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Indicadores de productividad: uso de aplicaciones


Indicadores de productividad: uso de aplicaciones

Hoy, dentro de nuestro capítulo dedicado a los indicadores de productividad, toca hablar del uso que hacemos de las aplicaciones informáticas

Definición de uso de aplicaciones

Este indicador empresarial nos muestra no sólo un listado exhaustivo de todas las aplicaciones que se usan dentro de una organización, sino que también refleja el tiempo que se ha dedicado a cada una de ellas en particular.


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Ejemplo real

El gráfico representa un ejemplo real en el que se muestran todas las aplicaciones que se han usado en la empresa durante el periodo de tiempo que se ha filtrado. Este indicador ?uso de aplicaciones? refleja el tiempo real que se ha dedicado a cada una de las aplicaciones.

El gráfico del cuadro de la izquierda representa todas las principales aplicaciones marcadas como productivas por la empresa que han sido usadas a lo largo del periodo medido. Estas aplicaciones tienen la consideración de productivas ya que están directamente relacionadas con el trabajo que desempeñan los empleados en la organización.

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Del mismo gráfico obtenemos también otra información, muy útil de cara a la toma de decisiones, que es la proporción entre el uso de aplicaciones productivas (en verde) y no productivas (en rojo), tal y como se muestra en el gráfico central. En él se puede ver una comparativa de la proporción de tiempo empleado en aplicaciones productivas y en no productivas para un periodo de tiempo determinado.

Así como el primer gráfico sólo muestra la distribución del tiempo por aplicaciones productivas; el segundo refleja tanto el tiempo que se usa en aplicaciones productivas, aquéllas necesarias para desempeñar el trabajo; como el que se emplea en las consideradas como no productivas, que no son otras que las que la organización no considera necesarias para el trabajo en la organización en general o para un proyecto en particular.

De las aplicaciones productivas podemos ver el detalle de cada una, como en este caso concreto vemos Gmail, Contaplus o Excel; mientras que de las no productivas sólo se ve el tiempo global y no el detalle de las aplicaciones.

Beneficios que conlleva hacer el seguimiento de este indicador

Los mayores beneficios que la empresa obtiene de este indicador son los siguientes:

- Aporta visibilidad sobre todas las aplicaciones productivas que se están utilizando en la empresa, relacionadas con el tiempo empleado en cada una de ellas.

- Permite obtener una información muy precisa acerca de cuáles son las aplicaciones más utilizadas y la proporción en que aplicaciones productivas y no productivas ocupan la dedicación de los empleados.

- Permite comprobar si realmente están amortizando las inversiones que han hecho en herramientas (información especialmente útil en el caso de ingenierías y empresas que tienen que invertir en aplicaciones muy costosas para poder hacer su trabajo).

- Permite comprobar si se están empleando las herramientas recomendadas para el desempeño de un trabajo. Por ejemplo, en el caso de un departamento en el que se ha invertido en un CRM, permitiría comprobar si el equipo comercial está dedicando gran parte de su actividad en trabajar con este CRM en vez de hacerlo con el Excel, como se había hecho hasta la incorporación de la nueva herramienta recomendada.

Inteligencia que aporta en la toma de decisiones

La inteligencia que aporta a la organización el indicador ?uso de aplicaciones? supone precisamente:

- Saber si se están empleando o no las aplicaciones y herramientas que se han puesto a disposición de cada individuo o de cada equipo de trabajo.

- Investigar si la falta de uso de una determinada aplicación es debida a falta de formación o falta de información, ya que las dificultades para acceder al uso de una determinada herramienta también se ponen de manifiesto con estos gráficos.

- Poner remedio a tiempo a cualquier infrautilización de las herramientas recomendadas.

- Averiguar si se da el caso de sobre-utilización de alguna herramienta. (Muchos de nuestros clientes se quejan de que el tiempo empleado en el correo electrónico es altísimo.  Y es que hay herramientas como ésta que aunque se consideran productivas por definición, resultan improductivas si su uso es excesivo).

- Poder tomar las medidas adecuadas en los casos de sobre-utilización en que sea necesario.

- En definitiva, tener la capacidad de mejorar las pautas en la forma de comportamiento y forma de trabajar de personas y equipos con la suficiente antelación.


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