Métricas de desempeño e imputación de tiempos

Diseñar ciudades, espacios y edificios singulares y sostenibles. Esa es la misión Morph Estudio, un estudio de arquitectura madrileño que ha hecho del enfoque multidisciplinar su santo y seña. Un equipo de 100 profesionales, entre los que hay arquitectos, paisajistas, ingenieros y aparejadores, que combinan sus habilidades para dar a sus proyectos un marchamo diverso y, al mismo tiempo, único.

El reto

La variedad de aproximaciones profesionales en Morph Estudio aporta riqueza a cada uno de sus proyectos, aunque también complejidad a la hora de reportarlos y gestionarlos internamente. Y cuando una empresa trabaja por proyectos y, además, sus profesionales participan en varios de esos trabajos a lo largo de su jornada laboral, medir muy bien los tiempos y recursos que se destinan a cada de uno de ellos es vital para no incurrir en desajustes organizativos y pérdidas para la compañía.

En 2018 la empresa decidió imprimir un golpe de timón a la gestión de sus proyectos para ganar en control y eficacia. “Teníamos un sistema de imputación manual que dependía totalmente de las sensaciones personales de cada técnico. Al final de la jornada, cada profesional anotaba el tiempo que, según su estimación subjetiva, había dedicado a cada proyecto”, recuerda Ignacio Frías, su director Financiero y coordinador de Dirección de Obra. Un sistema “no demasiado fiable” que se saldaba con llamativos desequilibrios, dependiendo de quién realizara esa valoración. “Había proyectos con muchas horas contabilizadas y otros en los que parecía que no se trabaja apenas. Y además esas mediciones variaban mucho de un consultor a otro. Sabíamos que esos registros no eran realistas”, comenta.

La solución

El cambio llegó con WorkMeter. “Nos propusieron desarrollar una herramienta que imputara automáticamente las horas de trabajo a cada proyecto”, señala Frías. La solución no sólo aportaba rigor y objetividad al cómputo de horas, sino que resolvía otros dos problemas. Por un lado, liberaba a los profesionales de la empresa de tener que ‘robarle’ tiempo a sus tareas principales para consignar las horas que le habían dedicado a cada trabajo. Por otro, permitía a la empresa cumplir con la obligación legal de registrar la jornada de sus empleados.

La solución encajaba, aunque su implementación llevó un proceso. Para empezar, se asignó un código a cada uno de los diferentes tipos de documento generados por la empresa. Esos códigos son los que permiten al programa calcular automáticamente los tiempos imputados. Los comienzos, sin embargo, fueron laboriosos porque la empresa tenía instalada otra plataforma con otras funcionalidades, e inevitablemente hubo solapamientos y desajustes durante el tiempo de transición entre sistemas.

También surgió alguna reticencia en el seno de la plantilla. “Los cambios siempre despierten algún recelo, es normal. En nuestro caso, hubo personas que no le dieron ninguna importancia y lo acogieron con naturalidad, y otras a las que no les gustó porque tenían la sensación de que la empresa les estaba controlando. Pero en cuanto el sistema estuvo plenamente operativo y se dieron cuenta de cómo les ayudaba a hacer una autoevaluación de su propio trabajo, su valoración fue positiva”, recuerda Frías.

Resultado

La adaptabilidad de la solución es uno los aspectos que más valora Morph Estudio.

“Es una herramienta muy abierta y flexible, sobre la que se pueden trabajar mejoras constantemente gracias al gran trabajo de parametrización y desarrollo de WorkMeter. Si queremos un cambio y es técnicamente factible, nos lo implementan con mucha rapidez. Ahora mismo, la plataforma está por encima del 80% en cuanto a cumplimiento de nuestras necesidades”, señala este directivo.

La solución ad-hoc de Morph Estudio nace de una combinación de dos de las herramientas de WorkMeter: EffiWork y WorkProject. Para Joan Pons, CEO de WorkMeter, la parte más difícil del proyecto fue precisamente esa labor de customización para adaptar la solución a las necesidades específicas del cliente. “Hubo un proceso de conocimiento mutuo y también de evangelización de las bondades del reporte automático. Ambas partes tuvimos que hacer un ejercicio de paciencia y confianza mutua”. Fruto de ese trabajo conjunto, es la configuración que hoy permite a la empresa de arquitectura “tener un alto grado de precisión en la medición automática de los proyectos y disfrutar de las ventajas de una cultura de las métricas y el trabajo flexible”, concluye Pons.

La aplicación de estos sistemas de reporte no solo ha cumplido con las expectativas de Morph Estudio, sino que ha traído también alguna agradable sorpresa inesperada. “Gracias a la solución, tenemos un control exacto del uso que nuestros colaboradores hacen de los diferentes programas informáticos de la empresa, una información muy valiosa que nos ayuda a dimensionar con mucha precisión nuestras inversiones en software”, indica Ignacio Frías. Otra de las ventajas adicionales ha llegado con confinamiento y la obligación de teletrabajar. “Los sistemas de medición han permitido que nuestra gente haya podido seguir trabajando desde casa y que lo haya hecho en condiciones de seguridad. Por ejemplo, gracias a los sistemas de alerta, que avisan al trabajador de que ya ha sobrepasado un determinado número de horas de trabajo, con lo que se facilita la necesaria desconexión digital de los colaboradores.”

Como puntos de mejora, Frías expresa que sería muy positivo “llegar a integrar el sistema de gestión de proyectos a los costes, para tener esa valoración total en tiempo real y convertirse así en un CRM de control económico de proyectos”. ¿La valoración final del servicio? “Muy positiva”, asegura. “Porque ofrece información precisa, tanto a la empresa como al propio trabajador, del tiempo de trabajo y de su productividad, facilita métricas muy útiles para dimensionar proyectos o recursos y reduce en alrededor de un 80% los costes de imputación de tiempos.”