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¿Por qué necesitas herramientas de gestión de proyectos?

¿Por qué necesitas herramientas de gestión de proyectos?


¿Por qué necesitas herramientas de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos consiste en organizar del principio hasta el final el progreso de un proyecto: planificación, seguimiento, control de tareas, presupuesto etc.

el mejor sistema de gestión de proyectos

Tanto el departamento de gestión de proyectos como el de Recursos Humanos precisa de las herramientas adecuadas para un desempeño óptimo. Todas estas acciones implican presentar el proyecto, su contexto y sus objetivos, preparar y planificarlo en el tiempo, controlar el presupuesto necesario para la realización del proyecto, asignar los recursos, controlar y gestionar los riesgos, supervisar y gestionar el proyecto en el tiempo.



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¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos?

  • Porque un proyecto es un trabajo en etapas, que implica generalmente varias personas.
  • Porque los proyectos suelen fracasar porque se sobre pasa el presupuesto y porque se incumplen los plazos. Para reducir el riesgo de fracaso, el proyecto debe ser adecuadamente preparado y también debe ser correctamente medido.

Los costes de un proyecto pueden ser variados (dietas, desplazamientos etc.) pero la mayor partida corresponde generalmente al coste de los recursos humanos involucrados. Muchas empresas llevan a cabo el seguimiento de sus proyectos de forma ?artesanal? usando el correo electrónico y tablas de Excel. Sin embargo, ya existen herramientas capaces de de automatizar la recogida de datos. Es fundamental, para minimizar los riesgos de fracaso mencionados arribas, poder medir el tiempo total invertido por proyecto. ¿Cuántas de trabajo llevamos? ¿Qué coste representa? ¿Estamos alineados con el presupuesto?

Si disponemos de datos de medición de tiempo podremos organizar mejor nuestros recursos, podremos calcular la rentabilidad de los proyectos, y el retorno de la inversión y, podremos, facturar nuestros proyecto minimizando los errores asociados a procesos manuales y minimizando, a su vez, innecesarias cargas administrativas.

Algunas  empresas tienen los medios para desarrollar su propia aplicación de gestión de proyectos, pero la mayoría de las pymes necesitan herramientas flexibles, fáciles de usar y, sobre todo, de coste contenido. Las soluciones SaaS (Software as a Service) que se encuentran en el mercado permiten a todas las organizaciones, sea cual sea su tamaño, acceder a herramientas que cubren sus necesidades y agilizar los procesos de gestión de proyectos.



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Veamos, a continuación, algunos softwares que te pueden ayudar a gestionar mejor tus proyectos:

  1. Herramientas de video conferencia
  • Join.me: Reuniones instantáneas, sin complicaciones y gratuitas
  • Go to Meeting: que permite organizar y convocar reuniones de hasta 100 personas, videoconferencias HD, Opciones de VoIP, teléfono o teléfono gratuito.

 

  1. Repositorios documentales compartidos
  • Google Drive: Drive te ofrece 15 GB de almacenamiento gratis. Puedes guardar fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones, vídeos o lo que quieras y compartirlos.
  • Dropbox: otra solución de almacenamiento de documentos que permite compartir entre varios usuarios.

 

  1. Software de medición del tiempo invertido en cada proyecto
  • WorkProject: permite medir, de forma automática, el tiempo invertido en cada proyecto. Es la única herramienta en el mercado que reconoce automáticamente (por el nombre de la carpeta, de la aplicación, del documento o de la URL?) en qué proyecto se está trabajando. 100% objetivo.



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