Medir y optimizar para ser más eficientes, el secreto del éxito en Coopecaja

La transformación digital avanza en las empresas modificando sus departamentos, procedimientos y métodos de comunicación. La optimización del tiempo y de los recursos humanos y económicos es el evidente resultado. Una evolución imparable acelerada por la pandemia en empresas de todo tipo, tamaño y sector. La banca, por ejemplo, es uno de los sectores en los que más se ha desarrollado la implementación de software para digitalizar procesos y servicios.

El reto

Un ejemplo de ello es Coopecaja, surgida en 1971 en Costa Rica como un pequeño proyecto cooperativista que ha ido creciendo hasta convertirse en pocos años en una de las entidades financieras más sólidas y prestigiosas del país latinoamericano. Coopecaja ha mantenido un crecimiento constante por el que pasó a ser en 2005 la cooperativa de los trabajadores del sector público costarricense. La prioridad de esta organización con enfoque social ha sido siempre ofrecer servicios de ahorro y crédito a sus numerosos asociados.

Con el crecimiento de la entidad, aumentaba también el volumen de actividad, de personal, procedimientos, documentación… Un incremento generalizado difícil de gestionar con los métodos tradicionales, y más aún bajo la modalidad del teletrabajo. Hasta hace un año, la compañía carecía de un sistema para medir la productividad y el desempeño de sus colaboradores, lo que ocasionaba muchas veces que no se administrara el tiempo de la mejor manera. Con la pandemia se instaura el Teletrabajo y es donde la herramienta Effiwork se ha revelado de gran ayuda para la empresa. “Con la llegada de la pandemia y el teletrabajo como una modalidad de trabajo en COOPECAJA, Effiwork es fundamental en la gestión para poder medir la productividad de nuestros colaboradores”, afirma María Mesén Román de Coopecaja.

La solución

Tras una evaluación exhaustiva de la situación, se decidió implementar Effiwork, la herramienta creada para gestionar y medir los niveles de productividad de las personas y poder optimizar la gestión del tiempo.

“Aquí llegó el cambio”, recuerda Jorge Iván Arroyo Torres, directivo de Coopecaja. Numerosas pruebas confirmaron que Effiwork se ajustaba perfectamente a las necesidades de Coopecaja. No sólo en cuanto a la gestión del tiempo, sino también en lo relacionado con el trabajo fuera de la oficina y que exigía disponer de información en línea, ya que la entidad había aumentado hasta 160 el número de sus trabajadores en remoto.  “Todos los empleados implicados en una misma labor se mantienen ahora actualizados constantemente respecto al avance del proyecto”, comenta María Mesén Román.

Los responsables de la entidad financiera confirman que los trabajadores han acogido con agrado e interés la herramienta, por lo que “su adaptación al nuevo sistema ha sido rápida y fluida”. Esta facilidad en la fase de adopción, ha permitido a la compañía financiera extender velozmente la implementación del sistema en todos los departamentos. “Previamente, de la mano del equipo de Workmeter, tuvimos que realizar un trabajo de sensibilización en paralelo a las pruebas piloto, se había realizado un trabajo previo de sensibilización junto con la aplicación de pruebas piloto.  Comunicación constante y formación de los equipos de trabajo han sido claves para crear y asentar la cultura de empresa necesaria para la eficiente utilización de Effiwork”, indica María Mesén Román.

Una gran ventaja para Coopecaja ha sido la integración del control de tiempos y vacaciones en el sistema, algo que ayuda al empleado a gestionarlas correctamente para no perjudicar los resultados individuales y del grupo. Hubo cierta incertidumbre al principio respecto a la medición de la actividad y el tipo de información al que tendrían acceso los mandos. “Pero todos entendieron finalmente que ese conocimiento de todo el trabajo desarrollado en la entidad, serviría para mejorar el suyo propio y los resultados de toda la plantilla, lo que supone un beneficio general a largo plazo”.

Resultados

Un año después de empezar a trabajar con la herramienta, Coopecaja confirma que ha ahorrado mucho tiempo útil de trabajo tanto en la gestión de proyectos como en la medición de la productividad.Atrás han quedado las horas interminables de empleados y encargados rellenando hojas de cálculo e informes con datos, que posteriormente debían ser analizados. Effiwork genera los informes e indica el camino de mejora.

“Ahora los jefes tienen mayor control y gestionan mejor las actividades de sus equipos de trabajo mientras que los empleados son ya conscientes de su grado de productividad, gracias a lo cual, se puede intervenir para mejorarla. Son incluso los mismos colaboradores quienes proponen cambios y ajustes para un mayor aprovechamiento. De este modo, el tiempo ahorrado puede ser invertido en otras funciones. Y esto es algo que beneficia tanto al trabajador como a la empresa”, subraya Elizabeth Morales Rivera.

En definitiva, por medio del conocimiento de los indicadores de productividad, jefes y colaboradores pueden gestionar sus tiempos de manera más eficiente, identificando también áreas de mejora en los procesos que manejan.

De la transformación no solo se está beneficiando la propia Coopecaja, sino también sus clientes. Según Jorge Iván Arroyo Torres, “una mejor y más plena atención se traduce en un servicio de excelente calidad con el plus añadido de que se puede mantener en el tiempo”.

Experiencia sencilla y de éxito

Tras la experiencia, Coopecaja tiene claras las razones por las que recomienda Effiwork para cualquier sector empresarial:

• Es funcional y amigable.
• Permite conocer la eficiencia de las labores de los equipos de trabajo.
• Permite obtener informes con los que poder tomar decisiones.
• Permite realizar ajustes en los procesos, áreas y departamentos.
• El costo es razonable y perfectamente asumible.
• En las circunstancias actuales, es imprescindible la medición de equipos de teletrabajo y la herramienta lo proporciona.

Gracias a Effiwork, la entidad financiera podrá cumplir su objetivo de determinar costos a través del conocimiento exhaustivo que le proporciona nuestra herramienta con indicadores de medición, de desempeño. Saber y medir cuáles, cómo, cuánto y por quién se están utilizando los diversos sistemas de la empresa es lo que necesitaba para completar el camino hacia su meta.