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¿Cómo fichar a distancia?

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La crisis sanitaria ha generado profundos cambios, la realidad laboral actual se ha transformado y la modalidad de trabajo preferente es el teletrabajo, que afirma quedarse permanentemente en muchas empresas dibujando retos importantes para sus directivos. Uno de ellos es cumplir con la Ley de Control Horario con personal trabajando desde casa. Pero, ¿Cómo fichar a distancia? En este post, te ayudamos a encontrar la mejor solución. 

Vivimos en tiempos de incertidumbre e innumerables retos frente a los derechos y normas que cobijan la modalidad del teletrabajo. Se habla de una nueva ley de teletrabajo que abarca la flexibilidad horaria, la privacidad profesional, la desconexión digital, las inspecciones laborales y varios aspectos que se conectan directamente con el control y registro horario de la actividad laboral de los teletrabajadores pero ¿se puede fichar a distancia? y ¿Cómo llevar a cabo este control adecuadamente sin condicionar a los profesionales? Te explicaremos cómo.

¿En qué consiste la Ley de Control Horario?

El control horario, consiste en registrar y contabilizar las horas que cada trabajador ha realizado durante su jornada laboral, teniendo en cuenta el inicio y la finalización de la misma. También se deben contabilizar las horas extraordinarias y ausentes, como lo indica la Ley de Registro Horario puesta en vigor en mayo de 2019.

El objetivo del control horario es evitar la realización de horas extraordinarias no retribuidas por las empresas, para que así los trabajadores sean conscientes de la totalidad de horas trabajadas durante su día laboral. Su cumplimiento es responsabilidad de la empresa, tal y como lo explica la Guía sobre el Registro de Jornada del Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social. 

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Cómo fichar a distancia y durante el teletrabajo

El horario durante el teletrabajo puede variar según las necesidades particulares y personales de cada trabajador, así mismo se pueden identificar excesos de jornada y horas de trabajo, cuestión poco saludable a nivel mental y físico para cualquier profesional, afectando el desempeño diario. 

Para evitar esto los excesos de jornada que derivan en tecnoestrés, la Ley de Control Horario propone, como medidas urgentes para la protección social y la lucha contra la precariedad laboral, dos aspectos fundamentales que facilitan el desarrollo del teletrabajo y su registro de horas laborales:

1. Los descansos personales deberán registrarse 

Las pausas café, desayunos o los descansos para salir a fumar se deberán descontar de la jornada laboral que el trabajador haya firmado por contrato. Muchas empresas establecen límites de tiempo para estas pausas y muchos sistemas de control cuentan con este tiempo de descanso incorporado.

2. Las horas extras deberán autorizarse y reconocerse

Los trabajadores que realizan horas extra de trabajo deben registrarlas para su debida remuneración o recuperación. Así mismo, deben estar autorizadas por el responsable correspondiente. 

Para hacer efectivos estos dos aspectos trabajando desde casa, la conectividad digital es esencial. 

A causa de la actividad masiva del teletrabajo la creación de herramientas digitales se ha disparado, brindando la posibilidad de fichar a distancia, registrando el inicio y el fin de jornada, tanto como las pausas y descansos, de esta manera facilitar el desarrollo adecuado del teletrabajo. 

Sistemas de control horario para fichar a distancia

Actualmente, existen muchas herramientas y softwares de control horario para el cumplimiento del registro obligatorio de horas de trabajo durante el teletrabajo. Sistemas digitales; manuales y automáticos, que resultan efectivos siempre y cuando permitan reflejar fiel y objetivamente la jornada laboral, con la correcta protección de datos y privacidad. La selección de una u otra, dependerá de las exigencias y necesidades de la empresa y sus directivos. 

La implementación de alguno de estos sistemas permitirá un correcto control horario durante el teletrabajo, pues son accesibles desde cualquier lugar y por cualquier miembro del equipo autorizado. 

Sistemas manuales para fichar a distancia durante el teletrabajo

Plantillas Excel o cualquier otro tipo de documentos que permitan la inserción manual, por parte del trabajador, de los datos correspondientes a su jornada laboral. Además de la posibilidad de visualizar los datos en línea gracias al almacenamiento en la nube. Estos se pueden compartir y almacenar en Google Drive o Dropbox, las plataformas más conocidas.

Sistemas automáticos para fichar a distancia durante el teletrabajo

Existen programas informáticos que detectan únicamente el movimiento del ratón y el teclado del ordenador, de esta manera realizan el registro de la jornada y cubren la necesidad de fichaje a distancia. Otros cuentan con el mismo sistema, pero ofrecen funcionalidades adicionales, muy útiles para la gestión del tiempo y la organización de tareas diarias.

Un software de control horario garantiza el fichaje a distancia

Este tipo de sistemas se crean con el objetivo de garantizar el registro horario sin importar el lugar donde se encuentre el trabajador. 

Time@Work, es un software de control horario muy completo y efectivo, pensado para empresas cuyos empleados trabajan con dispositivos tecnológicos, ordenadores y smartphones. Registra la hora en que el trabajador inicia la actividad laboral en su dispositivo de trabajo y la hora de finalización o descansos, permitiendo el control exacto de las horas trabajadas, las pausas y las horas extras, de forma sencilla y efectiva.

Cuenta con una aplicación móvil para el fichaje efectivo y un entorno web, que además de registrar la jornada de los empleados, almacena y controla los datos referentes al horario y a la actividad de cada empleado, como de la organización en general.

aplicaciones para control horario

Genera informes en formatos Excel, PDF y CSV, ofreciendo garantías de seguridad de los datos y respaldo de la información. La información se estructura por horario, por actividad, por empleado y por dispositivo. Estas funcionalidades hacen que sea una herramienta muy útil para el análisis y la evaluación del equipo de trabajo. Además, brinda un gestor de vacaciones y ausencias efectivo y un calendario laboral muy visual, dentro del cual se pueden organizar los tipos de día de acuerdo a los convenios de trabajo establecidos en la empresa. 

Las principales características a destacar son:

  • Registro de las horas de inicio y fin de la jornada laboral
  • Control de acceso multidispositivo
  • Calcula la actividad real durante la jornada laboral del trabajador
  • Registro de pausas, descansos y reuniones.
  • Informes programables en formato CSV, Excel o PDF

Time@Work es una aplicación completamente SaaS, no requiere de costosas inversiones en infraestructuras, instalaciones, ni equipos especiales. 

Los software de teletrabajo, más que un sistema de fichaje

Existen también software dedicados al teletrabajo que cubren la necesidad de fichar a distancia, pero no es este su objetivo inicial. 

Son sistemas bastante completos, ya que además de permitir el registro horario de inicio y fin de la jornada laboral cuenta con otras funcionalidades:

  • Recopilación de actividad desde el ordenador. No es una herramienta declarativa sino automática y totalmente objetiva.
  • Actividad fuera del ordenador. Ventana emergente donde el usuario puede seleccionar la tarea offline e imputar el tiempo a un proyecto concreto.
  • Proporciona informes detallados acerca de los niveles de actividad y productividad del teletrabajador.
  • Los responsables de departamento pueden analizar de forma eficiente las cargas de trabajo para un reparto equilibrado y pueden comparar los resultados del teletrabajo con los resultados del trabajo presencial en oficina.

Es muy importante resaltar que estos sistemas van mucho más allá de la intención de controlar la jornada del teletrabajador y su horario, pues su implementación permite analizar aspectos esenciales de productividad, desempeño y rendimiento útiles para la motivación profesional de los trabajadores como para los responsables de los departamentos empresariales, en especial el de Recursos Humanos, ya que a través de informes almacenados en la nube pueden realizar comparativas para optimizar la organización de las cargas y tiempos de trabajo, así cómo facilitar consultas a las autoridades en momentos de inspecciones laborales.

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