tareas, quién se incorpora o lo abandona, etc. y utiliza la información de tu gestor de proyectos para completar dicha plantilla.
  2. Informe de riesgos: su frecuencia suele ser mensual y debe incluir un resumen del perfil de riesgo del proyecto, aunque la forma en que presente dependerá de ti. Un buen enfoque sería incluir solo los detalles de los riesgos que tienen mayor potencial de crear problemas en tu proyecto. Luego, puedes incluir notas sobre los riesgos de nivel más bajo, quizás con un resumen de cómo se están administrando todos estos.
  3. Informes de junta o ejecutivos: este informe tendrá un nivel de detalle diferente a la actualización de estado semanal que le corresponderá a su equipo de proyecto. El interlocutor va a tener un alto cargo de directivo, puede que incluso el CEO intervenga, así pues querrán leer sobre las cosas que son importantes para ellos, como los problemas que pueden ayudar a resolver, un resumen de la posición del presupuesto, y si estás enfocado para alcanzar los objetivos clave del proyecto.
  4. Informes de recursos: este tipo de informes mostrará el desglose de qué miembro del equipo del proyecto se asigna a qué tarea y qué día. También se pueden usar para identificar problemas de asignación, donde un miembro tenga asignada más de una tarea. Si comparas la disponibilidad de tus recursos con la línea de tiempo del proyecto, puedes planificar de manera más eficiente. Este tipo de informes es de los más útiles que se pueden hacer como administrador de proyectos, aunque al principio pueden ser un poco difíciles de interpretar. Realmente vale la pena dedicar tiempo a saber leer los informes para poder realizar cambios en el cronograma del proyecto según corresponda.

 

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