Datos automáticos y objetivos, en tiempo real
El reto
Arrancar un proyecto empresarial y que te vaya tan bien que al poco tiempo tengas que doblar y hasta triplicar tu plantilla parece el sueño de cualquier emprendedor. Y eso fue exactamente lo que le sucedió a SEO in House, una agencia de SEO y marketing online que ya cuenta con 28 trabajadores y sedes en Barcelona y Girona.
Pero un crecimiento tan rápido no está exento de problemas. De hecho, los multiplica exponencialmente. Uno de ellos fue encontrar un sistema que permitiera mejorar la gestión del tiempo de trabajo de su equipo, cada vez más numeroso, además de ayudarles a distribuir de manera eficaz y equitativa tareas y proyectos.
«Nos volvíamos locos manejando un montón de documentos de excel con datos ambiguos y poco fiables. Era un caos porque nos dábamos cuenta de que lo que se registraba en las hojas de cálculo no concordaba con la realidad del trabajo realizado para los clientes. El resultado era desconfianza en el equipo y mucha rotación”, recuerda Raquel Vidal, Directora General de SEO in House.«
La solución
La solución llegó hace casi cuatro años, gracias a WorkMeter y sus softwares EffiWork y WorkProject, que se adaptaron a la perfección a las necesidades de esta joven empresa.
“Buscábamos una herramienta que no fuera de control puro y duro, sino que nos facilitara datos relevantes para tomar mejores decisiones. El planteamiento de WorkMeter nos gustó desde el primer momento porque estaba muy enfocado a las personas. Es una herramienta que ayuda al equipo humano a hacer mejor su trabajo”, destaca Raquel Vidal.
Aunque, como suele suceder con casi todo, los comienzos no fueron fáciles. Raquel Vidal comenta que “Cuando haces un cambio de modelo de gestión tienes que explicarlo muy bien para evitar incertidumbre en la plantilla. Hay un proceso durante el cual poco a poco vas conociendo las ventajas del sistema y se van venciendo las resistencias. Una de las cosas buenas de WorkMeter es que tiene un sistema de soporte muy profesional que te forma en la implementación y uso de la herramienta”.
Resultado
SEO in House está utilizando la solución completa de WorkMeter, los tres productos software integrados, y en la actualidad la emplean para distintas funcionalidades como registro horario, gestión del tiempo laboral y mejora de la productividad.
Otra de las aplicaciones que más les ha sido útil es la que les permite medir la cantidad de recursos internos que dedican a los proyectos de cada cliente. “De esta forma sabemos con certeza la cantidad de horas que dedicamos a cada uno de ellos, podemos reportar ese tiempo a los clientes y reajustar los proyectos en función de esos datos”.
Raquel Vidal define la solución completa de WorkMeter como “una herramienta integral que te ofrece un vendaval de datos útiles y en tiempo real. Tanto si eliges la función básica como la más completa, te proporciona muchísima información científica y fiable en una única aplicación. Nosotros antes teníamos muchas herramientas, cada una para medir una cosa distinta, y sin el rigor que nos brinda WorkMeter”.
Otro de los aspectos que ha sorprendido a los responsables de esta joven empresa es la facilidad con la que sus trabajadores han hecho suya la aplicación y la utilizan por propia iniciativa para su mejora personal. “Al principio algunos empleados, especialmente los que llevaban mas tiempo, se mostraron reticentes porque se sentían controlados. Pero ahora los colaboradores lo están usando por iniciativa propia para analizar y mejorar su propia productividad. Son ellos quienes entran en la herramienta para organizarse las tareas y sacar informes de cómo están gestionando su tiempo. De este modo evitan acumulaciones de trabajo y se organizan mejor”, explica Raquel Vidal.
¿Un punto de mejora? “Quizá, para ser perfecta del todo sería interesante que incorporara una interfaz que permitiera gestionar no solo el tiempo sino las tareas en sí, ya que a veces un cliente puede requerir hasta 500 tareas en un solo mes”.
Para Vidal la herramienta se ha adaptado a un 90% a sus necesidades. “Gracias a WorkMeter hemos podido implantar un sistema de trabajo flexible en la empresa. Tenemos horario flexible e intensivo, conocemos la productividad de nuestro equipo y contamos con teletrabajadores en ambas sedes”. Mejoras que, y esta es la clave, vienen acreditadas por datos irrefutables. “Solo el primer año logramos mejorar nuestra productividad en un 80%”, argumenta.
Registro Horario
La versatilidad de la herramienta quedó demostrada recientemente cuando la empresa recibió la inesperada visita de un inspector de trabajo que les preguntó por su sistema de control horario, amparándose en la nueva Ley de Registro de Jornada. WorkMeter, a través de su funcionalidad Time@Work, no solo permite llevar un registro exacto del tiempo de trabajo de todos sus profesionales, incluyendo los que desarrollan jornadas flexibles o trabajan desde sus casas, sino que ofrece esa información en tiempo real. De hecho, recuerda Raquel Vidal, “le entregamos al inspector una impresión en excel de la información que nos requería en ese mismo momento”. ¡Prueba superada!
¿Recomendaría WorkMeter?
“¡Por supuesto! No solo porque la mejora en términos de productividad con la herramienta es brutal, sino por su equipo humano y el servicio que te dan. Son muy resolutivos. En cuanto tienes una incidencia, en menos de 24 horas la han solucionado. Lo recomiendo sin dudar.”
