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Gestión del tiempo: las mejores herramientas

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La gestión del tiempo de trabajo es una tarea fundamental en la gestión de los recursos humanos. La optima gestión del tiempo y de las actividades laborales, aumenta la productividad y mejora la experiencia profesional de los trabajadores; quienes estarán menos estresados y más enfocados. 

Además, en un entorno laboral que ha cambiado con la aparición, cada vez más extendida, del teletrabajo las empresas tienen que enfrentarse a nuevos retos estratégicos:

  • Cómo promover la autogestión del tiempo dentro del equipo de trabajo de la empresa
  • Cómo  mejorar el seguimiento de los equipos y optimizar la experiencia del empleado
  • Cómo implementar modelos de evaluación del desempeño eficaces

En este contexto, es fundamental armarte de las herramientas de gestión del tiempo adecuadas para poder organizar las jornadas de tus empleados de forma óptima según las habilidades y recursos presentes en la empresa. Así mismo, proporcionar a tus equipos un software que mida su actividad y el tiempo invertido entre las distintas tareas o proyectos, esto les permitirá ahorrar tiempo y organizarse eficientemente. Además, facilitará a los supervisores el seguimiento de los resultados.

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Softwares y aplicaciones para una correcta gestión del tiempo

En el mercado, podrás encontrar soluciones digitales, al alcance de todos, ideales para gestionar el tiempo y evaluar el desempeño. A continuación te presentamos algunas, explicando te pueden ayudar en la gestión del tiempo y el rendimiento de tu equipo de trabajo, pues todas traen consigo beneficios diferentes. 

EffiWork

Es una solución de gestión de personas desarrollada por WorkMeter que te permite optimizar la gestión del tiempo. Analiza y objetiva los procesos y actividades para mejorar la toma de decisión. 

Lo mejor de la herramienta es que recoge los datos de forma 100% automática. Los empleados no tienen que reportar manualmente el tiempo invertido en cada tarea. Se instala la aplicación en el ordenador de los trabajadores y, una vez hecho, el tiempo de actividad, de productividad y el tiempo invertido en cada tarea se medirá de forma automática por lo que los datos son totalmente objetivos.

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¿Cómo nos ayuda esto a gestionar el tiempo?

Los responsables o directivos disponen, en tiempo real, de un sistema de evaluación del desempeño de sus equipos. Pueden analizar los niveles de productividad, entender el reparto del tiempo entre las distintas actividades y comparar los resultados con los objetivos. Pueden entender las dinámicas de trabajo, mejorarlas, si es necesario, y equilibrar de forma óptima las cargas de trabajo. 

Para mejorar la gestión del tiempo, es esencial dar feedback a los empleados para que conozcan su evolución y no vayan a ciegas.  

Con Effiwork, el empleado, puede acceder a sus datos para autoevaluarse y conocer aquellas tareas en las que está teniendo un buen rendimiento y aquellas en las que necesita mejorar. Este conocimiento le permite ganar en autonomía y aumentar su capacidad de autoaprendizaje.

Adicionalmente, la herramienta ofrece un panel de control horario para cumplir con la Ley de registro de jornada y un sistema para garantizar cumplir las normas de desconexión digital. 

EffiWork ofrece una prueba gratuita de 15 días, para que conozcas sus ventajas antes de contratarlo.

Todoist

Una aplicación de gestión de tareas que te permite asignar fechas de vencimiento a actividades pendientes, así como etiquetarlas a diferentes proyectos. Cuenta con versión Desktop y móvil, permitiéndote agregar tareas desde cualquier dispositivo. Dispone de una versión gratuita para principiantes limitada a 5 proyectos. 

OneNote

Una herramienta desarrollada y perfeccionada año a año por Microsoft. Facilita la toma de notas y datos ya sea con texto, imágenes, vídeo, audio etc. Es totalmente colaborativa entre diferentes usuarios y la sincronización con SkyDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft) es otro punto a destacar de OneNote. Actualmente cuenta con versión de escritorio en PC y para dispositivos Android.

Calendar

Es una solución de gestión de tiempo, programación y calendario digital. Reúne todas tus reuniones de Google Calendar, iCal (Apple Calendar) y Outlook Calendar en un panel general que puedes personalizar y compartir. Calendar se sincroniza en todos los dispositivos y ofrece un asistente virtual que puede conocer su programación y comenzar a hacerse cargo de la planificación de la reunión, las invitaciones y los cambios de programación.

MindManager

Mucha gente necesita hacer una planificación natural de todos los procesos relacionados con un proyecto. Algo así como mapas mentales, saber que acción va detrás de otra en la consecución de un proyecto. Es una manera de desglosar los proyectos en acciones próximas para no perder el hilo y no saltarse ningún paso. De momento no se puede utilizar en la nube para consultarlo con periféricos como el smartphone, pero no por ello deja de ser una buena herramienta para organizarse.

Google G Suite

Una herramienta de Google para mejorar la productividad de las operaciones empresariales. G Suite satisface las necesidades fundamentales de tu equipo de trabajo, reduce costos y fomenta la comunicación como la colaboración laboral, gracias a su servicio de mensajería; Gmail y de almacenamiento online; Google Drive. Con Gmail, tienes acceso a todas tus cuentas y esta sincronizado con Google Calendar, para la programación de todas tus reuniones y con Google Tasks, para listar tus tareas, poder consultarlas e incluso recibir avisos. Google Drivepermite la colaboración segura en tiempo real entre grupos de trabajo de cualquier tamaño. Toda la información se encuentra alojada en la nube permitiendo su visualización desde cualquier lugar y dispositivo.

WorkProject

Es una herramienta SaaS para medir y controlar tus proyectos de forma objetiva y automática. Con su novedoso sistema de reglas condicionales, único en el mercado, permite detectar de forma automática en qué proyecto estás trabajando e imputar el tiempo al mismo de manera precisa. No hay errores ni olvidos. Además puedes ver el tiempo que se ha invertido en cada proyecto y en tiempo real, permitiéndote ver el progreso que hace cada uno, y corregir los posibles problemas existentes. WorkProject permite también un análisis de las desviaciones a nivel de costes y tiempo respecto a tus previsiones iniciales. Lo más destacable es que puedes visualizar los datos desde varias perspectivas: por proyecto, por empleado o por departamento/grupo de trabajo. Dispone de una prueba gratuita de 15 días.

Asana

Una aplicación para la administración de tareas que puedes útil realizar un seguimiento de tus actividades diarias. También permite a los representantes de ventas gestionar clientes potenciales y clientes fijos. Una herramienta enfocada en la rapidez y la productividad. También cuenta con versiones para todo tipo de dispositivos. 

Como pudiste darte cuenta, existe un gran variedad de herramientas de software y aplicaciones online, combinables entre sí, para optimizar la gestión del tiempo laboral, trabajando en oficina o teletrabajando. La elección dependerá de cómo prefieras trabajar, las necesidades de tu personal de trabajo y el presupuesto a invertir en dichas herramientas, siempre y cuando sea beneficioso para que compense el gasto. El objetivo final, es ser aún más productivo durante tus horas reales de trabajo y alcanzar los mejores resultados.

 

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