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Herramientas de gestión de proyectos

Herramientas de gestión de proyectos

A la hora de gestionar proyectos a nivel empresarial es muy importante conocer toda la información relativa a tiempos, tareas y costes que suponen. Veamos 5 herramientas que pueden ayudarte a resolver esta problemática.

Independientemente de la naturaleza de tu negocio o el tamaño de la misma, si gestionas proyectos necesitas de ese compañero que te hace la vida más fácil, esa herramienta que analiza los tiempos y dedicación a las tareas que realizas y que te permite optimizar la rentabilidad de los mismos. Una herramienta de gestión de proyectos te ayuda a organizar todos los proyectos que tengas listados en tu organización y ver los miembros del equipo que están dedicando horas de trabajo a ellos.

El mercado de herramientas para gestionar proyectos ofrece una variedad de oferta de software muy amplia, tanto si tu organización es una startup que está empezando a crecer o una multinacional con más de 5.000 personas. Por eso mismo, no se trata de utilizar la herramienta más actual o que más funcionalidades tiene sino la que mejor se adapta a tu negocio o necesidades.

 

software para la gestion de proyectos

¿Por qué necesitas herramientas de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos consiste en organizar del principio hasta el final el progreso de un proyecto: planificación, seguimiento, control de tareas, presupuesto etc.

Tanto el departamento de gestión de proyectos como el de Recursos Humanos precisa de las herramientas adecuadas para un desempeño óptimo. Todas estas acciones implican presentar el proyecto, su contexto y sus objetivos, preparar y planificarlo en el tiempo, controlar el presupuesto necesario para la realización del proyecto, asignar los recursos, controlar y gestionar los riesgos, supervisar y gestionar el proyecto en el tiempo. Pero ¿Por qué utilizar una herramienta de gestión de proyectos?

  • Porque un proyecto es un trabajo en etapas, que implica generalmente varias personas.
  • Porque los proyectos suelen fracasar porque se sobre pasa el presupuesto y porque se incumplen los plazos. Para reducir el riesgo de fracaso, el proyecto debe ser adecuadamente preparado y también debe ser correctamente medido.

Los costes de un proyecto pueden ser variados, pero la mayor partida corresponde generalmente al coste de los recursos humanos involucrados. Muchas empresas llevan a cabo el seguimiento de sus proyectos de forma manual, usando el correo electrónico y tablas de Excel. Sin embargo, ya existen herramientas capaces de de automatizar la recogida de datos. Es fundamental, para minimizar los riesgos de fracaso mencionados previamente, poder medir el tiempo total invertido por proyecto. ¿Cuántas de trabajo llevamos? ¿Qué coste representa? ¿Estamos alineados con el presupuesto?

Si disponemos de datos de medición de tiempo podremos organizar mejor nuestros recursos, podremos calcular la rentabilidad de los proyectos, y el retorno de la inversión y, podremos, facturar nuestros proyecto minimizando los errores asociados a procesos manuales y minimizando, a su vez, innecesarias cargas administrativas.

Algunas  empresas tienen los medios para desarrollar su propia aplicación de gestión de proyectos, pero la mayoría de las pymes necesitan herramientas flexibles, fáciles de usar y, sobre todo, de coste contenido. Las soluciones SaaS (Software as a Service) que se encuentran en el mercado permiten a todas las organizaciones, sea cual sea su tamaño, acceder a herramientas que cubren sus necesidades y agilizar los procesos de gestión de proyectos.

 

soluciones software para la gestión de proyectos

Las mejores herramientas de gestión de proyectos

Ahora que entiendes la necesidad de las herramientas que facilitan y optimizan la gestión de proyectos ya estás listo para elegir. Por eso, te presentamos las herramientas indispensables para la gestión integral de los proyectos; costes y tiempos, para el seguimiento de tareas y los repositorios de documentos compartidos más efectivos.

Software para la gestión integral de proyectos

Los software para la gestión integral de proyectos son herramientas colaborativas que ayudan a las empresas, en especial a los directivos y responsables, a gestionar el trabajo de principio a fin. Gracias a este tipo de sistemas es posible planificar, ejecutar, monitorear, informan y medir el desempeño así como reconocer la rentabilidad de sus proyectos, sus servicios y su cartera de clientes.

WorkProject 

La mayoría de software de gestión de proyectos, dependen totalmente de la intervención del usuario, siendo poco objetivos pero fácilmente manipulables, salvo WorkProject; un software de gestión de proyectos y control de costes.

WorkProject cuenta con una tecnología única en el mercado, que asigna automáticamente el tiempo invertido en cada uno de los proyectos y tareas vinculadas, brindando datos objetivos y precisos.

La principal ventaja de WorkProject es su facilidad de uso y la cantidad de tiempo que ahorra a la hora de reportar proyectos y tareas. Permite ver todos los proyectos de la empresa y los empleados o grupos que trabajan y reportan en estos.  Analizando así tiempos, plazos, costes y rentabilidad de los mismos.

El análisis es muy detallado, muestra en tiempo real el detalle de las horas invertidas por día, por empleado o por grupo. Todo es automático, de esta manera es posible evitar la perdida de tiempo en la realización de informes manuales, reduciendo así las tareas más administrativas para que el equipo pueda focalizarse mejor en los procesos de valor.

Además, con WorkProject, es posible calcular los costos, la facturación y el margen, así como identificar las posibles desviaciones y comparar los resultados con las previsiones iniciales, permitiendo, de un simple vistazo, analizar la rentabilidad de los proyectos, productos y servicios, e incluso, de  la cartera de clientes de la empresa. Todo en tiempo real.

Al ser SaaS, es posible acceder desde cualquier navegador o dispositivo, en cualquier momento y lugar, así poder ver y revisar todos los datos recogidos por la herramienta.

Gracias a WorkProject es posible llevar un control exhaustivo de los proyectos de la empresa e identificar la rentabilidad de los mismo. Incluso tener un control de la cartera de clientes.

Esta completa herramienta de gestión de proyectos, cuenta con un completo centro de ayuda, que facilitará la navegación dentro de su entorno web.  WorkProject ofrece una prueba gratuita de 15 días. 

Aplicaciones para la administración y seguimiento de tareas

Las aplicaciones para la administración de tareas son herramientas colaborativas que se enfocan en las actividades a realizar para cumplir con el objetivo de un proyecto, organizando y monitoreando su progreso para mantenerlo dentro del programa del proyecto.

Trello

Esta herramienta salió al mercado en 2011 y sigue siendo considerada como una de las mejores. Con su versión para sistemas móviles de iOS y Android, permite coordinar fácilmente las tareas mediante los diferentes tableros. Quizá no es las más completa del mercado, ya que se centra sobre todo en las tareas y el reporte es manual, dependiendo de la percepción de la persona, pero su facilidad de uso la hace muy utilizada tanto a nivel personal como profesional.

Permite establecer plazos, adjuntar listas de tareas por tablero, clasificar a los equipos y personas, adjuntar enlaces o archivos y llevar un seguimiento del registro de actividad.

Trello cuenta con una versión basic gratuita un poco limitada aunque el gran salto se nota en sus versiones profesionales a partir de 10 y 20 euros mensuales.

Asana

Asana nació en el año 2011 y permite crear un espacio de trabajo para todos los miembros del equipo que tu definas van a trabajar en ese proyecto. Una vez creado, puedes diferenciar las tareas que van a conformar el proyeto o espacio de trabajo, organizarlas por etiquetas, incluir fechas de entrega y también adjuntar los archivos que creas necesarios.

Lo que también destaca de Asana es su sistema de comunicación integrado que no depende de otras herramientas externas, por lo que en una misma suite tienes una herramienta sencilla de gestión de proyectos + servicio de comunicación interna para los miembros.

Si cuentas con equipos de trabajo reducidos puede ser interesante, ya que la opción más básica permite la gestión de hasta 15 personas.

Repositorios documentales compartidos

Se trata de aplicaciones en línea que permiten almacenar documentos, en diferentes formatos, organizarlos por carpetas y compartirlos a determinadas personas o equipos de trabajo para llevar controlar los avances o desarrollos de cada actividad vinculada al proyecto empresarial. Entre estas herramientas, las más usadas son:

Google Drive

Una herramienta de Google para mejorar la productividad y edición de los proyectos de empresa. Google Drive, permite la colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Toda la información se encuentra alojada en la nube permitiendo su visualización desde cualquier lugar y dispositivo.

Google Drive, te ofrece 15 GB de almacenamiento gratis. Puedes guardar fotos, artículos, diseños, dibujos, grabaciones, vídeos o lo que quieras y compartirlos.

Dropbox

Dropbox es un espacio de trabajo moderno, otra efectiva solución de almacenamiento que permite la edición compartida de documentos, entre varios usuarios, reduciendo así las tareas improductivas para que tus empelados puedan centrarte en las cosas importantes. Dropbox lo reúne los archivos tradicionales, contenido de la nube y  los accesos directos web en un solo lugar.

Ahora que conoces las mejores herramientas de gestión de proyectos, podrás evaluar sus funcionalidades y elegir la que más se adapte a tus necesidades.

Recuerda contar con una herramienta de gestión de proyectos para llevar una excelente administración de los mismos y alcanzar el éxito. Además, la gestión de proyectos crea y habilita equipos motivados que aumentan el rendimiento laboral, garantizando las entregas y desarrollo de tareas; acciones que ofrecen un retorno real de la inversión, y que generan clientes satisfecho.

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