Un aumento en la productividad laboral
El reto
El Ayuntamiento de Gavà quería mejorar la gestión aplicando criterios de racionalidad, eficiencia y austeridad, al mismo tiempo, modernizar la organización municipal y situarse como un organismo de referencia en la implementación de los cambios que las Administraciones Públicas y el mundo local deben emprender.
Se desarrolló un plan conocido como Plan GAVÀ21, con el fin de optimizar el uso de los recursos, reducir los gastos y ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos, y en el que además de otras iniciativas, se tenían que incorporar soluciones de gestión de los RRHH que permitiesen medir, optimizar y dedicar los recursos de forma más eficiente, poniendo foco en la mejora de la productividad.
Se pretendía mejorar el modelo de gestión para que fuese más sólido y eficiente, teniendo más objetividad y pudiendo tomar decisiones correctas para reforzar las áreas que aportasen más valor a la ciudadanía. Se quería también contemplar iniciativas de ahorro, de transparencia y en definitiva, apoyar el Plan GAVÀ21 para racionalizar y gestionar mejor los recursos.
La solución
El Ayuntamiento de Gavà optó por seleccionar EffiWork por su característica de recogida no-intrusiva y automática de los datos, para garantizar la objetividad, y por su facilidad y rapidez de puesta en marcha.
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En el mes de Junio se comunicó la voluntad de implementar la plataforma de productividad EffiWork a los miembros del consejo, los mandos intermedios, el comité de empresa y a los trabajadores.
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Se inició la formación a los mandos intermedios.
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Se desplegó la plataforma EffiWork a mediados de Julio 2012. En una primera fase se optó por medir sólo las actividades con ordenadores, aunque EffiWork permite medir también otros dispositivos tecnológicos.
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Tras desplegarse la herramienta, se configuraron los mapas de productividad y se dió también acceso a todos los trabajadores para que tomasen conciencia y empezasen a mejorar su productividad.
Resultado
Tras sólo 3 meses desde la implementación, los resultados alcanzados son los siguientes:
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Al darle acceso a los empleados, se ha obtenido un incremento de la productividad media del 20% en todos los departamentos.
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Se pudo identificar con precisión las áreas con más oportunidades de mejora.
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Se descubrieron dinámicas de trabajo que no se conocían, y sobre las que ya se están haciendo planes de mejora.
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EffiWork ha sido ampliamente aceptado por las personas implicadas, que consideran la solución como algo muy positivo para la gestión de su tiempo.
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Las decisiones internas se están tomando de forma más objetiva.
Gracias a los datos proporcionados por EffiWork, el Ayuntamiento de Gavà va a poner en marcha políticas de mejora y cambio a medio y largo plazo por lo que ha decido:
1. Estudiar la Presentación de un plan de reducción IT para eliminar hasta un 25% en equipos y licencias, detectados como innecesarios o que pueden ser explotados de forma rotativa (VDI), con el consiguiente ahorro.
2. Estudiar un plan, apoyado por EffiWork, para integrar un programa de teletrabajo, durante los próximos 3 años, ya que está demostrado que el teletrabajo:
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Aporta mayor motivación y mayor compromiso del personal.
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Permite mejoras en la productividad y en la calidad del trabajo.
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Reduce los costes por rotación y bajas del personal así como los costes indirectos de mantenimiento y consumos, y desplazamientos por la ciudad, por lo que está claramente alineado con las políticas de ahorro energético impulsadas por el Ayuntamiento y con las relacionadas con el concepto de “Smart City”.
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Ahorro económico para los trabajadores y el Ayuntamiento.
3. Compartir de forma transparente con sus ciudadanos las medidas de rigor y productividad que se están aplicando, ya que son una prueba de la buena gestión que se está imponiendo en el Ayuntamiento.
4. La gestión y la productividad, incentivos y algunas otras iniciativas se van a poder aplicar a partir de ahora con criterios de mayor objetividad.
Con EffiWork, además de las mejoras internas, mejor servicio al ciudadano, y gestión más profesional, el Ayuntamiento de Gavà calcula que el ahorro acumulado durante los próximos 3-5 años, aunque no está cuantificado todavía, será de varios millones de Euros, y sin necesidad de ajustes traumáticos de plantilla.
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