Una evaluación del desempeño objetiva
El reto
A principios de 2011 decidimos emprender un plan de modernización de la gestión profesional del ayuntamiento.
El objetivo principal consistía en poder evaluar el nivel de desempeño tanto individual como colectivo y ajustar los recursos a las necesidades reales del ayuntamiento.
Rápidamente nos dimos cuenta que nos faltaban indicadores de desempeño, métricas de uso fiables y exhaustivas de los sistemas informáticos, y saber en qué grado los usos estaban alineados con las necesidades y objetivos del Ayuntamiento.
Buscamos una solución que nos permitiera entender patrones de trabajo, identificar las principales áreas de mejora y disponer de una base objetiva para decidir las acciones a priorizar y poner en marcha.
La solución
Elegimos EffiWork porque era el producto que mejor cubría nuestras necesidades ya que permitía:
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Recoger automáticamente los datos evitando largos procesos de reporting manual.
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Garantizar la privacidad de las personas y ofrecerles una herramienta de auto-gestión del tiempo.
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Disponer de un sistema de monitorización de nuestra red.
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Conocer el uso de nuestra salida a internet y el grado de utilización de los dispositivos tecnológicos.
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Tener un inventario de uso y aprovechamiento de las aplicaciones en tiempo real, de manera que nos permitía capturar información del uso de los sistemas de una manera eficiente y transparente.
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Integrar otras plataformas externas para complementar las métricas y facilitar la gestión.
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Contar con una herramienta fácil de desplegar y con un modelo de pago por uso encaja perfectamente con nuestra estrategia TI.
En mayo 2011 se inició la implementación de EffiWork en más de 1.500 puestos de trabajo que utilizan habitualmente el ordenador.
El despliegue de EffiWork en todos los dispositivos de la organización se realizó por fases y de forma muy controlada. A pesar de que el parque de dispositivos era muy heterogéneo y en parte obsoleto, el proceso de despliegue fue extremadamente sencillo y sin incidentes. Respecto al mantenimiento y administración de EffiWork, a lo largo de los 3 años de funcionamiento en nuestra organización, hemos podido constatar su robustez y fiabilidad, no habiéndose observado ningún incidente que haya afectado a los sistemas.
Una vez finalizada la implementación, se dio acceso a los empleados a los datos de EffiWork para que pudieran familiarizarse con la solución así como empezar a estudiar sus datos de desempeño.
Resultado
Disponer de métricas detalladas del uso de los sistemas informáticos ha proporcionado a la organización una información de mucho valor.
Toda la información de la actividad y la productividad de los trabajadores de cada departamento está a disposición de sus respectivos responsables, y también de forma personalizada y confidencial, a disposición de cada trabajador.
El responsable de cada departamento puede evaluar la actividad y productividad de todos sus miembros, tomar con sus equipos decisiones para mejorar, observar y medir la evolución de los resultados.
Por su parte, el trabajador puede ver el detalle de su actividad, identificar “ladrones de tiempo”, saber qué actividades son productivas y qué actividades no lo son, tomando consciencia de usos no productivos que desconocía y mejorar su gestión del tiempo.
Gracias al uso de EffiWork la actividad productiva de toda la organización se ha incrementado un 20%.
En paralelo, las métricas de uso del software y de los PCs obtenidas con EffiWork nos ha permitido identificar varios casos de equipos y software infrautilizados, lo que nos ha facilitado la toma de decisiones en cuanto a las renovaciones de equipamiento y la optimización de los recursos.
En breve añadiremos los dispositivos móviles como tablets y smartphones, basados en Android, al conjunto de sistemas que estamos monitorizando con EffiWork, de modo que tendremos una visión más completa de la actividad de los trabajadores.
También tenemos previsto integrar EffiWork con nuestro sistema de control horario y control de acceso, complementando EffiWork con los datos de presencia de los trabajadores en las diferentes instalaciones municipales.
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